Приемы и средства автоматизации форматирования

Работа со стилями. В длинных документах большинство абзацев форматируется одинаково (или существует несколько вариантов оформления абзаца, которые многократно используются внутри документа). Форматировать абзац вручную при каждом изменении текста неудобно, особенно если учесть, что, вероятнее всего, уже существует абзац, отформатированный так, как нужно. Текстовый процессор решает эту проблему, позволяя производить форматирование по образцу, а также путем применения наперед заданных стилей форматирования (оформления).

Чтобы выполнить форматирование по образцу, надо установить курсор на абзац, имеющий нужный метод форматирования, и щелкнуть на кнопке Формат по образцу панели инструментов Стандартная. Далее можно щелкнуть на абзаце, формат которого требуется изменить, и он будет выглядеть так же, как выбранный в качестве образца.

Если требуется изменить формат нескольких абзацев, надо дважды щелкнуть на кнопке Формат по образцу. После внесения необходимых изменений, надо еще раз щелкнуть на кнопке Формат по образцу или нажать клавишу Esc.

Стиль оформления – это именованная совокупность настроек параметров шрифта, абзаца, языка и некоторых элементов оформления абзацев (линий и рамок). Благодаря использованию стилей обеспечивается простота форматирования абзацев и заголовков текста, а также единство их оформления в рамках одного документа. Текстовый редактор поддерживает два типа стилей: стили абзаца и знаковые стили (стили символов). С помощью стилей абзаца выполняют форматирование абзацев, а с помощью знаковых стилей можно изменять оформление выделенных фрагментов текста внутри абзаца.

Работа со стилями состоит в создании, настройке и использовании стилей. Некоторое количество стандартных стилей присутствует в настройке программы по умолчанию, сразу после ее установки. Их используют путем выбора нужного стиля из раскрывающегося списка на панели управления Форматирование. При выборе одного из стилей, представленных в данном списке, изменяется формат текущего абзаца (абзаца, в котором расположен курсор). Или формат выделенного фрагмента.

С точки зрения компьютера абзацем считается фрагмент текста, ограниченный с двух сторон символами «возврата каретки» (код 13) этот код вводится в текст всякий раз, когда нажимается клавиша Enter. Этот код считается невидимым, поскольку ему не соответствует ни одна буква. Но увидеть его можно, если щелкнуть на кнопке Непечатаемые символы - ¶.

Настройка стиля. Настройку стиля выполняют в диалоговом окне Стиль (Формат, Стиль). Настраиваемый стиль выбирают в списке Стили (при этом на панелях Абзац и Знаки отображаются образцы применения данного стиля). Для изменения стиля служит командная кнопка Изменить, открывающая диалоговое окно Изменение стиля. Каждый из компонентов стиля настраивается в отдельном диалоговом окне. Выбор компонента выполняют в меню, открываемом с помощью командной кнопки Формат. При проведении настройки стиля важно правильно выбрать исходный стиль. Он должен быть как можно ближе к желаемому, чтобы минимизировать количество необходимых настроек.

Создание стиля. Для создания стиля служит командная кнопка Создать в диалоговом окне Стиль (Формат, Стиль) – она открывает диалоговое окно Создание стиля. В данном окне следует:

· Ввести название нового стиля в поле Имя;

· Выбрать тип стиля (стиль абзаца или знаковый стиль);

· Выбрать стиль на котором основан новый стиль;

· Указать стиль следующего абзаца;

· Приступить к настройке элементов стиля щелчком на кнопке Формат.

Важной чертой программы является принцип наследования стилей. Он состоит в том, что любой стиль может быть основан на каком-то из существующих стилей. Это позволяет свести до минимума настройку стиля, сосредоточившись только на его отличиях от базового, а во-вторых обеспечить принцип единства оформления всего документа в целом. Так, например, при изменении базового стиля автоматически произойдут изменения наследуемых элементов в стилях, созданных на его основе.

Шаблоны. Совокупность удачных стилевых настроек сохраняется вместе с готовым документом, но желательно иметь средство, позволяющее сохранить их и вне документа. Тогда их можно использовать для подготовки новых документов. Такое средство есть – это шаблоны, причем некоторое количество универсальных шаблонов поставляется вместе с текстовым процессором и устанавливается на компьютере вместе с ним.

Шаблоны – это тоже документы, а точнее заготовки будущих документов. От обычных документов шаблоны отличаются тем, что в них приняты специальные меры, исключающие возможность их повреждения.

В шаблоне Word сохраняет следующую информацию:

· Внешний вид редактора, настройки панелей, меню и сочетание клавиш;

· Параметры бумажной страницы (размер, поля, ориентация…);

· Стили;

· Надписи и рисунки, которые должны появляться в документе автоматически;

· Макрокоманды.

По умолчанию Wordработает с шаблоном «Обычный», который записан в файле Normal.dot. Открывая шаблон, мы начинаем новый документ, а шаблон, использованный в качестве основы, остается в неизменном виде и пригоден для дальнейшего использования. Для использования шаблона нужно по команде Файл, Новый документ открыть диалоговое окно Создание документа, в котором можно выбрать шаблон, на базе которого будет разрабатываться документ. В этом случае документ получает несколько готовых стилей оформления, содержащихся в шаблоне.

Создание нового шаблона на базе шаблона. По команде Файл, Новый документ открыть диалоговое окно Создание документа, в котором следует включить переключатель Шаблон и выбрать стандартный шаблон, на базе которого он создается после настройки стилей и редактирования содержания выполняется сохранение шаблона командой. Сохранить как с включением пункта Шаблон документа в поле Тип файла.

Создание нового шаблона на базе документа. Если готовый документ может быть использован в качестве заготовки для создания других документов, его целесообразно сохранить как шаблон. Командой Файл, Открыть открывают готовый документ, в нем правят содержание и настраивают стили, а потом сохраняют документ как шаблон командой Сохранить как с включением пункта Шаблон документа в поле Тип файла.

Работа с таблицами

Для более наглядного представления информации во многих текстовых документах используются таблицы.

Создание таблицы. Поместить курсор ввода в том месте, где она должна быть расположена, и щелкнуть:

1. Щелкнуть по кнопке Добавить таблицу Стандартной панели инструментов. Появится прототип создаваемой таблицы, в котором следует указать количество строк и столбцов. Все ячейки таблицы вставляются пустыми и имеют одинаковый размер.

2. Кнопка Добавить панели инструментов Таблицы и границы.

3. Команда Таблица, Вставить Таблица.

4. Создать или, точнее, нарисовать таблицу можно с применением инструмента Нарисовать таблицу панели инструментов Таблицы и границы. Данный инструмент позволяет добавлять строки и столбцы, проводя вертикальные и горизонтальные линии. Как при рисовании карандашом на листе бумаги. Таким способом нетрудно создать таблицу любой конфигурации.

Окно Свойств таблицы. Кроме панели инструментов Таблицы и границы. В котором представлены основные инструменты для обработки таблиц, при подготовке документов используется диалоговое окно команды Таблица, Свойства таблицы. Эта команда становится доступной после вставки таблицы в документ. В этом диалоговом окне можно выполнять следующие действия:

1. Указать точные координаты таблицы на страницы и ее размеры.

2. Задать размеры столбцов, строк, ячеек.

3. Определить способ выравнивания таблицы на странице по вертикали и горизонтали.

4. Добавить обрамление и заполнение всей таблицы или отдельных ячеек.

5. Продублировать строку заголовка на каждой странице при разбивке большой таблицы на части, располагаемые на нескольких страницах.

6. Установить способ обтекания таблицы текстом и определить расстояние между таблицей и обтекающим текстом.

7. Задать режим автоматического изменения размеров ячейки при вводе текста.

8. Установить режим автоматического изменения размера символа при фиксированных размерах таблицы.

Редактирование таблицы. В редакторе Word предусмотрено несколько альтернативных способов редактирования и форматирования таблиц:

1. С помощью мыши (методом Drag and Drop – перетащить и оставить).

2. Посредством команд меню Таблица и кнопок панели инструментов Таблицы и границы.

3. С использованием команд контекстного меню таблицы.

4. Путем задания параметров таблицы в диалоговом окне Свойства таблицы.

Изменить ширину столбца с помощью мыши можно, переместив разделительную линию таблицы в нужную сторону. Более точный размер столбца задается на вкладке Столбец диалогового окна, которое открывается в результате активизации команды Свойства таблицы меню Таблица или контекстного меню таблицы.

Высота строки определяется объемом введенного текста и расстоянием между абзацами в ячейке. Высота строк, отличная от стандартной, устанавливается на вкладке Строка диалогового окна Свойства таблицы. Изменить высоту можно с помощью мыши.

Объединение нескольких ячеек:

1. Выделить ячейки.

2. команда Таблица, Объединить ячейки или путем удаления разделительных линий с помощью кнопки Ластик

Удаление группы рядом расположенных ячеек, строк, столбцов:

1. Выделить соответствующие области.

2. В меню Таблица или контекстном меню активизировать команду из подменю Удалить.

Перемещение по таблице осуществляется:

1. С помощью мыши

2. Клавишами управления курсором

3. Клавиша Tab.

Данные обычно вводятся в ячейки последовательно. Переходить от ячейки к ячейке в направлении от начала таблицы к концу можно посредством нажатия клавиши Tab, в обратном направлении – Shift+Tab.

Если нажать Tab в последней ячейке таблицы автоматически добавится еще одна строка с таким же числом ячеек.

Форматирование таблицы. Таблица форматируется:

1. Посредством команд меню Формат.

2. С применением панели инструментов Форматирование.

По команде Таблица, Автоформат таблицы таблица будет оформлена автоматически. Эта команда открывает диалоговое окно, в котором выбирается вариант форматирования.

По умолчанию толщина разделительных линий таблицы составляет 1,5 пункта. Пользователь может изменять тип и толщину контурных линий. Различные варианты обрамления таблицы позволяют создавать:

1. Панель инструментов Таблицы и границы.

2. Команда Формат, Границы и заливка.

По умолчанию текст в таблице выравнивается по левому и по верхнему краям ячейки одновременно. Тип выравнивания можно изменять как по вертикали, так и по горизонтали.