Помехи, возникающие в результате незнания структуры сложного предложения.
9. Стилистические помехи. Среди этих помех особенно распространенными являются:
Искусственное удлинение речи. Специалисты советуют: «Не излагайте в письме того, что вы не сказали бы устно». Пример удлинения речи: «Надеемся на то, что
Вы в ближайшее время ответите нам...».
10. Употребление архаизмов (канцелярский язык).
Например: «При сем препровождаю...; Сим письмом извещаем...».
Для исключения подобных помех в служебных документах их составителям необходимо пользоваться набором готовых, уже проверенных долголетней практикой конструкций или фраз и словосочетаний.
Для создания организационных коммуникаций необходимо по каждому подразделению определить состав документов по происхождению (внешние, внутренние), а внешние документы разделить на входные и выходные.
Особое внимание необходимо обратить на входные и выходные документы, поскольку они обеспечивают коммуникации между разными подразделениями и уровнями.
Коммуникации и делегирование полномочий
Создание коммуникаций в процессе делегирования полномочий включает анализ следующих факторов:
1. Психологических, социальных и культурных запросов работников предприятия.
2. Природы языка и характера семантических проблем.
3. Социальной структуры предприятия.
4. Спроектированной системы организационных коммуникаций (оргструктуры управления).
Делегирование полномочий конкретным должностным лицам приводит к адаптации оргструктуры управления к структуре аппарата управления. Это вызвано влиянием первых трех вышеуказанных факторов.
Способы осуществления связей в структуре аппарата управления более сложные, чем в организационных коммуникациях. В процессе распределения и делегирования полномочий имеют место все виды связей: устные, письменные, визуальные, тесты, манеры поведения, а также их всевозможные комбинации.
В структуре аппарата управления существуют как формальные, так и неформальные коммуникации.
Они могут осуществляться разными линиями связи:
Линейными,
Функциональными
Смешанными
Следовательно, по таким каналам могут осуществляться самые разные коммуникационные процессы. Поскольку все связи людей на предприятии организовать невозможно, да, собственно говоря, в этом нет необходимости, то следует ограничить их состав только деловыми общениями.
При создании такой системы коммуникаций необходимо найти ответы на следующие вопросы:
· Кому необходима информация?
· Какая необходима информация, почему?
· Какой источник может обеспечить необходимую информацию? Кому необходима информация?
Работники аппарата управления осуществляют процессы решения задач, результаты которых направлены на разрешение различных проблем или ситуаций, возникающих в деятельности предприятия. Для этого им нужна определенная информация. Состав потребителей и соответственно источников информации разнообразен. К ним можно отнести:
ь менеджеров, принимающих решения;
ь менеджеров, подготавливающих варианты решений и осуществляющих их реализацию;
ь менеджеров, контролирующих, информирующих и инструктирующих подчиненных;
ь других работников предприятия;
ь внешних пользователей информацией, которые по своему статусу прямо или косвенно заинтересованы в получении информации о деятельности предприятия.
Одни используют входную и выдают выходную информацию. Другие используют выходную, внешнюю информацию и в то же время являются источниками входной информации для аппарата управления предприятия.
Группировка пользователей информацией может быть проведена на основе данных об анализе ключевых видов деятельности, ключевых результатов, вклада в достижение целей, решений, принимаемых менеджерами предприятия. Такой анализ позволяет разделить весь аппарат управления по потребностям в информации.
Какая информация необходима?
Содержательная часть информации, степень ее детализации и способов представления будет зависеть от группы пользователей. Так, внешние пользователи ориентируются на информацию финансового и статистического учетов. Внутренние пользователи наряду с данными этих видов учета широко используют информацию управленческого, оперативно-технического и текущего учета. Кроме того, состав информации зависит от уровня должностной иерархии и вида ответственности. К примеру, директору предприятия нужны не только учетные данные, а результаты синтетического анализа.
Состав информации по группам пользователей можно получить на основе анализа данных организационных коммуникаций.
Дата добавления: 2016-03-22; просмотров: 574;