Информационная система предприятия и ее структура

ПРИНЦИПЫ УПРАВЛЕНИЯ И ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ

В настоящее время при управлении предприятием широко используются информационные технологии. Существуют две стороны управления предприятием, оказывающие взаимное влияние друг на друга: принципы управления организацией и информационные технологии (рис. 1.1).

Рис. 1.1. Взаимосвязь управления и информационных технологий

Как видно из рисунка, современные методы управления предприятием требуют более совершенных технологических решений. С другой стороны, сегодняшний уровень технологий предоставляет новые возможности для руководства предприятия. Управление предприятием и информационные технологии тесно связаны с информационной системой.

Информационная система предприятия и ее структура

Под информационной системой понимается вся совокупность информации, циркулирующая на предприятии, порождаемая в процессе его деятельности и оказывающая влияние на результаты деятельности. При этом неважно, в каком виде присутствует информация: в электронном, в форме бумажных документов или в виде знаний и опыта сотрудников. Система предполагает учет всех типов информации, присутствующих на предприятии в явном или неявном виде. Эти данные можно отслеживать и принимать решения на их основе. В противном случае решения принимаются без активного воздействия такой информации, с учетом сложившейся практики или культурных традиций. Информация существует независимо от того, доходит она до управленческого персонала или не доходит, воспринимается им или не воспринимается.

Информационная система включает в себя не только сведения внутреннего характера, но всю внешнюю информацию, оказывающую влияние на деятельность предприятия. Сюда относятся регулирующее воздействие со стороны государственных органов, данные по товарным и финансовым рынкам. В информационной системе присутствуют данные от собственников, поставщиков и потребителей. Информационная система отличается от информации вообще. Система не безгранична, она конечна. К информационной системе предприятия относится информация, оказывающая влияние на его деятельность (рис. 1.2).

Рис. 1.2. Структура информационной системы

Часть информационной системы находится под контролем управленческого персонала и используется им для принятия решений. Назовем такую информацию контролируемой. Некая часть информационной системы остается вне поля зрения и не подвергается контролю независимо от того, знает ли о ней кто-то и обращают ли на нее внимание при принятии решений. Это область невостребованной информации. Соответственно, одну из задач управленческого персонала можно сформулировать как увеличение доли контролируемой информации.

Рассмотрим следующий пример. В системе учета есть понятие себестоимости продукции. Себестоимость может быть подсчитана разными способами (их выбор определяется целями расчета). В зависимости от того, какой способ расчета принят на предприятии, руководство предприятия получает те или иные данные. Но если существующий метод расчета не устраивает руководство компании, то есть не дает объективной картины состояния дел на предприятии и не представляет достаточно информации для принятия существенных решений, то следует менять систему расчета, расширяя область подконтрольной информации. Один из способов получения необходимых данных предполагает покупку и установку компьютерной информационной системы. Однако для начала нужно выяснить, какой метод расчета будет устраивать руководство, а потом продумать его реализацию. Таким образом, в первую очередь предстоит очертить круг задач, требующих решения, – другими словами, определить ту часть информации, которой недостает для более эффективной деятельности, а затем искать пути ее накопления.

Для многих предприятий сейчас очевидно, что чем больше часть неконтролируемой информации, тем сложнее работать. Недостаточный контроль информации оказывает серьезное влияние на результаты деятельности предприятия.

Поясним это на бытовой ситуации. В вечерних новостях передали, что на следующий день будет дождь. Студент не смотрел вечерних новостей. Последние дни светило солнце, и, уходя на занятия, он не взял с собой зонт. К обеду пошел дождь и, конечно же, не прекращался до тех пор, пока не настало время возвращаться домой. В результате студент основательно вымок. Отсюда вывод: там, где мы не можем повлиять на ситуацию кардинальным образом, изменить ее в свою пользу, нам приходится принимать сложившиеся условия, которые мы вовремя не сумели предвидеть и учесть.

В какой-то мере информационный вакуум позволяют устранить информационные технологии. Они сейчас способны предоставить широкий спектр данных, как о внутренней деятельности предприятия, так и внешнего характера: запросы потребителей, состояние рынков, регулирующие положения и т.д. Однако у управленцев часто складывается впечатление, что программные продукты способны самостоятельно, без их активного участия заполнить этот вакуум и решить все проблемы компании. Как правило, такие проекты обречены на неудачу. Деятельность предприятия состоит не только из технологического процесса, который в ряде организаций может быть одинаковым. Этому процессу сопутствует множество факторов и условий, придающих своеобразие самому управлению предприятием, а не его технологической деятельности. И поэтому для каждой компании необходима своя система методов управления, которая позволила бы решить существующие проблемы. Управленческая информация – это не только данные производственного характера, но и информация «вокруг предприятия», поступающая из экономической среды, в условиях которой действует фирма.

Как говорилось выше, информационная система включает все сведения, оказывающие влияние на деятельность предприятия. Часть этих сведений попадает в область учитываемой управленческой информации. Использование программного обеспечения способно улучшить качество представления доступных данных, но не расширить их. Поэтому необходимо применять различные способы расширения контролируемой внешней и внутренней управленческой информации, которая впоследствии может стать частью компьютерной информационной системы организации.