Запрос на внесение изменений

Очевидно, изменения, вносимые в проект, оказывают на него интегрированное воздействие: это и содержание, и расписание, и стоимость, и качество, и прочие параметры - что весьма сложно поддается контролю без наличия соответствующих стандартизованных процедур. Очень важно обеспечить, чтобы каждое изменение комплексно анализировалось прежде чем будет получено разрешение на его практическую реализацию. Матрица координации изменений решает процессуальную часть, тогда как содержательная часть описывается при помощи запроса на внесение изменений, который позволяет оценить всестороннее воздействие на проект предлагаемых изменений (см. табл. 10.1).

Таблица 10.1. Шаблон запроса на внесение изменений (PCR)

На шаблоне видно, что запрос представляет собой форму с рекомендуемым объемом не больше 1 страницы, подготовка его может занять некоторое время и потребовать участия различных специалистов.

По возможности рекомендуется реализовать изменения на ранних стадиях проекта, в то время, когда стоимость их реализации традиционно гораздо ниже. Со временем продвижения вперед по расписанию проекта стоимость внесения изменений возрастает. Вообще говоря, на стадии планирования обычно не имеет смысла использовать PCR: при наличии лишь грубо очерченного содержания нет никакой практической надобности пытаться контролировать изменения при помощи формализованной процедуры. Однако на более поздней стадии проектирования PCR приобретает практический смысл и его применение становится финансово оправданным. Например, на проекте разработки нового продукта имеет смысл использовать PCR для изменений, которые составляют отход от согласованных технических спецификаций и влияют на спецификации, выпущенные инженерным отделом для планирования закупок или производства. Тем не менее, в какой-то момент времени внесение изменений в проект может замедлить ход продвижения проекта, потенциально ведя к дорогостоящим переделкам. В подобной ситуации эффективным шагом является замораживание проекта по предметной части, после которого ни одно изменение не будет рассматриваться, если только не находятся критические причины в пользу такого рассмотрения. В качестве примера можно привести финансируемое заказчиком требование добавить в продукт новый показатель безопасности.

Рекомендации к заполнению содержательных разделов PCR (см. табл. 10.1)

1. Описание предлагаемых к внесению изменений и их воздействий на содержание / качество

Описание запрашиваемого изменения должно быть достаточно точным, чтобы дать надлежащее понимание того, какая часть, предмет поставки или пакет работ должна быть изменена и каким образом. Необходимость длинных описаний исключена; язык, используемый для этой цели, должен быть как можно более лаконичным.

2. Объяснение причин изменения

Мотивация может быть различной. Для того чтобы иметь уверенность в правильном понимании мотивации и не допустить мотивации, идущей во вред, рекомендуется применять подход "необходимое/желаемое изменение", описанный выше. Данная методика может казаться излишне простой, однако она позволяет руководителю проекта обезопасить себя и убедиться, что каждое предлагаемое изменение имеет свое разумное обоснование.

3. Идентификация необходимости экстренных мер изменений Типичная проблема, сопутствующая иногда излишне формализованному процессу интегрированного управления изменениями, состоит в

том, что такое рассмотрение чрезмерно медлительно. Для преодоления этой проблемы вводится графа "экстренные меры", задача такого PCR - проинформировать орган по изменениям о том, что запрашиваемое изменение нуждается в срочном рассмотрении и утверждении. Это может означать, что органу по изменениям придется действовать быстро. Исключительно важно, чтобы чрезвычайные изменения не являлись оправданием дезинформирующих оценок в части качества, исполнения, надежности, безопасности или любых других аспектов.

4. Оценка влияния на расписание проекта

Сетевой график, на котором показаны логические зависимости операций, помогает анализировать, каким образом изменения в одном предмете поставки и соответствующих ему операциях повлияют на зависимые операции, расположенные дальше во времени. Часто оценивание влияния на расписание выполняется интуитивно, что в среднем на 40% менее эффективно аналитического подхода (McAfee, 2009), в то время как неформальный, но качественно выполненный анализ сетевого графика пойдет на пользу любому проекту.

5. Оценка влияния на стоимость проекта

Требование выполнения оценивания стоимости или ресурсов, необходимых для предлагаемого изменения, представляет собой эффективную стратегию предотвращения финансовых сюрпризов. Требование выполнения основанной на базе данных восходящей оценки при подаче запроса на внесение изменения - это имеющая твердое обоснование мера предосторожности, направленная на противодействие свойственной людям склонности снижать оценки затрат. Если изменение является значительным, вполне можно пойти дальше и запросить оценку из независимого источника, чтобы сравнить ее с оценкой автора изменения.

6. Идентификация типа изменения

Для избегания риска "расползания" расписания, объема и бюджета проекта необходимо просеивать все предлагаемые изменения путем определения, как они повлияют на содержание и качество проекта. Если изменение оказывает незначительное влияние, то оно может рассматриваться как незначительное корректирующее воздействие, не затрагивающее базовые планы содержания, качества, стоимости и расписания. И наоборот, изменение может быть определено как значительная перемена в содержании работ, финансировании и сроках. Это может служить обоснованием необходимости перепланирования (или переопределения базового плана), включая изменения расписаний, бюджета и распределения ресурсов. Для того чтобы сделать всех вовлеченных в полном объеме осведомленными о таких последствиях, необходимо определиться с тем, является ли данное изменение значительным или незначительным. А это, в свою очередь, становится возможным лишь после оценивания влияния изменения на содержание, качество, стоимость и расписание.

7. Принятие решения/ резолюция по PCR

Утверждение запроса на изменение - инициация действий по реализации изменения. Как любая проектная работа, это действие требует планирования, в высшей степени скрупулезного для больших проектов и менее скрупулезного - для малых. Планирование действия по изменению и тщательный мониторинг его выполнения являются необходимыми предварительными условиями для его успешного завершения.