Учет материалов и инвентаря на судне

Организация учета, виды документов. В процессе эксплуатации на судне используют материалы: топливо, смазочные масла, запасные части, сменные детали, тросы, краски, ветошь, прокладки, а также инструмент и инвентарь, постельные принадлежности, спецодежду и т.п. Инвентарь делится на малоценный и быстроизнашивающийся и ценный.

Все материалы на транспортных судах должны быть занесены в книгу учета материальных ценностей. В книге отражают весь приход материалов по материально-техническому снабжению в украинских портах и заграницей, а также материалы и инструмент, выданные судну для навигационного ремонта силами судового экипажа. Инвентарь учитывают в отдельной книге такой же формы. В книге учета указывают установленную норму расхода по каждому виду материалов и инвентаря, единицу измерения, цену единиц дату записи, откуда получен материал и на какие цели израсходован, номер приходных и расходных документов, количество материалов и их остаток. Ведение книг учета материальных ценностей контролирует по палубе старший помощник капитана, по машинному отделению - старший механик.

Для проведения работ на судне материально-ответственные лица: боцман, токарь, кладовщик с разрешения старшего помощника капитана и старшего механика выдают членам экипажа краски, необходимые материалы, инструмент. При этом в раздаточной ведомости указывают количество и наименование выданного материала или инвентаря, для какой цели выдан, получатель расписывается, а помощник капитана и механик подтверждают расход. Ведомости открывают на один месяц и записи в них ведут по мере выдачи материальных ценностей. Если на судне меняются материально-ответственные лица, то это должно быть оформлено приемо-сдаточным актом и раздаточные ведомости закрыты тем же числом.

После утверждения капитаном судна расхода по ведомостям отпущенные предметы списывают в расход, о чем делают запись в книге учета.

В случае утери или порчи инвентаря стоимость его взыскивают в установленном трудовом законодательстве порядке с виновных и приходуют по судовой кассе.

Изношенный и непригодный для работы инвентарь по истечении сроков износа подлежит списанию и сдаче на склад. Капитан судна назначает комиссию в составе старшего помощника капитана, боцмана, второго механика, токаря, кладовщика, членов судового комитета. Комиссия составляет акт на списание с подробным описанием предметов и причин их списания. К акту на поломку инвентаря в результате стихийных причин прилагают выписку из вахтенного журнала, подтверждающую эти причины. Акт на списание утверждает капитан и подписывают все члены комиссии. Акты на списание материалов и инвентаря составляют в трех экземплярах, один из них остается на судне, два представляют в пароходство, в бухгалтерию.

Капитан и старший механик обязаны постоянно контролировать правильность и точность учета материальных средств и отчетности по ним.

Контроль за наличием и учетом материальных ценностей и инвентаря. На судне не должно быть излишков материальных запасов. Сокращение затрат на материалы и инвентарь по каждому судну, даже в небольших размерах, дает большой экономический эффект по флоту пароходства. Определить наличие материальных ценностей, выявить излишки их, недостачу, расхождение между имеющимся наличием материальных ценностей и учетными данными, установить виновных в недостаче, проверить правила их хранения и разработать мероприятия, обеспечивающие их со­хранность, помогает инвентаризация.

Инвентаризация - это элемент бухгалтерского учета. Ее проводят периодически в установленные сроки или внезапно (разовые проверки).

Для проведения инвентаризацию на судах создают инвентаризационную комиссию под председательством капитана.

На крупнотоннажных и пассажирских судах для проведения инвентаризации в установленные сроки в помощь комиссии организуют рабочие бригады, которыми руководят члены комиссии. Рабочие бригады оформляют приказом капитана судна. Они проверяют наличие и снимают фактические остатки материальных и других ценностей, выявляют пришедшие в негодность материалы, инвентарь, а также выявляют избыточные (неиспользуемые) ценности. После снятия натурных остатков инвентаризационная комиссия (бригада) составляет акты ревизии, в которых выводят разницу между фактическим наличием и данными книг учета материальных ценностей. Бланки актов заранее, до начала инвентаризации, рассылает на суда бухгалтерия пароходства. Акты составляют в четырех экземплярах, их подписывают члены инвентаризационной комиссии, а также ответственные за хранение материальных ценностей лица. Один экземпляр акта остается на судне, два направляют в пароходство и один вручают материально-ответственному лицу. Никаких помарок, подчисток в актах не допускается, исправления должны быть во всех экземплярах актов оговорены и подписаны лицами, производившими снятие остатков, и хранителем ценностей.

При наличии в актах отклонений от книг учета материальных ценностей к акту обязательно прикладывают объяснения капитана и материально-ответственных лиц. Если в процессе ревизии обнаружены подмены, порчи, хищение ценностей, то об этом обязательно должен быть составлен акт, сообщено капитану судна, руководству пароходства для привлечения виновных к ответственности.

В пароходстве акты сверяет инвентаризационная группа бухгалтерии, которая выводит результаты и передает материал на рассмотрение инвентаризационной комиссии пароходства.