Расчеты с подотчетными лицами.

Подотчетными суммами называются денежные авансы, выдаваемые работникам предприятия на хозяйственные и командировочные расходы.

Подотчетные лица – это всегда материально – ответственные лица.

Расходы по командировкам возмещаются работникам по нормам, утвержденным Министерством финансов РК:

1. Проездные билеты в оба конца

2. Суточные в размере не превышающем 6 МРП (на 2012 год)

3. Расходы по найму жилья – по предъявленным квитанциям.

Основанием для направления в служебную командировку является приказ, подписанный руководителем, на основании которого выдается командировочное удостоверение. После чего бухгалтерия составляет расчет командировочных, которые выдаются из кассы по РКО. Регистрация работников, выбывших в командировку и прибывших из командировки, ведется в специальном журнале по установленной форме. В установленные сроки подотчетные лица обязаны предоставить авансовые отчеты в бухгалтерию о действительно израсходованных суммах с приложением оправдательных документов (в течение 5 дней).

Бухгалтер проверяет авансовые отчеты и определяет суммы расхода, подлежащие утверждению руководителем предприятия.

При оплате работ, услуг, приобретении товаров у юридических лиц необходимо составить к авансовый отчет с приложением следующих оправдательных документов: счет – фактуры; накладной; товарного чека; квитанции к приходному ордеру; фискального чека.

При приобретении товаров на рынках необходимы следующие документы: закупочный акт с указанием наименования рынка, даты закупа, № места, Ф.И.О. продавца, наименование и количество закупленных материалов, а также суммы закупа, подписи продавца и должностных лиц рынка и печать рынка; товарный чек; ксерокопии патента продавца или свидетельства о праве заниматься предпринимательской деятельностью.

При приобретении у частного предпринимателя – счет – фактура; накладная; товарный чек; фискальный чек; ксерокопии патента продавца или свидетельства о праве заниматься индивидуальной трудовой деятельностью.

Учет расчетов с подотчетными лицами ведется на активном счете 1250 «Задолженность работников и других лиц» в журнале – ордере №7, основанием для заполнения которого являются авансовый отчет, РКО и ПКО.

Д 1250 – К1010 – выдано из кассы в подотчет

Д 1310,1330 , 7210 и др. – К1250 –произведены расходы за счет подотчетных сумм

Д 1010 – К1250 – возвращен остаток подотчетной суммы в кассу

Д 3350 – К1250 – остаток подотчетной суммы удержан из заработной платы подотчетного лица.