Документ як основний вид офіційно-ділового стилю

ТЕМА 4. ДІЛОВІ ПАПЕРИ ЯК ЗАСІБ ПИСЕМНОЇ ПРОФЕСІЙНОЇ КОМУНІКАЦІЇ

МЕТА:ознайомити студентів із поняттям „документ”, основними вимогами до його укладання та оформлення, розглянути класифікацію документів, з’ясувати склад реквізитів, вимоги до їх змісту й розташування; схарактеризувати вимоги до тексту документа і його оформлення.

ПЛАН

1. Документ як основний вид офіційно-ділового стилю.

2. Класифікація документів.

3. Реквізити документів.

4. Вимоги до тексту документа і його оформлення.

ЛІТЕРАТУРА

1. Глущик С.В. Сучасні ділові папери / С.В. Глущик, О.В. Дияк, С.В. Шевчук. – К., 2005.

2. Гриценко Т.Б. Українська мова та культура мовлення / Т.Б. Грищенко. – К., 2005.

3. Діденко А.Н. Сучасне діловодство: навч. посіб. / А.Н. Діденко – К., 2000.

4. Загнітко А. Українське ділове мовлення: професійне і непрофесійне спілкування / А. Загнітко, І. Данилюк. – Донецьк, 2007.

5. Зубков М. Сучасне українське ділове мовлення / М. Зубков. – Харків, 2001.

6. Мацюк З. Українська мова професійного спілкування: навч. посіб. /З. Мацюк, Н. Станкевич. – К., 2005.

7. Михайлюк В. Українська мова професійного спілкування / В. Михайлюк. – К., 2005.

8. Шевчук С.В. Українська мова за професійним спрямуванням / С.В. Шевчук, І.В. Клименко. – К., 2011.

9. Українська мова за професійним спрямуванням / Н. Жигилій, С. Дорошенко. – Полтава, 2006.

10. Універсальний довідник-практикум з ділових паперів / С.П. Бибик, І.Л. Михно, Л.О. Пустовіт, Г.М. Сюта. – К., 1999.

Документ як основний вид офіційно-ділового стилю

Основною одиницею офіційно-ділового стилю є документ. Документи використовуються в різних галузях людської діяльності, ділянках знань, сферах життя. Вони є об’єктом дослідження різних наукових дисциплін, тому зміст поняття „документ” багатозначний і залежить від того, в якій галузі та для чого він використовується.

Енциклопедичний словник трактує документ так:

1. Письмовий акт, здатний служити доказом юридичних відносин або юридичних фактів, що спричиняють правові наслідки.

2. Офіційне посвідчення особи (паспорт, трудова книжка тощо).

3. Достовірне історичне письмове джерело.

4. Матеріальний об’єкт, у якому міститься та чи інша інформація.

Документ(від лат. documentum – доказ, свідоцтво, взірець, приклад, зразок) – це зафіксована на відповідному матеріалі інформація про особу, факти, події, явища об’єктивної дійсності, результати розумової діяльності. Він оформлений у встановленому порядкові і відповідно до чинного законодавства має юридичну силу.

Юридична сила – здатність документа, яка надається йому чинним законодавством, компетенцією органу, що його видав, та встановленим порядком його оформлення.

Будь-який документ поліфункціональний, тобто одночасно виконує декілька функцій, що й дозволяє йому задовольняти різні потреби.

До загальних функцій документа належать:

інформаційна– будь-який документ створюється для збереження інформації, оскільки необхідність її зафіксувати – причина укладання документа;

соціальна– документ є соціально значущим об’єктом, бо його поява спричинена тією чи іншою соціальною потребою;

комунікативна – документ виступає як засіб зв’язку між окремими елементами офіційної громадської структури (закладами, установами, фірмами тощо).

До специфічних функцій документа належать:

управлінська – документ є інструментом управління; ця функція притаманна низці управлінських документів, які спеціально створюються для реалізації завдань управління;

правова– документ є засобом закріплення і змін правових норм та правовідносин у суспільстві;

історична– документ є джерелом історичних відомостей про розвиток суспільства; цієї функції набуває певна частина документів лише після того, як вони виконають свою оперативну роль і надійдуть до архіву на збереження.

В Україні існує єдина державна система діловодства. За характеромстандартизації документи неоднорідні:

1) Документи, які затверджуються офіційною інстанцією (паспорти, дипломи, атестати). Вони дуже важливі, мають масове розповсюдження і тривалу дію. Ніяких змін уносити не дозволяється.

2) Документи з обмеженою сферою розповсюдження і більш коротким строком дії (заяви, службові записки, характеристики, протоколи). Вони можуть відрізнятися.

Отже, укладач документів обмежений щодо форми та способу викладу певними правилами і мусить дотримуватися стандартів. Усі ділові папери поділяються за ступенем стандартизації на:

1) документи з низьким ступенем стандартизації, спосіб викладення тексту яких залежить від конкретної ситуації, що спричинила їх укладання (автобіографія, доручення, звіт, характеристика тощо);

2) документи, у яких для зручності й пришвидшення їх укладання та обробки їх частину даних готують друкарським способом заздалегідь. Укладачеві треба лише підкреслити потрібне чи викреслити непотрібне (акт про обстеження матеріального стану, довідки, перепустки тощо);

3) документи з високим ступенем стандартизації, які мають точні стандарти, у яких передбачено не лише формуляр, вид і розмір шрифту, а навіть словосполучення, якими має послуговуватися той, хто заповняє бланк (свідоцтво про народження (шлюб), атестат чи диплом про освіту, паспорт тощо).

Документ повинен відповідати таким основним вимогам:

- видаватися уповноваженим органом або особою відповідно до її компетенції;

- не суперечити чинному законодавству держави, нормам юридичного та адміністративного права;

- бути точним, достовірним, переконливим;

- відповідати своєму призначенню, назві та укладатися за відповідною формою;

- бути належним чином відредагованим й оформленим відповідно до чинних стандартів.

Правильно складений та оформлений документ є свідченням високого рівня культури його виконавця. Тому важливим і неодмінним складником фаховості майбутнього працівника будь-якого профілю є набуття вмінь та навичок роботи з документами.