Правила оформления отчета

4.1. Общие требования

4.1.1. Страницы текста отчета о НИР и включенные в отчет иллюстрации, таблицы и распечатки с ЭВМ должны соответствовать формату А4 по ГОСТ 9327. Допускается представлять иллюстрации, таблицы и распечатки с ЭВМ на листах формата A3.

4.1.2. Отчет о НИР должен быть выполнен машинописным способом или с применением печатающих и графических устройств вывода ЭВМ на одной стороне листа белой бумаги через полтора интервала. Для отчетов, выпол­ненных на печатающих и графических устройствах вывода ЭВМ, высота букв и цифр должна быть не менее 1,8 мм.

Текст отчета следует печатать, соблюдая следующие размеры полей: ле­вое — не менее 30 мм, правое— не менее 10 мм, верхнее— не менее 15мм, нижнее — не менее 20 мм.

4.1.3. Вне зависимости от способа выполнения отчета качество напеча­танного текста и оформление иллюстраций, таблиц, распечаток с ЭВМ долж­но удовлетворять требованию их четкого воспроизведения (электрографиче­ское копирование, микрофильмирование).

4.1.4. При выполнении отчета необходимо соблюдать равномерную плот­ность, контрастность и четкость изображения по всему отчету. В отчете долж­ны быть четкие, нерасплывшиеся линии, буквы, цифры и знаки. Все линии, буквы, цифры и знаки должны быть одинаково черными по всему отчету.

4.1.5. Вписывать в отпечатанный текст отчета отдельные слова, формулы, знаки допускается только черными чернилами или черной тушью, при этом плотность вписанного текста должна быть максимально приближена к плот­ности основного изображения.

4.1.6. Опечатки, описки и графические неточности допускается исправ­лять подчисткой или закрашиванием белой краской и нанесением на том же месте исправленного изображения машинописным способом или от руки черными чернилами или черной тушью.

4.1.7. Фамилии, названия учреждений, организаций, фирм, название из­делий и другие имена собственные в отчете приводят на языке оригинала. Допускается транслитерировать имена собственные и приводить названия организаций в переводе на язык отчета с добавлением (при первом упомина­нии) оригинального названия.

4.1.8. Сокращение русских слов и словосочетаний в отчете — по ГОСТ 7.12.

4.1.9. Наименование структурных элементов отчета «СПИСОК ИСПОЛ­НИТЕЛЕЙ», «РЕФЕРАТ», «СОДЕРЖАНИЕ», «ПЕРЕЧЕНЬ СОКРАЩЕ­НИЙ, УСЛОВНЫХ ОБОЗНАЧЕНИЙ, СИМВОЛОВ, ЕДИНИЦ И ТЕРМИ­НОВ», «ВВЕДЕНИЕ», «ЗАКЛЮЧЕНИЕ», «СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ» служат заголовками структурных элементов отчета.

4.1.10. Заголовки структурных элементов отчета и разделов основной час­ти следует располагать в середине строки без точки в конце и печатать про­писными буквами, не подчеркивая.

4.1.11. Заголовки подразделов и пунктов следует начинать с абзацного от­ступа и печатать с прописной буквы вразрядку, не подчеркивая, без точки в конце.

4.1.12. Если заголовок включает несколько предложений, их разделяют точками. Переносы слов в заголовках не допускаются.

4.1.13. Расстояние между заголовками структурных элементов отчета и разделов основной части и текстом должно быть не менее 3, 4 интервалов.

4.1.14. Пункты и подпункты основной части следуетначинать печатать с абзацного отступа.

4.2. Нумерация страниц отчета

4.2.1. Страницы отчета следует нумеровать арабскими цифрами, соблюдая сквозную нумерацию по всему тексту отчета. Номер страницы проставляют в правом верхнем углу без точки в конце.

4.2.2. Титульный лист включают в общую нумерацию страниц отчета. Но­мер страницы на титульном листе не проставляют.

4.2.3. Иллюстрации и таблицы, расположенные на отдельных листах, и распечатки с ЭВМ включают в общую нумерацию страниц отчета.

Иллюстрации, таблицы и распечатки с ЭВМ на листе формата A3 учиты­вают как одну страницу.

4.3. Нумерация разделов, подразделов, пунктов, подпунктов.

4.3.1. Разделы, подразделы, пункты, подпункты и книги отчета, следует нумеровать арабскими цифрами.

4.3.2. Разделы отчета должны иметь порядковую нумерацию в пределах ос­новной части отчета и обозначаться арабскими цифрами с точкой, например, 1., 2., 3. и т.д.

4.3.3. Пункты должны иметь порядковую нумерацию в пределах каждого раздела и подраздела. Номер пункта включает номер раздела и порядковый номер подраздела или пункта, разделенные точкой, например, 1.1., 1.2., 1.3. или I.I.I., 1.1.2., 1.1.3. и т.д.

4.3.4. Номер подпункта включает номер раздела, подраздела, пункта и по­рядковый номер подпункта, разделенные точкой, например, 1.1.1.1., 1.1.1.2., 1.1.1.3. и т.д.

4.3.5. Если раздел или подраздел имеет только один пункт или пункт име­ет один подпункт, то нумеровать пункт (подпункт) не следует.

4.3.6. Книги отчета должны иметь порядковую нумерацию в пределах всего отчета. Номер каждой книги следует проставлять арабскими цифрами на титульном листе под указанием вида отчета, например, «Книга З».

<...>

4.5. Таблицы

4.5.1. Цифровой материал должен оформляться в виде таблиц.

4.5.2. Таблицу следует располагать в отчете непосредственно после текста, в котором она упоминается впервые, или на следующей странице. На все таблицы должны быть ссылки в отчете.

4.5.3. Таблицы следует нумеровать арабскими цифрами порядковой нуме­рацией в пределах всего отчета. Номер следует размещать в правом верхнем углу над заголовком таблицы после слова «Таблица».

4.5.4. Если в отчете одна таблица, ее не нумеруют и слово «Таблица» не пишут.

4.5.5. Оформление таблиц в отчете —по ГОСТ 2.105.

4.6. Перечисления и примечания

4.6.1. Перечисления, при необходимости, могут быть приведены внутри пунктов или подпунктов. Перечисления следует нумеровать порядковой ну­мерацией арабскими цифрами со скобкой, например 1), 2), 3) и т.д., и печа­тать строчными буквами с абзацного отступа.

В пределах одного пункта или подпункта не допускается более одной группы перечислений.

4.6.2. Примечания следует помещать в отчете при необходимости поясне­ния содержания текста, таблицы или иллюстрации. Примечания размещают непосредственно после пункта, подпункта, таблицы, иллюстрации, к кото­рым они относятся, и печатают с прописной буквы с абзацного отступа.

Слово «Примечание» следует печатать с прописной буквы с абзацного от­ступа вразрядку и не подчеркивать.

4.6.3. Одно примечание не нумеруют. Несколько примечаний следует ну­меровать порядковой нумерацией арабскими цифрами с точкой, например:

Примечание.

4.7. Формулы и уравнения

4.7.1. Пояснение значений символов и числовых коэффициентов следует приводить непосредственно под формулой в той же последовательности, в которой они даны в формуле. Значение каждого символа и числового коэф­фициента следует давать с новой строки. Первую строку пояснения начинают со слова «где» без двоеточия.

4.7.2. Уравнения и формулы следует выделять из текста в отдельную стро­ку. Выше и ниже каждой формулы или уравнения должно быть оставлено не менее одной свободной строки. Если уравнение не умещается в одну строку, оно должно быть перенесено после знака равенства (=) или после знаков плюс (+), минус (-), умножения (х), деления (:), или других математических знаков.

4.7.3. Формулы в отчете следует нумеровать порядковой нумерацией в пределах всего отчета арабскими цифрами в круглых скобках в крайнем пра­вом положении на строке.

Если в отчете только одна формула или уравнение, их не нумеруют.

4.8. Ссылки

4.8.1. ссылки на источники следует указывать порядковым номером по списку источников, выделенным двумя косыми чертами.

Наряду с общим списком допускается приводить ссылки на источники в подстрочном примечании. Оформление ссылок — по ГОСТ 7.1.

4.8.2. Ссылки на разделы, подразделы, пункты, подпункты, иллюстрации, таблицы, формулы, уравнения, перечисления, приложения следует указывать их порядковым номером, например: «... в разд.4», «... по п.3.3.4», «... в подпунк­те 2.3.4.1, перечисление З», «... по формуле (3)», «... в уравнении (2)», «... на рис. 8», «... в приложении б».

Если в отчете одна иллюстрация, одна таблица, одна формула, одно урав­нение, одно приложение, следует при ссылках писать «на рисунке», «в табли­це», «по формуле», «в уравнении», «к приложении».

4.9. Титульный лист

4.9.1. Титульный лист содержит реквизиты:

1) наименование министерства (ведомства) или другого структурного об­разования, в систему которого входит организация-исполнитель, наименова­ние организации (в том числе и сокращенное);

2) индекс УДК, код ВКГ ОКП (для отчетов о НИР, предшествующих раз­работке и модернизации продукции) и номер государственной регистрации, проставляемые организацией-исполнителем, а также надпись «Инв. №» — эти данные размещаются одно под другим;

3) специальные отметки (при наличии в отчете численных данных о свой­ствах веществ и материалов в этой части представляется аббревиатура ГСССД — государственная служба стандартных справочных данных);

4) гриф согласования, гриф утверждения.

Гриф согласования состоит из слова «СОГЛАСОВАНО», должности с указанием наименования организации, ученой степени, ученого звания лица, согласовавшего отчет, его личной подписи, ее расшифровки, даты согласова­ния, печати согласующей организации.

Если согласование проводилось письмом, следует указать сокращенное наименование согласующей организации, исходящий номер и дату письма.

Гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ», должности с указа­нием наименования организации, ученой степени, ученого звания лица, ут­вердившего отчет, личной подписи, ее расшифровки и даты утверждения от­чета. Здесь же проставляется печать организации, утвердившей отчет.

Подписи и даты подписания должны быть выполнены только черными чернилами и тушью.

Элементы даты приводят арабскими цифрами в одной строке в следую­щей последовательности: день месяца, месяц, год, например: дату 1 октября 1990 г. следует оформить 01.10.90;

5) вид документа, строчными буквами с первой прописной — наименова­ние зарегистрированной НИР, прописными буквами — наименование отче­та, строчными буквами в круглых скобках — вид отчета (промежуточный или заключительный), строчными буквами с первой прописной номер книги от­чета (если наименование зарегистрированной НИР совпадает с наименова­нием отчета, его печатают прописными буквами);

6) шифр государственной научно-технической программы, шифр работы, присвоенный организацией-исполнителем;

7) должности, ученые степени, ученые звания руководителей организа­ции-исполнителя НИР, руководителей НИР, затем оставляют свободное по­ле для личных подписей и помещают инициалы и фамилии лиц, подписав­ших отчет, ниже личных подписей проставляют даты подписания (если на титульном листе не размещаются все необходимые подписи, то допускается переносить их на следующую страницу);

8) город и год выпуска отчета.

4.10. Список исполнителей

4.10.1. Фамилии и инициалы, должности, ученые степени, ученыезвания в списке следует располагать столбцом. Слева указывают должности, ученые степени, ученые звания исполнителей и соисполнителей, затем оставляют свободное поле для подлинных подписей, справа указывают инициалы и фа­милии исполнителей и соисполнителей. Возле каждой фамилии в скобках следует указывать номер раздела (подраздела) и фактическую часть работы, подготовленную конкретным исполнителем. Для соисполнителей следует указывать наименование организации-соисполнителя.

4.11. Перечень сокращений, условных обозначений, символов, единиц и терминов

Перечень должен располагаться столбцом. Слева в алфавитном порядке приводят сокращения, условные обозначения, символы, единицы и термины, справа — их детальную расшифровку.

4.12. Список использованных источников Сведения об источниках следует располагать в порядке появления ссылок на источники в тексте отчета и нумеровать арабскими цифрами с точкой.

4.13. Приложения

4.13.1. Приложения следует оформлять как продолжение отчета на его по­следующих страницах или в виде отдельной книги, располагая приложения в порядке появления на них ссылок в тексте отчета.

4.13.2. Каждое приложение должно начинаться с новой страницы и иметь содержательный заголовок, напечатанный прописными буквами. В правом верхнем углу над заголовком прописными буквами должно быть напечатано слово «ПРИЛОЖЕНИЕ».

Если приложений в отчете более одного, их следует нумеровать арабски­ми цифрами порядковой нумерацией.

4.13.3. При оформлении приложений отдельной книгой отчета на титуль­ном листе под номером книги следует писать прописными буквами слово «ПРИЛОЖЕНИЯ».

4.13.4. При необходимости текст приложений может быть разбит на раз­делы, подразделы, пункты, которые следует нумеровать в пределах каждого приложения в соответствии с требованиями подраздела 4.3.

4.13.5. Имеющиеся в тексте приложения иллюстрации, таблицы, форму­лы и уравнения следует нумеровать в пределах каждого приложения в соот­ветствии с требованиями подразделов 4.4. 4.5 и 4.7.

4.13.6. Перечисления и примечания в тексте приложения оформляют и нумеруют в соответствии с требованиями подраздела 4.6.

4.13.7. Если в качестве приложения в отчете используется документ, имеющий самостоятельное значение и оформляемый согласно требованиям к документу данного вида, его вкладывают в отчет без изменений в оригинале. На титульном листе документа в правом верхнем углу печатают слово «ПРИЛОЖЕНИЕ» и проставляют его номер, а страницы, на которых разме­щен документ, включают в общую нумерацию страниц отчета.