Создание предметного указателя

Предметный указатель представляет собой особый вид текстовой информации: текстовая информация представляет собой список понятий, терминов и определений, расположенных в алфавитном порядке, с указанием номеров страниц где встречается ключевое слово. Элементом предметного указателя является строка вида:

<Ключевое слово> <список номеров страниц>

Для создания предметного указателя необходимо найти каждое слово из списка ключевых слов «Список ключевых слов.doc» в основном документе «Основной документ.doc» и сформировать список номеров страниц, где встречаются данное слово. После этого необходимо сформировать текстовую информацию, состоящую из списка отсортированных по алфавиту ключевых слов, после которых следуют номера страниц, затем применить стили Указатель1-Указатель9 к каждому уровню и вывести текстовую информацию в основной документ.

При обнаружении ключевого слова в текст документа после данного слова вставляются специальные символы (непечатаемые знаки, которые становятся видны если включить инструмент ), которые видны только в режиме просмотра непечатаемых знаков. Таким образом, при изменении структуры текстовой информации, порядка следования материалов, ключевое слово в тексте абзаца все равно остается помеченным. Эта пометка и служит признаком включения слова в предметный указатель.

Существует два основных способа определения состава предметного указателя:

- пометка ключевых слов «вручную» – для добавления слова в предметный указатель необходимо выделить его, а затем выполнить команду Вставка ® Оглавление и указатели ® Указатель ® Пометить, где в появившемся диалоге настроить необходимые параметры и нажать Ok.

- Автопометка – поиск и выделение слов для предметного указателя специальными символами в тексте документа на основании предварительно созданного списка ключевых слов в отдельном файле – файла словаря. Для этого необходимо выполнить команду Вставка ® Оглавление и указатели ® Указатель ® Автопометка, выбрать файл содержащий список ключевых слов и нажать кнопку «Открыть». После этого во всем документе после обнаруженных ключевых слов будут вставлены специальные символы.

Рассмотрим создание предметного указателя на примере.

1. Создайте новый документ и сохраните его под именем «Основной документ.doc».

2. Введите текст, и разместите его на страницах, как указано ниже.

Текст на первой странице:

При правильной организации реклама очень эффективна и способствует быстрой бесперебойной реализации производимой продукции. При этом ускоряется возврат оборотных денежных средств предприятий, устанавливаются деловые контакты производителей с покупателями и потребителями продукции, спрос возрастает и превышает предложение, что, в свою очередь, является объективной основой расширения производства и повышения эффективности хозяйственной деятельности.

Текст на второй странице:

Реклама товаров – это не прихоть. Это естественный инструмент экономики и важный регулятор рыночной системы. Принятый курс на интенсификацию экономики, упрочение рыночных принципов, острая необходимость в решении социальных проблем, повышение качества и расширение ассортимента выпускаемой продукции поставили в области рекламной деятельности конкретные задачи, решению которых способствует организация комплекса рекламных мероприятий.

Текст на третьей странице:

Реклама возникла из естественной потребности одних людей сообщить другим те или иные сведения о производимых товарах или оказываемых услугах. Отсюда можно сделать предположение, что реклама возникла очень давно.

3. Создайте новый документ Word и сохраните его под именем «Файл словаря.doc».

В этом файле необходимо создать таблицу из двух столбцов: первый столбец будет содержать словоформу (вариант слова в тексте, например «Время», «время», «временем»), второй – слово в тексте предметного указателя, которому будет соответствовать данная словоформа. Пример:

1 2

Если необходимо ввести элемент указателя, вложенный в другой элемент (например, «временные затраты», как элемент относится к элементу указателя «время»), то необходимо во втором столбце после слова «время» поставить двоеточие («:»), а затем указать имя вложенного элемента словаря. Строка таблицы файла словаря в этом случае будет выглядеть следующим образом:

1 2

Для введенного текста создадим такой список ключевых слов в файле словаря, выраженный в табличной форме.

1 2

На экране это будет выглядеть следующим образом:

4. Сохраните документ «Файл словаря.doc».

5. Откройте документ «Основной документ.doc».

6. Переведите курсор ввода в конец документа (Ctrl+End).

7. Вставьте разрыв страницы (Ctrl+Enter) для перевода курсора ввода на другую страницу (текст предметного указателя во всех документах начинается с новой страницы).

8. Выполните команду Вставка ® Оглавление и указатели ® Указатель