Структура экономических информационных систем

Основные понятия АИС

Автоматизированная ИС – совокупность информ., экономико-математических методов и моделей, аппаратных, программных, организационных, технологических средств и специалистов.

Автоматизированная ИС предназначена для эффективной эксплуатации экономической ИС.

Экономическая информационная система (ЭИС) – комплексы функционирования, которые отражают состояние экономических объектов в процессе их развития.

Структура экономических информационных систем

Экономическая информационная система

Функциональная подсистема содержит Обеспечивающая подсистема содержит

планирование техническое обеспечение

учет лингвистическое обеспечение

анализ математическое обеспечение

контроль правовое обеспечение

мотивация

Обеспечение любой ИС – совокупность методов, средств и мероприятий, направленных на автоматическую обработку данных с помощью вычислительной техники.

Функциональная подсистема (ФП) – комплекс организационно-экономических задач управления с высокой степенью информационно-технологических связей.

Задача – некий процесс работы с информацией с четко определенным множеством входной и выходной информации (например, учет сдельной заработной платы).

Основные задачи ФП:

· Техническая подготовка производства

· Оперативное производственное планирование

· Финансово-бухгалтерская деятельность

· Управление материально-техническим снабжением

· Управление кадрами

· Бюджетирование

· Управления отношениями с клиентами

ИС офисной автоматизации (групповые). Автоматизация офиса призвана не заменить существующую традиционную систему коммуникации персонала (с ее совещаниями, телефонными звонками и приказами), а лишь дополнить ее. Используясь совместно, обе эти системы обеспечат рациональную автоматизацию управленческого труда и наилучшее обеспечение управленцев информацией. Автоматизированный офис привлекателен для менеджеров всех уровней управления в фирме не только потому, что поддерживает внутрифирменную связь персонала, но также потому, что предоставляет им новые средства коммуникации с внешним окружением.

Основные компоненты ИС офисной автоматизации:

1. База данных.Однотипные или специализированные рабочие места обеспечивают вызов одного или нескольких конкретных приложений. Общий информационный фонд представляет собой совокупность файлов документов или БД, которая концентрирует в себе данные о производственной системе фирмы. Специалисты должны владеть основными технологическими операциями по работе в среде БД.

Пример: в БД собираются сведения о ежедневных продажах, передаваемые торговыми агентами фирмы на главный компьютер, или сведения о еженедельных поставках сырья.

Информация в базу данных может также поступать из внешнего окружения фирмы.

Пример: по электронной почте ежедневное поступление сведения с биржи о курсе валют или котировках ценных бумаг, в том числе и акций самой фирмы, которые ежедневно корректируются в соответствующем массиве БД.

Совместное использование информации организуется с помощью блокировок записей и файлов. При разработке таких приложений используются многопользовательские "настольные СУБД", серверы БД для рабочих групп (NetWare SQL, Gupta SQLBase, Sybase Anywhere SQL, MS SQL Server, Informix-SE, Work­group Oracle и др.) и соответствующие инструменты разработки или системы управления документами и их инструментальные средства .Информация из БД через централизованную БД или посредством сетевой файловой системы или через электронную почту поступает на вход компьютерных приложений (программ), которые обеспечивает работникам связь друг с другом и с другими фирмами.

2. Текстовый процессор.Это вид прикладного программного обеспечения, предназначенный для создания и обработки текстовых документов. Он позволяет добавлять или удалять слова, перемещать предложения и абзацы, устанавливать формат, манипулировать элементами текста и режимами и т.д. Когда документ готов, работник переписывает его во внешнюю память, а затем распечатывает и при необходимости пере дает по компьютерной сети.

3. Табличный процессор.Он так же, как и текстовый процессор, является базовой составляющей информационной культуры любого сотрудника и автоматизированной офисной технологии. Без знания основ технологии работы в нем невозможно полноценно использовать персональный компьютер в своей деятельности. Функции современных программных сред табличных процессоров позволяют выполнять многочисленные операции над данными, представленными в табличной форме.

4. Электронный календарь.Он предоставляет еще одну возможность использовать сетевой вариант компьютера для хранения и манипулирования рабочим расписанием управленцев и других работников организации. Техническое и программное обеспечение электронного календаря полностью соответствует аналогичным компонентам электронной почты. Более того, программное обеспечение календаря часто является составной частью программного обеспечения электронной почты.

5. Электронная почта(E-mail), основываясь на сетевом использовании компьютеров, дает возможность пользователю получать, хранить и отправлять сообщения своим партнерам по сети. Электронная почта может предоставлять пользователю различные возможности в зависимости от используемого программного обеспечения.

6. Компьютерные конференции и телеконференции. Компьютерные конференции используют компьютерные сети для обмена информацией между участниками группы, решающей определенную проблему. Естественно, круг лиц, имеющих доступ к этой технологии, ограничен. Количество участников компьютерной конференции может быть во много раз больше, чем аудио- и видеоконференций.

7. Видеоконференции.Они предназначены для тех же целей, что и аудиоконференции, с применением видеоаппаратуры. Их проведение также не требует компьютера. В процессе видеоконференции ее участники, удаленные друг от друга на значительное расстояние, могут видеть на телевизионном экране себя и других участников. Одновременно с телевизионным изображением передается звуковое сопровождение. Хотя видеоконференции позволяют сократить транспортные и командировочные расходы, большинство фирм применяет их не только по этой причине. Эти фирмы видят в них возможность привлечь к решению проблем максимальное количество менеджеров и других работников, территориально удаленных от главного офиса.

7. Аудиоконференции.Они используют аудиосвязь для поддержания коммуникаций между территориально удаленными работниками или подразделениями фирмы. Наиболее простым техническим средством реализации аудиоконференций является телефонная связь, оснащенная дополнительными устройствами, дающими возможность участия в разговоре более чем двум участникам. Создание аудиоконференций не требует наличия компьютера, а лишь предполагает использование двухсторонней аудиосвязи между ее участниками.

8. Аудиопочта.Это почта для передачи сообщений голосом. Она напоминает электронную почту, за исключением того, что вместо набора сообщения на клавиатуре компьютера вы передаете его через телефон. Также по телефону вы получаете присланные сообщения. Система включает в себя специальное устройство для преобразования аудиосигналов в цифровой код и обратно, а также компьютер для хранения аудиосообщений в цифровой форме. Аудиопочта также реализуется в сети.

9. Видеотекст.Он основан на использовании компьютера для получения отображения текстовых и графических данных на экране монитора. Для лиц, принимающих решение, имеются три возможности получения информации в форме видеотекста:

• создать файлы видеотекста на своих собственных компьютерах;
• заключить договор со специализированной компанией на получение доступа к разработанным ею файлам видеотекста. Такие файлы, специально предназначенные для продажи, могут храниться на серверах компании, осуществляющей подобные услуги, или поставляться клиенту на магнитных или оптических дисках;
• заключить договоры с другими компаниями на получение доступа к их файлам видео текста.

10. Хранение изображений.В любой фирме необходимо длительное время хранить большое количество документов. Их число может быть так велико, что хранение даже в форме файлов вызывает серьезные проблемы. Поэтому возникла идея хранить не сам документ, а его образ (изображение), причем хранить в цифровой форме. Хранение изображений (imaging) является перспективной офисной технологией и основывается на использовании специального устройства – оптического распознавателя образов, позволяющего преобразовывать изображение документа или фильма в цифровой вид для дальнейшего хранения во внешней памяти компьютера. Сохраненное в цифровом формате изображении может быть в любой момент выведено в его реальном виде на экран или принтер.

11. Факсимильная связь.Эта связь основана на использовании факс-аппарата, способного читать документ на одном конце коммуникационного канала и воспроизводить его изображение на другом. Факсимильная связь вносит свой вклад в принятие решений за счет быстрой и легкой рассылки документов участникам группы, решающей определенную проблему, независимо от их географического положения.

ИС управления бизнес-процессами.В самом общем виде цель управления бизнес-процессами можно определить как создание таких механизмов, которые обеспечили бы повышение эффективности деятельности компании через непрерывное совершенствование идущих в ней процессов. Для достижения этой цели необходимо объединение средств и методов, поддерживающих в рамках единого цикла управления решение следующих задач: проектирование процессов, их внедрение (автоматизация), оперативное управление выполнением процессов, мониторинг показателей эффективности процессов, анализ статистики и выявление причин низкой эффективности процессов, постановка задачи, нацеленной на совершенствование процессов.

BPM(Business Performance Management, управление бизнес - процессами) - это класс интегрированных ИС, предназначенных для автоматизации процессов бизнес-планирования, бюджетирования, финансовой консолидации, управленческого контроля и анализа. Такие приложения обладают возможностями многопользовательского ввода информации и поддержки исполнения регламентов.

BPM - это совокупность приложений и систем, поддерживающих специализированные задачи управления "сквозными" процессами (моделирование, внедрение, оперативное управление и администрирование, мониторинг и анализ показателей эффективности), обеспечивая слаженное взаимодействие людей и ИС. По сути, BPM-приложения призваны устранить существующие функциональные ограничения систем класса ERP (ограничение по аналитическим возможностям) и OLAP (отсутствие функций прогнозирования).

В нашей стране технология начала завоевывать популярность сравнительно недавно, ранее основной упор делался на внедрение базовых технологий -финансово-учетных систем, систем класса ERP, CRM и т.п. Эта популярность во многом обусловлена тем, что внутри бизнес-подразделений, у их руководителей, сформировалась потребность в таком технологическом решении, которое обеспечило бы жесткий контроль за выполняемыми процедурами, позволило бы повысить их скорость и управляемость. Все чаще ИТ-подразделения компаний сталкиваются с задачами, формулируемыми в таких терминах, как "процесс", "маршрутизация заданий", "мониторинг загрузки сотрудников", "автоматизация сквозных процедур". Эти термины, в принципе отнюдь не новые, все же не слишком типичны для "традиционных" информационных систем, выполняющих в основном учетную и аналитическую функцию.

Технология BPM охватывает все стадии управления бизнес-процессами - от построения стратегии к моделированию бизнес-процессов, их анализу и оптимизации, далее - к внедрению, контроллингу, анализу результатов и снова к моделированию с целью совершенствования, замыкая, таким образом, цикл управления. Основное преимущество технологии BPM заключается в том, что позволяет пользователю "делать что-либо заранее известным методом, особенно на основе специальных знаний". Эта технология позволяет лицам, принимающим решения, лучше понять эффективность их бизнеса за счет того, что она позволяет связать ежедневную деятельность с общей стратегией корпорации. Обладая этой специальной информацией, они могут принимать решения, направленные на достижение успеха, улучшая свои возможности в прогнозировании эффективности работы компании и достижении стратегических целей.

BPM-системы не ограничиваются только моделированием и автоматизацией бизнес-процессов, но и включают в себя полный спектр отчетности (как оперативной, так и аналитической), управление вовлеченными в процессы пользователями и широкие возможности интеграции с другими приложениями, вплоть до того, чтобы рассматривать BPM-систему как единую процессно-ориентированную интеграционную платформу для всех приложений на предприятии.

BPM-системы позволяют менеджерам донести свои планы в отношении эффективности до остальных работников, которые, таким образом, могут узнать о реальном положении дел в организации. Работники, в свою очередь, могут выявлять пробелы в эффективности работы компании, а также принимать и поддерживать решения, касающиеся ежедневной деятельности.

Автономное приложение для бюджетирования обеспечивает поддержку взаимодействия пользователей, за счет чего может сократиться время на завершение годового бюджетного цикла. Тем не менее, бюджетные приложения, являющиеся частью интегрированного комплекса приложений, обладают следующими дополнительными преимущества:

• интеграция со стратегическими приложениями (планирования и карт сбалансированных показателей) поддерживает преобразование стратегических корпоративных целей в специальные финансовые цели, что обеспечивает основу для процесса бюджетирования.
• интеграция с планированием на уровне процессов гарантирует, что кадровые планы и планы загрузки производственных мощностей будут связаны с операционным бюджетом.
• интеграция с ПО моделирования и прогнозирования обеспечивает более высокий уровень прогнозирования финансового положения до завершения квартала, тем самым появляется возможность внести корректировки и изменить результат.

· интеграция с основными финансовыми инструментами позволяет выполнять сравнение бюджета с фактическими расходами и доходами, чтобы сравнить текущее положение с намеченными целями.

Примеры использования ВМР(Business Performance Management).Существует множество примеров того, как решения BPM могут реально помочь компаниям. Ниже рассмотрены только две проблемных области, в которых средства управления эффективностью бизнеса могут оказать непосредственное влияние на его функционирование.

Человеческий фактор.Проведение поиска на тему "Ошибки в электронных таблицах" с помощью системы Goggle дало 147 000 результатов. Компания PricewaterhouseCoopers провела исследование больших электронных таблиц клиентов и обнаружила, что 90 процентов из них содержали существенные ошибки. Более того, цена этих ошибок составляла от 10 до 100 тысяч долларов на каждое принимаемое решение в месяц. Значимость этого исследования возрастает, если знать, что 73 процента средних компаний используют электронные таблицы и с их помощью вручную осуществляют бюджетирование, планирования и прогнозирования.

Несколько типичных примеров:

• в 2003 г . TransAlta Corp. потеряла 24 миллиона долларов прибыли, так как неразбериха с заявками привела к тому, что компания получила больше контрактов, чем она рассчитывала, и по более высокой цене. Дело в том, что электронная таблица компании содержала не согласующиеся между собой заявки на контракты. Это, говоря буквально, была ошибка процедуры "вырезать-вставить" в таблице Excel, которую не обнаружили при окончательной сортировке и ранжировании заявок перед их представлением.
• в мае 2004 г . университет Толедо потерял 2,4 миллиона долларов ожидаемого дохода. Официальный прогноз предсказывал 10-процентное снижение количества аспирантов, но в формуле электронной таблицы по ошибке был указан рост, в результате чего руководство переоценило количество студентов и, соответственно, доход. Для того, чтобы обезопасить себя в будущем, руководство решило осуществить системные изменения, так как продолжительные финансовые проблемы вынудили их до минимума сократить штат сотрудников.

Более глубокое понимание бизнеса.В условиях растущих цен, меняющегося законодательства и постоянных реорганизаций компания Mercy Health Partners хотела найти способ лучше контролировать и анализировать свои финансы. Их целью было - удержать расходы при расширении сети медицинских услуг.

Финансисты компании осознавали, что для выполнения стратегических целей им необходимо улучшить процессы бюджетирования и планирования (осуществлявшиеся с помощью электронных таблиц). Внедрив автоматизированное приложение бюджетирования и планирования, компания сократила процесс подготовки бюджета на 30 человеко-дней, что позволило лицам, принимающим решения, сосредоточиться на анализе данных с целью сдерживания цен и долгосрочного планирования.

Менеджер, занимающийся поставками, смог лучше ориентироваться в своем реестре, сравнивать закупочные цены и увидеть покупательную силу сети. Эта информация усилила его позиции на переговорах и дала возможность улучшить управление товарно-материальными запасами, что, в свою очередь, привело к потенциальному снижению операционных затрат на 1 миллион долларов. Новые средства бюджетирования и планирования объединили людей, процессы и информацию для того, чтобы ежедневная деятельность компании работала на достижение ее стратегических целей.