Контроль и регулирование стоимости в проекте

Контроль и регулирование стоимости в проекте включает:

1) мониторинг исполнения бюджета проекта с целью выявления отклонений фактических затрат от планируемых;

2) внесение соответствующих изменений в бюджет проекта;

3) информирование всех заинтересованных участников проекта о внесенных в бюджет изменениях;

4) прогнозируемая оценка стоимости проекта.

Как отмечалось выше, основным эталонным документом, по отношению к которому происходит сравнение фактических результатов, является утвержденный бюджет проекта.

Существуют два основных метода контроля и регулирования стоимости проекта:

1) традиционный метод;

2) метод освоенного объема.

Традиционный метод использует следующие понятия (или показатели):

1) плановые (или бюджетные) затраты (БЗ) – это бюджетная стоимость работ, запланированных в соответствии с расписанием или количество ресурса, предполагаемое для использования к текущей дате (текущая дата – это дата на которую имеется фактическая информация);

2) фактические затраты (ФЗ) – это стоимость фактически выполненных работ на текущую дату или количество ресурса, фактически потраченного на выполнение работ до текущей даты.

Проиллюстрируем на графике. Пусть мы имеем бюджет в виде линейной диаграммы кумулятивных затрат.

Отклонение по затратам составляет:

ОЗ = ФЗ – БЗ.(6.1)

В зарубежной практике контроля стоимости проекта существует определенная терминология и соответствующая ей аббревиатура:

плановые (бюджетные) затраты – BCWS (Budgeted Cost of Work Scheduled);

фактические затраты – ACWP (Actual Cost of Work Performed);

освоенный объем – BCWP (Budgeted Cost of Work Performed).

Основной недостаток традиционного метода заключается в том, что он не оперирует временем, т.е. графиком выполнения работ. При этом здесь нет связи с расписанием работ.

Метод освоенного объема основан на анализе соотношения фактических и плановых затрат, исчисленных на фактический объем работ, который выполнен к определенной дате. При этом методе, кроме двух указанных выше показателей, используется показатель освоенного объема.

Освоенный объем – это плановая стоимость фактически выполненных работ или количество ресурса, запланированное на фактически выполненный объем работ к текущей дате. Освоенный объем не зависит от фактически произведенных затрат по работе.

Поскольку метод освоенного объема (назовем его ОО) учитывает фактор времени, то он позволяет определить как реальные отклонения по затратам, так и отставания по графику выполнения работ, то есть по расписанию.

Отклонения по затратам составляют:

ОЗ = ФЗ – ОО. (6.2)

Отклонения по расписанию:

ОР = БЗ – ОО. (6.3)

Прогнозируемая оценка стоимости проекта выполняется в процессе контроля и регулирования его стоимости. При этом используется как традиционный метод, так и метод освоенного объема.

Существуют следующие варианты прогнозной оценки конечной стоимости проекта:

1) фактические затраты на текущую дату плюс оставшаяся часть бюджета. Этот подход используется в том случае, если текущие изменения рассматриваются как нетипичные и команда проекта предполагает, что подобные изменения в будущем больше не проявятся;

2) фактические затраты на текущую дату плюс оставшаяся часть бюджета, скорректированная на некий фактор, например, на индекс изменения цен. Этот подход используется в том случае, если текущие отклонения рассматриваются командой проекта как типичные для будущего развития проекта;

3) фактические затраты на текущую дату плюс новая смета на оставшуюся часть проекта. Данный подход используется в том случае, если предыдущая практика выполнения проекта показала, что изначальные сметы были принципиально неверны или что они больше не могут действовать по причине изменения условий.

В результате контроля и регулирования стоимости в проекте формируется модифицированный (т.е. пересмотренный) бюджет проекта, который доводится до соответствующих участников проекта. После завершения всех работ по проекту в качестве итогового документа составляется фактический бюджет, в котором отражаются реальные фактические затраты на выполнение работ по проекту.

Все основные результаты процесса управления стоимостью проекта (т.е. динамика стоимостных показателей при корректировке бюджета, причины изменения стоимости и принятые меры) должны быть документированы таким образом, чтобы стать частью архивной базы данных этого проекта.