Страницы текста нумеруются арабскими цифрами посередине

Верхнего поля.

Отметка о наличии приложений

Отметка о приложении используется при оформлении сопроводительных писем и приложений к приказам, распоряжениям, планам, программам, отчетам, договорам, положениям, правилам, инструкциям и др. документам.

В сопроводительных письмах отметка о приложении оформляется под текстом письма от границы левого поля. Если приложение

названо в тексте письма, в отметке о приложении указывается количество листов и количество экземпляров приложения:

Приложение: на 3 л. в 1 экз.

При наличии нескольких приложений в отметке о приложении они

нумеруются, указываются наименования каждого приложения, количество листов и количество экземпляров:

Приложение:

1. Заключение на проект ... на 3 л. в 2 экз.

2. Справка о доработке ... на 2 л. в 1 экз.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается.

Если приложение направляют не во все указанные в документе

адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 1 экз. только в первый адрес.

Если приложениями к сопроводительному письму являются документы, содержащие информацию конфиденциального характера, например, служебную тайну, отметка о приложении оформляется

следующим образом: Приложение:

Справка о неплатежеспособных предприятиях, для служебного

пользования, рег. № 26-дсп, на 2 л. в 1 экз.

На приложениях справочного характера к приказам, распоряжениям, правилам, инструкциям, положениям, планам, программам, договорам и др. документам отметка о приложении

проставляется на первом листе приложения в правом верхнем углу. Если приложений несколько, они нумеруются (Приложение №1, Приложение № 2). Если приложение одно, оно не нумеруется. В отметке о приложении указывается наименование вида основного документа, его дата и номер:

Приложение № 2 к Приказу Росархива

от 15.03.2009 N 35

Если приложением к документу (например, к приказу) является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция, регламент и др.), в верхнем правом углу проставляется отметка о приложении, ниже – гриф утверждения документа, например:

Приложение №1

УТВЕРЖДЕН

Приказом Росархива от 12.11.2009 № 125

Гриф согласования

Согласование проекта документа с другими государственными органами власти и организациями, интересы которых в нем затрагиваются, оформляются грифом согласования. Проект документа может быть согласован непосредственно должностным лицом, протоколом коллегиального органа или служебным письмом.

Например:

СОГЛАСОВАНО

Заместитель Министра юстиции Российской Федерации

Подпись И.О. Фамилия Дата

СОГЛАСОВАНО

Письмо Минкультуры России

от 26.09.2009 № 01-18/115

Гриф согласования оформляется под реквизитом “Подпись” ближе к нижнему полю документа.

Если содержание документа затрагивает интересы нескольких

организаций, грифы согласования могут располагаться на отдельном

листе согласования. На основном документе в месте, предусмотренном для расположения грифов согласования, делается отметка “Лист согласования прилагается”.

Согласование документа осуществляется с:

- вышестоящими органами в случаях, предусмотренных законодательством;

- федеральными органами исполнительной власти, интересы

которых затрагивает содержание документа;

- органами власти, осуществляющими государственный контроль (надзор) в определенной области (экологический, пожарный и т.п.);

- подведомственными организациями;

- при необходимости, с общественными организациями.

Виза

Согласование проекта документа с должностными лицами и специалистами федерального органа исполнительной власти оформляется визой.

Виза включает в себя личную подпись, расшифровку подписи

(инициалы, фамилия) и дату. При необходимости указывается наименование должности лица, визирующего документ, например:

Руководитель Юридического департамента

Подпись И.О. Фамилия Дата

На проектах законодательных актов визы проставляются на лицевой стороне проекта документа. На проектах актов Президента

Российской Федерации, актов Правительства Российской Федерации визы проставляются на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра проекта документа.

На документах, подлинники которых помещаются в дела

федерального органа исполнительной власти, визы проставляются на оборотной стороне последнего листа документа (приказы, распоряжения и др.).

В служебных письмах визы проставляются на копии документа, помещаемой в дело федерального органа исполнительной власти, или на оборотной стороне последнего листа подлинника, если письмо пересылается адресату по факсимильной связи без досылки подлинника по почте.

На внутренних информационно-справочных документах (докладных, служебных, аналитических записках, справках и др.)

визы проставляются на лицевой стороне последнего листа документа под подписью, ближе к нижнему полю.

Допускается полистное визирование документа и его приложений.