Проблемы комплектования и экспертизы ценности документов в рамках современного законодательства

Комплектование архива – это систематическое пополнение архивов документами, соответствующими его профилю.[6]

Систематическое пополнение архива документами Архивного фонда Российской Федерации включает:

– определение источников комплектования архива;

– определение состава архивных документов, подлежащих приему в
архив;

– прием-передачу архивных документов в архив.

В соответствии с «Правилами» источниками комплектования выступают:

1) государственные органы и органы местного самоуправления;

2) организации и граждане, в процессе деятельности которых образуются документы Архивного фонда Российской Федерации;

3) негосударственные организации, а также граждане (на основании до-говора);

4) негосударственные организации, временно хранящие документы АФ РФ, относящиеся к федеральной собственности, собственности субъектов Российской Федерации или муниципальной собственности, включаются в списки источников комплектования тех архивов, источниками комплектования которых являлись их предшественники – государственные и муниципальные организации.

Документы Архивного фонда Российской Федерации, находящиеся в государственной или муниципальной собственности, по истечении сроков их временного хранения передаются на постоянное хранение в соответствующие государственные и муниципальные архивы.

Документы Архивного фонда РФ организаций, расположенных на территории субъекта Российской Федерации, могут передаваться в государственные архивы субъекта Российской Федерации на основании договора между органом или организацией, передающими указанные документы, и уполномоченным органом исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела.

Документы Архивного фонда Российской Федерации, находящиеся в частной собственности, поступают в государственные и муниципальные архивы, музеи, библиотеки, организации Российской академии наук на основании договоров между этими архивами, музеями, библиотеками, организациями Российской академии наук и собственниками указанных документов.

Государственным органам, органам местного самоуправления, государственным и муниципальным организациям, в соответствии с Федеральным законом «Об архивном деле в РФ» запрещается передавать образовавшиеся в процессе их деятельности документы Архивного фонда Российской Федерации в музеи, библиотеки, организации Российской академии наук и негосударственные организации.

Отнесение к источникам комплектования архива производится на основании критериев:

1) для организаций:

– функционально-целевого назначения организации (для группы организаций, выполняющих аналогичные функции, используется форма выборочного приема);

– полноты отражения информации о деятельности организации в архивных фондах других организаций;

2) для граждан:

– вклад гражданина в развитие науки, культуры и других областей деятельности;

– его роль в качестве участника, очевидца выдающихся событий в жизни общества;

– родственные, дружеские, творческие связи гражданина, место работы, занимаемая должность;

– типичность его архивных документов для эпохи (документы «рядовых» граждан);

– состав и содержание собранных гражданином архивных документов.

Списки источников комплектования составляются архивом на основании законодательства об архивном деле в Российской Федерации, «Правил»,
а также рекомендаций специально уполномоченного федерального органа исполнительной власти в сфере архивного дела, подготовленных самостоятельно или совместно с другими федеральными органами исполнительной власти, в том числе осуществляющими депозитарное хранение документов АФ РФ.

Архивы могут комплектоваться архивными документами российского происхождения, находящимися по различным причинам за пределами Российской Федерации, и (или) архивными документами зарубежного происхождения, имеющими значение для России.

Прием полученных из-за рубежа архивных документов в архив осуществляется в соответствии с договором между собственником или владельцем указанных документов и архивом о продаже, дарении подлинных документов или их копий, обмене копиями документов. Заключение договора осуществляется с учетом законодательства соответствующей страны. В договоре могут оговариваться особые условия использования передаваемых архивных документов. Прием оформляется актом приема-передачи документов на хранение.

Архивные документы, поступившие из-за рубежа в виде подлинников или копий на правах подлинников, принятые на постоянное хранение в архив, независимо от их происхождения, включаются в состав Архивного фонда Российской Федерации и подлежат государственному учету.

Архивные документы включаются в состав Архивного фонда Российской Федерации на основании экспертизы ценности документов.

Экспертиза ценности документов – это изучение документов на основе критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и их отбора на постоянное хранение.

Включение документов в состав Архивного фонда Российской Федерации осуществляется на основе комплексного применения критериев их происхождения, содержания, внешних особенностей.

При включении документов в состав Архивного фонда Российской Федерации используется также форма повидового или группового выборочного приема документов.

Решение научно-методических вопросов, связанных с экспертизой ценности документов и включением их в состав Архивного фонда Российской Федерации, а также с определением в его составе особо ценных документов, в том числе уникальных документов, осуществляется центральной экспертно-проверочной комиссией федерального органа исполнительной власти в сфере архивного дела.

Экспертиза ценности документов осуществляется уполномоченным органом исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела, архивом совместно с собственником или владельцем архивных документов в соответствии с критериями, установленными в п. 4.3 «Правил».

При проведении экспертизы ценности документов и определении сроков их хранения архив руководствуется перечнями типовых архивных документов с указанием сроков хранения; перечнями документов государственных органов РФ, с указанием сроков хранения.

Включение документов, находящихся в частной собственности, в состав Архивного фонда Российской Федерации осуществляется на основании экспертизы ценности документов и оформляется договором между собственником или владельцем архивных документов и архивом. В данном договоре указываются обязанности собственника или владельца архивных документов по хранению, учету и использованию документов Архивного фонда Российской Федерации.

Экспертиза ценности документов в архиве проводится:

– по истечении сроков временного хранения архивных документов, в том числе документов по личному составу, поступивших в архив от ликвидированных государственных органов, органов местного самоуправления и организаций;

– при поступлении в архив в исключительных случаях документов в неупорядоченном состоянии;

– в случае безвозвратного вывоза архивных документов за рубеж.