Формы хранения документов в соответствии с современным архивным законодательством

Порядок хранения документов регламентируется следующими документами:

1. Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

2. Основные правила работы архивов организации, одобреные решением Росархива от 06.02.2002.

3. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденый Федеральной архивной службой России 06.10.2000.

4. Федеральный закон об Акционерных Обществах в РФ.

Федеральным законом «Об архивном деле в РФ» прописаны основные формы хранения архивных документов.

К постоянному хранению документов АФ РФ относится хранение документов Архивного фонда Российской Федерации без определения срока
(бессрочное).

Временное хранение архивных документов – это хранение архивных документов до их уничтожения в течение сроков, установленных нормативными правовыми актами.

Депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации – это хранение документов АФ РФ федеральными органами исполнительной власти и организациями в течение сроков и на условиях, определенных соответствующими договорами между ними и официально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти.

В соответствии со статьей 18 закона «Об архивном деле в РФ» документы Архивного фонда Российской Федерации, находящиеся в государственной собственности, хранятся:

1) постоянно – в государственных архивах, музеях, библиотеках и организациях Российской академии наук;

2) временно – в государственных органах, государственных организациях, создаваемых ими архивах в течение установленных сроков, а также в муниципальных архивах в случае наделения органа местного самоуправления муниципального района или городского округа отдельными государственными полномочиями по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов, относящихся к государственной собственности и находящихся на территории муниципального образования.

Депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся в федеральной собственности, осуществляют федеральные органы исполнительной власти и организации, перечень которых устанавливается Правительством Российской Федерации.

Сроки и условия депозитарного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и использование указанных документов устанавливаются в договорах, заключаемых федеральными органами исполнительной власти или организациями со специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти.

Документы Архивного фонда Российской Федерации, находящиеся в муниципальной собственности, хранятся:

1) постоянно – в муниципальных архивах, музеях и библиотеках;

2) временно – в органах местного самоуправления, муниципальных организациях и создаваемых ими архивах в течение установленных сроков.

Документы Архивного фонда Российской Федерации, находящиеся в частной собственности, могут храниться их собственниками или владельцами самостоятельно или могут быть переданы по договору на хранение в государственный или муниципальный архив, библиотеку, музей, а также в организацию Российской академии наук. При этом условия хранения этих документов определяются их собственниками или владельцами с соблюдением норм законодательства РФ об архивном деле.

В Федеральном законе устанавливаются следующие сроки временного хранения документов АФ РФ до их поступления в государственные и муниципальные архивы (статья 22):

1) для включенных в установленном порядке в состав АФ РФ документов федеральных органов государственной власти, иных государственных органов РФ, а также для включенных в установленном порядке в состав АФ РФ документов государственных внебюджетных фондов и федеральных организаций – 15 лет;

2) для включенных в установленном порядке в состав АФ РФ документов органов государственной власти, иных государственных органов и организаций субъектов РФ – 10 лет;

3) для включенных в установленном порядке в состав АФ РФ документов органов местного самоуправления и муниципальных организаций – 5 лет;

4) для включенных в установленном порядке в состав АФ РФ отдельных видов архивных документов:

а) записей актов гражданского состояния – 100 лет;

б) документов по личному составу, записей нотариальных действий, похозяйственных книг и касающихся приватизации жилищного фонда документов – 75 лет;

в) проектной документации по капитальному строительству – 20 лет;

г) технологической и конструкторской документации – 20 лет;

д) патентов на изобретение, полезную модель, промышленный образец – 20 лет;

е) научной документации – 15 лет;

ж) кино- и фотодокументов – 5 лет;

з) видео- и фонодокументов – 3 года.

По результатам экспертизы ценности документов, сроки временного хранения которых истекли, составляется акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, и в установленном порядке вносятся изменения в учетные документы архива. Подлежащие уничтожению архивные документы передаются на переработку (утилизацию) и снимаются с учета в установленном порядке.

В исключительных случаях сроки временного хранения документов АФ РФ могут быть продлены по просьбе источников комплектования архива при необходимости практического использования архивных документов или отсутствия у архива возможности для приема указанных документов в сроки, установленные законодательством Российской Федерации.

Продление указанных сроков осуществляется:

– для источников комплектования федеральных архивов – решением экспертно-проверочной комиссии (ЭПК) федеральных архивов;

– для источников комплектования других архивов – решением ЭПК уполномоченных органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации в сфере архивного дела;

– для источников комплектования Архива Российской академии наук – решением ЭПК этого архива.

Сроки временного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации в негосударственных организациях определяются в договоре между архивом и собственником или владельцем указанных документов.

Обособленному хранению подлежат следующие архивные документы: секретные; уникальные; имеющие в оформлении или приложении к ним драгоценные металлы и камни; на нитрооснове; пораженные биологическими вредителями; переданные по договору на хранение в архив и не отнесенные к составу Архивного фонда Российской Федерации.

Размещение секретных архивных документов осуществляется в соответствии с требованиями нормативных документов по обеспечению режима секретности в Российской Федерации.