Организация документов Архивного фонда Российской Федерации

Правовые нормы федерального законодательства призваны обеспечить соблюдение на всей территории Российской Федерации единых принципов организации архивного дела, хранения, использования, комплектования и учета архивных документов.

Архивы в своей деятельности используют Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации», «Правила организации хранения,
комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук», «Положение об Архивном фонде Российской Федерации», другие нормативные акты федеральных органов государственной власти и субъектов государственной власти, а также нормативные акты, если они по законодательству имеют непосредственное отношение к деятельности архивов и хранимой документации.

В состав Архивного фонда РФ входят находящиеся на территории Российской Федерации архивные документы независимо от источника их происхождения, времени и способа создания, вида носителя, форм собственности и места хранения, в том числе юридические акты, управленческая документация, документы, содержащие результаты научно-исследовательских, опытно-конструкторских и технологических работ, градостроительная документация, кино-, фото-, видео- и фонодокументы, электронные и телеметрические документы, рукописи, рисунки, чертежи, дневники, переписка, мемуары, копии архивных документов на правах подлинников, а также архивные документы государственных организаций, находящихся в иностранных государствах.

Решение научно-методических вопросов, связанных с экспертизой ценности документов и включением их в состав Архивного фонда Российской Федерации, а также с определением в его составе особо ценных документов, в том числе уникальных документов, осуществляется центральной экспертно-проверочной комиссией федерального органа исполнительной власти.

Специально уполномоченный Правительством Российской Федерации федеральный орган исполнительной власти утверждает перечни типовых архивных документов с указанием сроков их хранения.

Решение вопросов о включении в состав Архивного фонда Российской Федерации конкретных документов осуществляется экспертно-проверочными комиссиями федеральных государственных архивов и уполномоченных органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела в пределах их компетенции.

Экспертиза ценности документов осуществляется уполномоченным органом исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела, государственным, муниципальным архивом совместно с собственником или владельцем архивных документов. Экспертизе ценности документов подлежат все документы на носителях любого вида, находящиеся в федеральной собственности, собственности субъекта Российской Федерации или муниципальной собственности. До проведения экспертизы ценности документов их уничтожение запрещается.

Включение документов, находящихся в частной собственности, в состав Архивного фонда Российской Федерации осуществляется на основании экспертизы ценности документов и оформляется договором между собственником или владельцем архивных документов и государственным или муниципальным архивом (органом местного самоуправления муниципального района, городского округа), музеем, библиотекой, либо организацией Российской академии
наук.

В данном договоре указываются обязанности собственника или владельца архивных документов по хранению, учету и использованию документов Архивного фонда Российской Федерации.

В «Правилах организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» (далее – «Правила») дано понятие «организация хранения архивных документов».

Под организацией хранения архивных документов в архивохранилище понимается система мероприятий, включающая в себя рациональное размещение архивных документов, контроль за их движением и физическим состоянием, копирование архивных документов с целью создания страхового фонда и фонда пользования, восстановление (реставрацию) первоначальных или близких к первоначальным свойств и внешних признаков архивных документов, подвергшихся повреждению, либо разрушению.

В архиве документы Архивного фонда Российской Федерации и другие архивные документы организуются по исторически и (или) логически связанным совокупностям – архивным фондам.

По отношению к некоторым видам архивных документов допускается их нефондовая организация.

Среди разновидностей архивного фонда бывают:

– архивный фонд государственного органа, органа местного самоуправления, организации, состоящий из образовавшихся в процессе их деятельности документов Архивного фонда РФ и других архивных документов;

– объединенный архивный фонд, состоящий из документов АФ РФ и других архивных документов, имеющих между собой исторически и/или логически обусловленные связи, созданных в процессе деятельности двух или более организаций, а также граждан;

– архивный фонд личного происхождения (семьи, рода), состоящий из архивных документов, включенных в состав АФ РФ, созданных в процессе жизни и деятельности отдельного гражданина, семьи, рода.

К архивному фонду также приравнивается совокупность отдельных документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, созданных в процессе деятельности разных источников комплектования архива (фондообразователей), объединенных по одному или нескольким признакам (тематическому, номинальному, объектному, авторскому, хронологическому и другим).

В составе Архивного фонда Российской Федерации выделяются особо ценные документы, имеющие непреходящую культурно-историческую и научную ценность, особую важность для общества и государства, и в отношении которых устанавливается особый режим учета, хранения и использования.

По категориям доступа архивные документы делятся на:

– открытые;

– ограниченного доступа;

– хранящиеся на особых условиях доступа к ним.