Инвентаризация кассы. Инвентаризация кассы проводится в соответствии с приказом №49 Минфина РФ от 13.06.1995 "Об утверждении методических указаний по инвентаризации имущества

Инвентаризация кассы проводится в соответствии с приказом №49 Минфина РФ от 13.06.1995 "Об утверждении методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств" и Порядком ведения кассовых операций. Цель инвентаризации - проверка правил хранения наличных денег, оформления первичной и вторичной учетной документации, соответствие остатка в кассовой книге фактическому остатку в кассе.

Проведение инвентаризации обязательно в случаях:

• при смене кассира
• при выявлении недостач и хищений
• перед составлением годовой отчетности.

В остальных случаях сроки проведения инвентаризации устанавливает руководитель организации в Приказе о проведении инвентаризации, также в Приказе назначается комиссия для проведения инвентаризации (представители руководства, бухгалтерии, службы аудита).

Инвентаризация начинается с проверки учетного остатка, отраженного в отчете кассира, фактическому наличию денег в кассе. Если фактический остаток больше учетного, то в кассе имеется излишек, который должен быть признан в составе внереализационных доходов организации. В обратном случае в кассе недостача, которая должна быть взыскана за счет кассира.

По результатам инвентаризации составляется Акт по форме Инв-15, на основании которого в бухгалтерии делают проводки:
Дебет 50 Кредит 91-1 - на сумму излишка
Дебет 94 Кредит 50 - на сумму недостачи
Дебет 73 Кредит 94 - недостача отнесена на кассира

С января будущего года вступит в силу Положение о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой банка России на территории Российской Федерации (утверждено Банком России 12.10.11 № 373-П). Положение обязывает соблюдать кассовую дисциплину не только организации, но и индивидуальных предпринимателей. Другие нововведения касаются лимита кассы, выдачи подотчетных сумм и оборудования кассовых помещений.

Вводная часть

До конца 2011 года документом, регламентирующим вопросы кассовой дисциплины, является Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации* (далее — прежний Порядок). (О правилах, установленных прежним Порядком, см. «Соблюдаем кассовую дисциплину»).

С января 2012 года начнет действовать Положение о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой банка России на территории Российской Федерации (далее — новое Положение). При этом прежний Порядок формально не отменен. Но фактически применять его в будущем году и далее не следует.

Лимит остатка кассы не нужно утверждать в банке

В новом Положении, как и в прежнем Порядке ведения кассовых операций, предусмотрена обязанность по соблюдению лимита остатка наличных денежных средств. Но есть одно существенное новшество. Если раньше максимально допустимую величину утверждал банк, то теперь компании и предприниматели делают это самостоятельно.

Размер лимита закрепляется распорядительным документом, например, приказом руководителя. Этот документ хранится в организации или у ИП в порядке, который они сами для себя установили.

Что касается сотрудников банка, то отныне они не вправе отклонить или одобрить размер лимита. Однако за ними сохранились полномочия по контролю за соблюдением кассовой дисциплины, в том числе, за превышением лимита. Это следует из пункта 2.14 Положения о правилах организации наличного денежного обращения на территории российской федерации от 05.01.98 № 14-П**. Банки по-прежнему должны проверять своих клиентов не реже одного раза в два года.

Новые формулы для расчета лимита

Изменились правила расчета величины кассового лимита. Раньше бухгалтеры заполняли форму 0408020***, где выводили среднедневную и среднечасовую выручку, среднедневной расход и сообщали некоторые другие сведения. В частности, перечисляли, на какие нужды организация планирует расходовать наличные деньги. Затем указывали цифру, которую просили банк утвердить в качестве лимита.

Теперь лимит необходимо определять по одной из двух формул.

Если организация получает наличную выручку, то лимит равен выручке за некий период времени, разделенной на количество рабочих дней в этом периоде и умноженной на период времени между сдачей в банк наличных денег.

К примеру, компания работает с понедельника по пятницу, и за неделю получает 1 000 000 руб. Деньги в банк сдаются один раз в три дня, не считая суббот и воскресений. Тогда лимит будет равен 600 000 руб. (1 000 000 руб. : 5 раб. дн. х 3 раб. дн.).

Если у компании нет наличной выручки, то лимит рассчитывается исходя из объема выданных денег (за исключением зарплаты, стипендий и прочих выплат персоналу) за определенный период. Этот показатель нужно разделить на количество рабочих дней в периоде и умножить на количество рабочих дней между получением денег в банке.

К примеру, организация работает с понедельника по пятницу и тратит за неделю 2 000 000 руб. Деньги снимаются со счета в банке один раз в два дня, не считая суббот и воскресений. Тогда лимит составит 800 000 руб. (2 000 000 руб. : 5 раб. дн. х 2 раб. дн.).

В Положении не говорится, как определить период получения выручки или период выдачи денег, необходимые для расчета лимита. Это может быть неделя (как в наших примерах), месяц, квартал и так далее. Организации и предприниматели должны сделать выбор исходя из особенностей своего бизнеса.

В каких случаях можно превысить лимит

Расширен перечень ситуаций, при которых можно превысить лимит кассы.

Согласно прежнему Порядку ведения кассовых операций деньги сверх лимита можно было хранить только в дни выдачи зарплаты, стипендии и социальных пособий.

В новом Положении назван еще один повод. Это ситуация, когда организация или ИП работает и получает наличную выручку в выходные и праздники. Поскольку банки в такие дни закрыты, лимит кассы разрешено превысить.

Кроме того, увеличен предельный срок, в течение которого можно превышать лимит в «зарплатные» дни. Раньше он составлял три дня (в районах Крайнего Севера — пять дней), включая дату получения денег в банке.

Сейчас руководитель или предприниматель вправе самостоятельно установить срок выплаты зарплаты и указать в платежной ведомости (форма 0301011) или в расчетно-платежной ведомости (форма 0301009). Главное, чтобы срок не превышал пяти рабочих дней, включая день получения наличных в банке. Таким образом, сверхлимитные деньги на зарплату можно хранить до пяти рабочих дней включительно.

Добавим, что прежний Порядок разрешал расходовать наличную выручку исключительно на оплату труда, закупку сельхозпродукции, а также на скупку тары и вещей у населения. В новом Положении подобных ограничений нет. Другими словами, компании и предприниматели вольны тратить наличность на любые цели по собственному усмотрению.

Помещение кассы можно не оборудовать

До принятия нового Положения кассу приходилось оборудовать определенным образом: устанавливать сейф, делать специальное окошко для выдачи денег и пр. Все необходимые атрибуты перечислены в приложении № 3 к прежнему Порядку ведения кассовых операций. За невыполнение налоговики могли оштрафовать по статье 15.1 КоАП РФ. Правда, такие санкции, как правило, удавалось оспорить в суде (см., например, постановление ФАС Поволжского округа от 15.12.10 № А55-8367/2010).

Начиная с 2012 года подобные конфликты будут исключены, поскольку новое Положение дает компаниям и ИП полную свободу. Так, пункт 1.11 гласит: «Мероприятия по обеспечению сохранности наличных денег при ведении кассовых операций, хранении, транспортировке, порядок и сроки проведения проверок фактического наличия наличных денег определяются юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем».

Как оформить кассовые документы

В новом Положении четко прописано, кто должен вести кассу и подписывать кассовые документы. Этим занимается кассир, наделенный соответствующими должностными правами и обязанностями и ознакомленный с ними под роспись. При наличии нескольких кассиров один из них назначается старшим.

Допускается и другой вариант, при котором кассовые операции совершает сам руководитель.

Кассовые документы можно заполнять одним из двух способов: либо на бумаге, либо с применением технических средств, в частности, компьютера. При «компьютерном» способе получаются электронные кассовые документы, которые необходимо распечатать на бумаге.

Приходный кассовый ордер (форма 0310001) подписывается главбухом или простым бухгалтером, а при их отсутствии — руководителем или кассиром. Если кассой занимается сам директор, то на ПКО будет стоять только его подпись.

Расходный кассовый ордер (форма 0310002) подписывается руководителем, а также главбухом или простым бухгалтером. При отсутствии бухгалтеров на «расходнике» должны стоять автографы руководителя и кассира. Если кассу ведет директор, то на РКО достаточно одной его подписи.

Кассовая книга (форма 0310004), заполняемая в бумажном виде, брошюруется до начала ее ведения. Тогда же в ней проставляются номера страниц. Надпись о количестве листов скрепляется печатью и подписями директора или предпринимателя, а также главбуха.

Если кассовая книга заполняется в электронном виде, то листы нумеруются автоматически, начиная с 1 января каждого года. В конце дня лист «электронной» кассовой книги нужно распечатать в двух экземплярах. Брошюровать такие листы и заверять надпись о количестве листов необходимо не реже, чем раз в год.

Книгу учета выданных и принятых кассиром денежных средств (форма 0310005) надо вести только в случае, когда в организации несколько кассиров. Если документ заполняется в электронном виде, то после каждой передачи денег старший кассир и кассир должны скреплять операцию электронными цифровыми подписями. В конце каждого дня листы книги следует распечатать, а затем, не реже, чем раз в год, сброшюровать и заверить надпись о количестве листов.

К тому же по новому Положению у кассира перед глазами должны быть образцы подписей руководителя, главбуха и бухгалтеров, подписывающих приходные и расходные ордеры. И перед каждым принятием денег и перед каждой выдачей кассир обязан сличать автографы на ПКО и РКО с теми, что указаны в образцах.

Приказ с перечнем подотчетных лиц теперь не нужен

Изменились правила выдачи подотчетных сумм.

В прежнем Порядке ведения кассовых операций говорилось, что выдавать наличные деньги под отчет нужно в размерах и на сроки, определенные руководством компании. На практике директор своим приказом утверждал перечень сотрудников компании, которым разрешалось выдавать деньги, и сроки, по истечении которых необходимо отчитаться.

В новом Положении предусмотрен иной алгоритм. Теперь чтобы получить деньги под отчет, работник должен каждый раз писать заявление. Рассмотрев его, руководитель обязан сделать собственноручную надпись о сумме и сроке. Только при наличии такого документа кассир вправе выдать средства. Соответственно, приказ со списком подотчетных лиц издавать не надо.

Есть и еще одно нововведение. Раньше авансовые отчеты необходимо было сдавать не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который выдавались деньги, или со дня возвращения из командировки. Сейчас упоминание о командировках исчезло, а вместо него появилось дополнение «или со дня выхода на работу». Судя по всему, под этим подразумевается начало работы после отсутствия, связанного не только со служебными поездками, но и с больничными, отпусками и т.д.

Заметим, что, как и раньше, выдавать деньги под отчет можно только при условии, что подотчетное лицо полностью погасило задолженность по предыдущим суммам.

Проблемы предпринимателей

С принятием нового Положения огромное количество вопросов возникает у индивидуальных предпринимателей. Дело в том, что раньше ИП могли не соблюдать кассовую дисциплину. На эту тему высказывались и Высший арбитражный суд, и Минфин, и ФНС России (см., например «ФНС: порядок ведения кассовых операций на предпринимателей не распространяется»; «ВАС: предприниматели не обязаны вести кассовую книгу»). Сейчас, когда «индивидуалов» обязали вести кассу наравне с юридическими лицами, практические аспекты вызывают трудности.

Прежде всего, непонятно, как быть тем предпринимателям, которые работают без расчетного счета. В пункте 1.4 нового Положения четко сказано, что ИП обязаны хранить на банковских счетах и банках наличные деньги сверх установленного лимита.

Означает ли это, что отныне «индивидуалы» независимо от своего желания должны открыть счет? Каким бы ни был ответ, он не приносит ясности, а лишь порождает новые вопросы.

Действительно, положительный ответ противоречил бы действующему законодательству, которое не обязывает предпринимателей открывать счета.

А в случае отрицательного ответа пришлось бы решать, куда сдавать сверхлимитную выручку. Самый простой вариант — выдать ее под отчет на хозяйственные нужды. Но данный способ хорош, если у ИП есть наемный работник, который выступит в роли подотчетного лица. Если же такого сотрудника нет, предпринимателю придется выдавать деньги себе самому, что выглядит несколько абсурдно.

Более того, индивидуальный предприниматель имеет полное право потратить выручку на сугубо личные цели, ведь деньги ИП не делятся на «предпринимательские» и «не предпринимательские». Получается, что личные средства «индивидуалов» тоже попадают под контроль

К сожалению, четкого представления о том, как нужно поступать предпринимателям, новое Положение не дает. Остается лишь надеяться, что скоро появятся официальные разъяснения, которые внесут ясность.

Единственный вопрос, на который мы можем сейчас ответить, звучит так: кто будет проверять соблюдение кассовой дисциплины у ИП, которые работают без расчетных счетов? Заниматься этим будут налоговики. В случае нарушений они вправе привлечь предпринимателя к административной ответственности по статье 15.1 КоАП РФ.

* Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации утвержден решением Совета Директоров ЦБ РФ от 22.09.93 № 40.

** Положение № 14-П утверждено протоколом совета директоров Центрального банка РФ от 19.12.97 № 47.

*** Здесь и далее приведены коды форм документов, соответствующих общероссийскому классификатору управленческой документации ОК 011-93.