Списки в Excel. Сортировка и фильтрация данных

Цель работы: научиться создавать базы данных, выполнять

сортировку и фильтрацию данных

Содержание работы:

1 Создание списка – базы данных

2 Сортировка данных в списке

3 Фильтрация данных в списке

Список (база данных Excel) – это электронная таблица, в которой имена столбцов занимают одну строку, а строки имеют фиксированную структуру.

База данных (БД) – это поименованная совокупность данных, имеющая одно или несколько приложений. Например, список группы является БД студентов. Её приложение для деканата – это список студентов, обучающихся в академической группы № …, приложение для военкомата – список призывников, для телефонной компании – список абонентов и т.д.

В терминах БД таблица Excel – это отношение, строка в таблице – запись или кортеж, столбец – полеили атрибут, а шапка таблицы с именами полей называется схемойотношения. Весь блок ячеек с данными называется областью данных.

Строка заголовков (схема таблицы) состоит из ячеек с именами полей, причём имя поля в БД должно располагаться в одной ячейке таблицы Excel.

Над данными в БД можно выполнять различные операции обработки, которые сгруппированы в меню Данные: сортировка, фильтрация, группировка, проверка вводимых данных и др. Чтобы процессор Excel воспринимал таблицу БД как список, перед выполнением какой-либо команды таблицу или нужный диапазон нужно выделить.

Для работы с БД в Excel используются формы вывода данных (команда Данные\Форма), можно создавать запросы на данные из созданного списка и из внешних БД (команда Данные\Импорт внешних данных\Создать запрос), обновлять данные через Internet и др.

1 Создание списка – базы данных

После запуска приложения Excel нужно ввести таблицу БД (рис. 1). Поскольку имя каждого поля должно занимать одну ячейку, нужно выделить строку для заголовка таблицы, затем в меню Формат\Ячейки…, в окне Формат ячеек \вкладкаВыравнивание установить параметры:

▪ по горизонтали: по значению

▪ по вертикали: по верхнему краю

▪ отображение: переносить по словам (если Имя поля – длинное)

Если имя поля ненамного превышает ширину ячейки, то можно ограничиться командой Формат\Столбец\Автоподбор ширины.

Рисунок 1 Список Экзаменационная ведомость