Основные задачи закупок и поставок

Под закупками понимают мероприятия, направленные на обеспечение проектов ресурсами — то есть, имуществом (товарами), выполнением работ (услуг), передачей результатов интеллектуального творчества в связи с конкретным проектом. Закупки и поставки взаимосвязаны и являются по сути двумя сторонами процессов материально-технического обеспечения проекта. Основные понятия в области закупок и поставок приведены в разделе 20.1.2.

На рис. 20.3.1. и 20.3.2. показано место закупок и поставок в жизненном цикле проекта. В Главе 12 реализация инвестиционного проекта рассматривается как серия взаимосвязанных и скоординированных закупок ресурсов проекта в самом широком смысле слова. Основной аспект закупок, рассмотренный в Главе 12 это торги, как способ их обеспечения. В настоящей главе закупки рассмотрены как этап жизненного цикла проекта (проектного цикла). При этом рассматриваются определенные аспекты закупок материально-технических ресурсов.

На Западе различают:

1. закупки работ;

2. закупки материалов;

3. закупки оборудования;

4. закупки услуг;

5. закупки консультантов проекта.

Несмотря на непривычность терминологии, отечественная структура закупок близка к зарубежной, отличаясь от нее только последним элементом, не нашедшим пока в России широкого применения — использованием на конкурсных началах услуг консультантов.

По остальным элементам закупок налицо сближение подходов. Отличие состоит лишь в том, что на Западе все процедуры закупок строго регламентированы (правилами, инструкциями) тогда как в России процесс регламентации только разворачивается.

Основная задача проектно-закупочной фазы проекта — обеспечить поступление оборудования, конструкций, материалов и услуг в точном соответствии с планом проекта. Этот процесс можно разделить на 2 части:

1. закупки ресурсов и услуг на конкурсной основе;

2. поставки на место производства работ.

На рис. 20.3.3. приведена структура системы распределения ресурсов по работам проекта

Система материально-технического обеспечения проектов претерпела в наши дни наиболее существенные, по сравнению с другими фазами проекта, изменения. Это было вызвано ликвидацией планово-распределительной системы, существовавшей в бывшем Союзе, в соответствии с которой за строящимися объектами органами Госснаба закреплялись предприятия-поставщики, которые по фиксированным ценам поставляли продукцию (ресурсы, услуги) в соответствии со спецификациями генерального проектировщика. Функции заказчика при этом сводились к контролю и оплате поставщикам стоимости изготовления и доставки продукции.

В настоящее время этот механизм практически полностью разрушился. Исключение составляют отрасли-монополисты, по-прежнему стремящиеся лишь формально следовать новым — рыночным, «правилам игры», на деле продолжая практиковать изживший себя метод планового распределения ресурсов и «закрепления» поставщиков за конкретными проектами.

Изменение условий хозяйствования привело к появлению новой структуры задач материально-технического обеспечения проектов, которая укрупнено сводится к следующим шагам:

1) подготовка спецификаций и технических условий, характеризующих количество и качество необходимого оборудования, машин и механизмов, конструкций, материалов, работ, услуг;

2) планирование и организация процесса закупок;

3) изучение возможных источников закупки ресурсов и переговоры с возможными поставщиками;

4) предварительный отбор участников торгов;

5) подготовка документов для торгов;

6) проведение торгов и принятие решения о присуждении контрактов заявителям, выигравшим торги;

7) размещение заказа, включая переговоры о поставках;

8) контроль за поставками (своевременность, комплектность, количество и качество) с принятием необходимых мер в случае появления отклонений;

9) разрешение конфликтов;

10) взаиморасчеты;

11) найм на работу необходимых специалистов (подрядчиков), включая консультантов;

12) планирование поставок;

13) организация бухгалтерского учета;

14) доставка, приемка и хранение товара;

15) учет и контроль доставки.

Последние 4 позиции на Западе принято выделять в самостоятельный блок работ, называемый Поставками. Остальные же работы относят к Закупкам. Такое деление не случайно, так как Закупки осуществляет Заказчик, а Поставщики — Подрядчик.