ПРОЦЕССЫ УПРАВЛЕНИЯ РЕСУРСАМИ ПРОЕКТА

20.1.1. Ресурсы проекта

Управление ресурсами — одна из главных подсистем управления проектом (1—4). Включает процессы планирования, закупок, поставок, распределения учета и контроля ресурсов, обычно трудовых и материально-технических. Управление финансовыми ресурсами осуществляется в рамках управления стоимостью (см. Главу 15). Управление таким ресурсом, как команда проекта рассматривается в Главе 21.

В принципе понятие «ресурс»вметодологии управления проектами трактуется широко — все, чем располагает проект, в том числе, трудовые, финансовые и материально-технические ресурсы, команда проекта, время (продолжительности, сроки ограничения), информация, знания и технологии являются взаимосвязанными ресурсами проекта. И основная задача управления ресурсами — обеспечить их оптимальное использование для достижения конечной цели управления проектом — формирования результата проекта с запланированными показателями. |

Помимо основных ресурсов в управлении проектами рассматриваются также следующие виды ресурсов:

а) природные (включают ресурсы земли, вод, атмосферы, а также космоса): сырьевые и энергетические;

б) средства производства (включая производственные мощности, предметы труда);

в) трудовые (делятся, например, по группам населения, квалификационно-профессиональным группам);

г) конечных «потребительских» благ (непроизводственные «мощности» и продукты для личного и общественного непроизводственного потребления);

д) информационные (охватывают весь потенциал науки, «мощности» культуры и просвещения — кино, театра, школы) — как возможности идеологической работы, просвещения, образования и т. д.;

е) финансовые (ресурсы капитальных вложений, кредитные и др.);

ж) внешние — валютные резервы, сеть внешнеторговых связей и т. п. Они выделены в отдельный класс, поскольку обладают очень широкими возможностями замещения внутренних ресурсов.

В данной главе рассматриваются две взаимосвязанные группы ресурсов:

материально-технические ресурсы, т.е. сырье; материалы, конструкции, комплектующие; энергетические ресурсы; топливо; ресурсы типа «мощности» или технологические ресурсы, т.е. машины, механизмы для выполнения работ проекта; устанавливаемое оборудование и пр.;

трудовые ресурсы, осуществляющие непосредственную работу с материально-техническими ресурсами (например, строители, водители машин, монтажники оборудования и пр.).

Отвлекаясь от многообразия типов указанных ресурсов, целесообразно выделить два основных типа, приведенные в п. 14.11.

Невоспроизводимые, складируемые, накапливаемые ресурсыв процессе выполнения работ расходуются полностью, не допуская повторного использования. Не использованные в данный отрезок времени, они могут использоваться в дальнейшем. Иными словами, такие ресурсы можно накапливать с последующим расходованием запасов. Поэтому их часто называют ресурсами типа «энергия». Примерами таких ресурсов являются топливо, предметы труда, средства труда однократного применения, а также финансовые средства.

Воспроизводимые, нескладируемые, ненакапливаемые ресурсыв ходе работы сохраняют свою натурально-вещественную форму и по мере высвобождения могут использоваться на других работах. Если эти ресурсы простаивают, то их неиспользованная способность к функционированию в данный отрезок времени не компенсируется в будущем, то есть они не накапливается. Поэтому ресурсы вто­рого типа называют еще ресурсами типа «мощности». Примерами ресурсов типа «мощности» являются люди и средства труда многократного использования (ма­шины, механизмы, станки и т. п.).

Понятие ресурсов взаимосвязано с понятием «работа», поскольку ресурсы соотносятся не с проектом в целом, а с определенными работами, выполняемыми в запланированной последовательности, соответствующей календарному плану работ по проекту. Вопросы календарного планирования рассмотрены в главе 14, в настоящем разделе мы кратко рассмотрим ресурсные аспекты календарного плана.

В рамках календарного планирования работ (подробно — см. главу 14) по проекту описываются потребности в ресурсах по работам в виде функции потребности. Потребность работы в складируемом ресурсе описывается функцией интенсивности затрат, показывающей скорость потребления ресурса в зависимости от фазы работы, либо функцией затрат, показывающей суммарный, накопленный объем требуемого ресурса в зависимости от фазы.

Потребность работы в нескладируемом ресурсе задается в виде функции потребности, показывающей количество единиц данного ресурса, необходимых для выполнения работы, в зависимости от фазы.

Наряду с функциями потребности, характеризующими задачи проекта, необходимо рассматривать и функции наличия (доступности) ресурсов. Функции наличия задаются аналогично функциям потребности. Отличие заключается в том, что функции наличия задаются на проект в целом, так что их аргументом выступает не фаза работы, а время (рабочее или календарное). Проверка ресурсной реализуемости календарного плана требует сопоставления функций наличия и потребности в ресурсах проекта в целом.

Управление материальными ресурсами проекта начинается по сути на прединвестиционной фазе при разработке технико-экономического обоснования, затеи на фазе планирования прорабатываются потребности в ресурсах и возможности их обеспечения.

В каждый текущий момент времени ресурсы проекта ограничены и потому основными задачами управления ресурсами являются:

1. оптимальное планирование ресурсов

2. управление материально-техническим обеспечением, в том числе:

a. управление закупками ресурсов

b. управление снабжением:

- управление поставками ресурсов

- управление запасами ресурсов

-управление распределением ресурсов по работам проекта.

На рисунке 20.1.1. представлена структура материально-технического обеспечения проектов.

Управление ресурсами предусматривает ряд основных процессов, в том закупки, поставки, распределение ресурсов и управление запасами ресурсов.

Структурная модель процессов управления ресурсами приведена на 20.1.2.

Закупки ресурсов являются центральным элементом системы управления ресурсами. Приведем основные понятия (3).

Управление закупками, материально-техническим обеспечением проекта - подсистема управления проектом, включающая процессы приобретения товаров, продукции и услуг по проекту от внешних организаций — поставщиков. Подсистема состоит из планирования материально-технического обеспечения, выбора поставщиков, заключения контрактов и их ведения, обеспечения поставок, завершения контрактов.

В западной методологии управления проектами центральным, в рассматриваемой области, является термин Procurement — приобретение, закупка, снабжение, получение, материальное обеспечение. В широком смысле это — процесс закупок оборудования, сырья и других видов ресурсов, необходимых для создания объекта, строительства. В отношении проекта — обеспечение закупок оборудования, конструкций, материалов и услуг в точном соответствии с планом проекта. В управлении проектом выделяются закупки работ, закупки материалов и оборудования, закупки консультантов. В свою очередь закупки, материалов и оборудования подразделяются на: закупки, оборудования и закупки услуг (в контексте управления проектами сюда входят услуги трудовых ресурсов, осуществляющих реализацию проекта, услуги проектных ремонтных и прочих организаций). В зарубежной практике в рамках материально-технической подготовки проектов отдельно выделяются процессы поставки ресурсов и услуг по проекту и, соответственно управление поставками.

Под закупками и поставками понимают мероприятия, направленные на обеспечение проектов ресурсами, то есть, имуществом (товарами), выполнением работ (услуг), передачей результатов интеллектуального творчества в связи с конкретным проектом. Закупки и поставки являются частью хозяйственных отношений, основной правовой формой регулирования отношении при осуществлении закупок, поставок и подрядов является контракт, договор. Роль контракта при закупках и поставках заключается в правовом закреплении отношении между субъектами закупок, устанавливает обязательства между ними, исполнение которых защищается законодательством.

Управление поставкамииногда выделяется в качестве самостоятельной подсистемы наряду с управлением закупками. Включает в себя:

1. планирование поставок;

2. организацию бухгалтерского учета;

3. доставку, приемку и хранение товара;

4. учет и контроль доставки.

Планирование и организация закупок и поставок - первый этап в управлений ресурсами проекта. Планирование и организация осуществляются на основе данных проектно-сметной документации в увязке с общим планом проекта и учитывают длительность цикла закупок и доставки грузов. Состоит из этапов, включающих выбор поставщиков, размещение заказов и контроль за поставками.

Выбор поставщиков - осуществляется на основе изучения квалификационных анкет, призванных осветить управленческие, технические, производственные и финансовые возможности; список претендентов, разрабатываемый на основе изучения анкет, согласуется с заказчиком и руководителем проекта; окончательный выбор поставщиков осуществляется в результате торгов.

Размещение заказов - совместно с проектной организацией разрабатываются мероприятия по стандартизации (сокращению номенклатуры) закупок; общие заказы оформляются только на основе работ по сокращению номенклатуры закупок; оценка заявок и проведение торгов предшествуют заключению контрактов; заключение контрактов производится в результате дополнительных встреч и согласований с победителями торгов по вопросам требований к перевозке и хранению грузов, а также порядка платежей и премирования.

Контроль за поставками - осуществляется на основе специальных графиков; организуется по каждому из видов поставок (оборудование, работы, местные материалы, услуги); основывается на общем плане проекта; все изменения вносятся в Общий график проекта; основывается на стандартных формах отчетности.

Процессы закупок являются наиболее сложными в управлении ресурсами и требуют тщательной проработки. Приведем ряд основных понятии в логической последовательности.

Среда, влияющая на закупки- сочетание внутренних и внешних сил, как по отдельности, так и во взаимодействии друг с другом, которое способствует или препятствует достижению цели закупок. Эти силы могут быть связаны с бизнесом, проектом или обусловлены политическими, экономическими, технологическими или организационными обстоятельствами.

Стратегия закупок по проекту- система методов, принципов взаимосвязи специфики закупок по конкретному проекту с окружающей средой проекта.

Взаимосвязь закупок(обеспечения) по проекту с структурой работпо контрактам и стадиям проекта - формализованная структура связей работ проекта и требуемого обеспечения ресурсами в разрезах сроков и контрактов.

Планирование закупок по контракту – процесс в результате которого Формируется документация по закупкам, устанавливающая принципы деятельности по закупкам (обеспечению проекта),детализирующая процесс закупок по времени, затратам, исполнителям, поставщикам, контрактам, стадиям проекта и дам ресурсов.

Предварительная оценка возможностей закупок — оценка опыта, производственных показателей (в ретроспективе), возможностей, ресурсов и загруженности работой потенциальных поставщиков.

Выбор источников закупок — процесс выбора организации и/или индивидов, чьи ресурсы, надежность и производственные показатели, как предполагается, должны обеспечить достижение целей закупок.

Оценка источников закупок — общее изучение возможных поста для отправки им запроса о предложениях либо для начала переговоров с целью заключения контракта.

Проверка (оценка) поставщиков для закупок по проекту — квалификационные проверки соответствия конкретных поставщиков целям проекта на переговоров на контрактной фазе проекта.

Рассмотрение технической компетентности поставщиков на закупок (обеспечения проекта) — оценка соответствия поставщиков и их продукции (материалов, услуг) техническим требованиям проекта.

Переговоры по закупкам (поставкам) — этап проекта, включающий оценки поставщиков, обсуждения условий поставок, проекты контрактов по поставкам. Часть системы поддержки процессов закупок.

Рассмотрение стоимости закупок — рассмотрение заказчиком подход к цене, его реалистичности и разумности, прогнозирование влияния экономических факторов на затраты и риски в отношении стоимости проекта.

Оценка выполнения закупок по проекту — система слежения, оценок процессов закупок (обеспечения) по фазам проекта для ведения статистики и информации с целью будущих применений в других проектах.

ОСНОВНЫЕ ПРИНЦИПЫ ПЛАНИРОВАНИЯ РЕСУРСОВ ПРОЕКТА

Подробно планирование ресурсов в рамках общего планирования проекта рассмотрено в главе 14, в данном разделе приведены основополагающие принципы понятия, необходимые по контексту управления ресурсами. На стадии планирования проводится сбалансированный анализ комплексов работ и потребляемых ресурсов с учетом ограничений и их прогнозное распределение на основе графикой потребности в ресурсах. Планирование ресурсов по проекту является основой определения во времени потребностей в ресурсах и определения возможности обеспечения ресурсами для заключения контрактов по закупкам ресурсов, планирования поставок ресурсов, а также основой распределения уже закупленных ресурсов по работам проекта.

Как основная составляющая управлении проектами ресурсное планирование включает ряд составляющих, в том числе:

1. разработку и сбалансированный анализ комплексов работ и ресурсов, направленных на достижение целей проекта;

2. разработку системы распределения ресурсов и назначение ответственных исполнителей;

3. контроль за ходом работ — сравнение плановых параметров работ с фактическими и выработка корректирующих воздействий.

Ресурсы выступают как обеспечивающие компоненты работ по проекту, включающие исполнителей, энергию, материалы, оборудование и т. д. Соответственно, с каждой работой можно связать функцию потребности в ресурсах, и рассчитать методами календарного планирования потребности в ресурсах по проекту в целом и методами выравнивания обеспечить соответствие потребностей наличию или возможностям обеспечения ресурсами.

Имеются два основных метода планирования ресурсов проекта (более подробно см. п.14.П.):

1. ресурсное планирование при ограничении по времени;

2. планирование при ограниченных ресурсах.

Первый подход — ресурсное планирование при ограничении по времени, предполагает фиксированную дату окончания проекта и назначение на проект дополнительных ресурсов на периоды перегрузок.

Второй подход — планирование при ограниченных ресурсах, предполагает, что первоначально заданное количество доступных ресурсов не может быть изменено и является основным ограничением проекта.

В принципе при планировании обеспечения потребности в ресурсах по работам (проекта следует учитывать одно общее правило: общий объем потребностей в каждом виде ресурса в каждый момент времени в пределах жизненного цикла проектa должен быть не меньше общего объема наличия этого ресурса на этот момент с четом запасов. Проиллюстрируем этот тезис на наглядном примере, приведенном на рис. 20.2.1.

Графики потребностей и поставок ресурса не совпадают. В начале периода за счет опережающих поставок создаются запасы, которые расходуются, в период, когда поставки задерживаются. Но должно быть обеспечено соотношение:

То есть, суммарные поставки ресурса должны быть не меньше суммарной потребности в ресурсе в любой момент времени.

В результате ресурсного планирования менеджер проекта получает возможность перейти к следующей фазе управления ресурсами — к организации закупок и поставок ресурсов.