Процесс коммуникаций

Коммуникационный процесс – процесс обмена информацией. Обмен информацией встроен во все основные виды управленческой деятельности, поэтому является связующим процессом. Для успеха индивидов и организаций необходимы эффективные коммуникации. Неэффективные коммуникации – одна из главных сфер возникновения проблем. Начнем с выявления того, где вне и внутри организации требуются эффективные коммуникации. Самому менеджеру должна быть свойственна коммуникабельность – способность и склонность к коммуникациям, т.е. к установлению контактов и связей.

Коммуникационный процесс, с точки зрения менеджера, это:

· Средство доведения до сотрудников целей и задач организации, а также решений, которые им принимаются;

· Средство получения информации о выполнении принятых им решений, о достижениях, трудностях, проблемах, которые возникают в текущей деятельности организации;

· Форма, использование которой позволяет сотрудникам понять менеджера, оценить его и его устремления, равно как и дать возможность понять менеджеру, кто, какие люди его окружают, каковы их настроения, потребности и желания;

· Средство выявления возможностей подчиненных;

· Средство сплочения коллектива, выработки у подчиненных таких качеств и чувств, как ответственность за общее дело, сопричастность к делам организации, гордость за организацию и свою причастность к ней;

· Форма стимулирования сотрудников через похвалу, пропаганду достижений, поддержание их авторитета;

· Средство получения представления о ситуации, свойственной внешнему окружению организации, и положении самой организации в этой среде;

· Импульс для поиска или находки какой-то инновации через получение представления о том, что происходит в окружающем мире, в отрасли, к которой причастна организация, в однопрофильных организациях.

С точки зрения подчиненных коммуникационный процесс есть:

· Средство получения представления о целях и задачах организации, своем месте и своей роли в общем процессе;

· Форма получения заданий от начальства, а также рекомендаций по выполнению таких заданий и форме оценки результата их выполнения;

· Средство оценки текущего состояния и перспектив организации, а также своей профессиональной судьбы;

· Один из факторов, воздействующих на вывод о комфортности или некомфортности своего пребывания в рамках организации;

· Средство оценки руководства и коллег, их профессионального уровня;

· Средство самооценки;

· Форма, используемая для достижения индивидуальных целей и желаний.

Коммуникационный процесс в менеджменте расценивается как связующий процесс. Именно он действительно увязывает в единое целое все остальные блоки и элементы управленческой деятельности, превращая управление в логически обоснованный и понятный процесс. Ведь можно действительно разработать и принять великолепное решение. Подготовить действительно эффективную систему критериев оценки результата исполнения такого решения, но если все это не удастся донести в понятной форме до исполнителя, то ожидать высокого эффекта бесполезно. А донесение всего этого до исполнителя как раз и достигается именно через коммуникационный процесс. Менеджер же, даже если он имеет полное представление о важности этой работы, нередко из-за перегрузок, широкого круга полномочий и обязанностей, текучки часто игнорирует соблюдение «коммуникационного правила», но сэкономленная при этом минута рабочего времени оборачивается весьма значительными потерями. Коммуникационное правило менеджера простое: менеджер должен в обстоятельной форме донести до исполнителя все то, что тому необходимо сделать, обрисовать как можно в более подробной форме ожидаемый результат, дать инструкции по технологии осуществления работы, убедиться в адекватности восприятия исполнителем переданной ему информации и непосредственно воздействовать на исполнителя в целях создания у него ясного представления, что он с таким заданием обязательно справится.

Коммуникационное правило работника гласит: не приступай к работе, пока не выяснил достоверно, что именно нужно сделать, как это нужно сделать и для чего, какой результат и в какой конкретной форме необходимо получить, и добейся психологической уверенности, что такая работа с таким заданным результатом может быть тобою действительно выполнена.

Для того, чтобы коммуникация состоялась, необходимо, как минимум, наличие двух людей.

По характеру восприятия информации коммуникации делятся на:

• Прямые (целевые) – в которых цель сообщения заложена в его тексте;
• Косвенные – информация заложена «между строк»;
• Смешанные.

По взаимодействующим сторонам коммуникации можно разделить следующим образом. (См. рис.)