Структура и объем документооборота

Технология и организация делопроизводства

Структура и объем документооборота

Документооборот– это прохождение документа в учреждении, организации, на предприятии с момента его создания до завершения исполнения или отправки.

Главным направлением упорядочения документирования, сокращения числа документов является создание унифицированнных систем, строго устанавливающих состав применяемых документных форм и регламентпользования ими. Сокращению документооборота способствуют также уменьшение объемов документов и экономия бумаги. Большая роль в сокращении объема документооборота принадлежит контролю над исполнением документа. Немалые резервы сокращения объема документооборота имеются в организации копирования и размножения документов. Нередко документы размножают сверх нужного тиража без всякой надобности. Это приводит к неоправданному росту объема документооборота, поэтому необходимо держать под строгим контролем виды и тираж размножаемых документов. Значительный вклад в совершенствование и уменьшение документооборота может внести и секретарь руководителя организации (предприятия), так как все влияющие на документооборот операции выполняются в значительном объеме на его рабочем месте.

Документооборот в учреждении осуществляется в виде потоков документов. Различают три основных потока документов: входящие(поступающие в учреждение), исходящие(отправляемые из учреждения); внутренние(создаваемые в учреждении и не выходящие за его пределы).

Поток входящих документов разделяется на документопотоки, направляемые руководителем в структурные подразделения и отдельным исполнителям.В подразделениях формируются потоки, которые на выходе из учреждения образуют исходящий поток документов.

Поскольку документооборот оказывает большое влияние на работу всего аппарата управления, постоянно должна проводиться работа по его рационализации.

Движение документов в учреждении должно быть прямоточным,т.е. исключающим возвратные, зигзагообразные и другие повторные маршруты. Следует руководствоваться принципом однократного пребывания документав одном подразделении или у одного исполнителя.

В целях ускорения процесса обработки документов целый ряд операций можно проводить параллельно. Например, копирование документа в нескольких экземплярах вполне правомерно, если исполнением этого документа занято несколько подразделений-исполнителей (или должностных лиц).

Возвратное перемещение документа исключает передачу необходимой информации по телефону или с помощью регистрационных карточек.

При проектировании рациональных документопотоков в организации (на предприятии) составляют схемы движения основных групп и видов документов. Это позволяет установить наиболее рациональные маршруты движения документов и определить этапы и сроки их обработки.

Под объемом документооборотапонимают количество входящих, исходящих и внутренних документов организации (предприятия) за определенный период времени. Количественному учету подлежат все входящие, исходящие и внутренние документы учреждения, организации или предприятия.

Документооборот включаетследующиеэтапы: прием и обработка документов; распределение корреспонденции; передача и доставка документов; учет объема документооборота; регистрация документов; контроль над исполнением документов; формирование дел; передача дел на архивное хранение; уничтожение документов.