Організація обліку нарахування та виплати заробітної плати

Наступним етапом в організації обліку праці і заробіт­ної плати є організація обліку нарахування та виплати заробітної плати, яка являє собою систему заходів по забезпеченню якісно­го, достовірного та своєчасного нарахування заробітної плати в бухгалтерії підприємства. Зазначений етап організації передбачає:

- визначення нормативної бази;

- організацію нагромадження інформації щодо виробітку та використання робочого часу та нарахування заробітної плати;

- організація обліку розрахунків з працівниками та виплати заробітної плати;

- організація носіїв облікової інформації.

До нормативної бази належать перелічені зако­нодавчі, інструктивні та інші нормативні документи. Організація нагромадження інформації щодо виробітку та використання робочого часу має здійснюватися відповідно до графіка руху носіїв первинної інформації — табелів, нарядів тощо. В установлені строки працівники відповідних структур­них підрозділів, на яких покладено виконання облікових функ­цій щодо виробітку та використання робочого часу, передають до бухгалтерії первинні документи. Бухгалтер розрахункового сектора, групи розрахунків із заробітної плати приймає зазначе­ні документи, перевіряє їх і комплектує у визначеному порядку. Прийняті до обробки зазначені документи разом з наказами, ак­тами тощо слугують основою для здійснення розрахунку заро­бітної плати.

Розрахунок по заробітній платі здійснюється у спеціальному арку­ші, що має назву «Розрахунок заробітної плати» (ф. П-52). Зазначена форма складається щомісяця на кожного працівника підприємства у двох примірниках за статтями:

- нараховано за видами заробітної плати;

- утримано за видами утримань, включаючи аванс за 1-шу по­ловину місяця;

- сума до видачі.

Один примірник розрахунку заробітної плати залишається в бухгалтерії, другий передається працівникові під час виплати заробітної плати. На основі даних ф. П-52 складається платіжна відомість (ф. П-53).

Механізм організації розрахунків із заробітної плати залежить від форми, яку обрало підприємство. Сьогодні засто­совують дві форми розрахунків:

- через касу підприємства;

- через уповноважену установу банку.

При цьому видача коштів із каси бухгалтерії може бути здійсне­на в індивідуальному порядку чи через уповноважену особу структурного підрозділу. В разі якщо виплата коштів здійснюється через касу підприємства, слід чітко дотримуватись встановленого графіка ви­плат. Щодо кожного структурного підрозділу , що об­слуговується, така чітка регламентація допоможе уникнути зайвих витрат часу працівників останніх в цілому та каси зокрема. Більш раціональним способом у зв'язку з цим є виплата заробітної плати через довірених осіб, з якими укладається угода від особи керівника на виконання зазначених функцій. Працівники бухгалтерії повинні провести повний інструктаж щодо матеріальної й інших видів від­повідальності зазначених працівників і порядку організації виплат у структурному підрозділі. Так, доставка коштів у структурний підроз­діл має здійснюватись відповідальною особою у супроводі одного з працівників. Виплата коштів має здійснюватись в ізольованому приміщенні, де одночасно мають бути присутні лише особа, що здійснює виплати, та особа, яка отримує кошти. Зберігаються кошти до виплати в металевому сейфі зазначеного приміщення, ключ від якого мають уповноважена особа структурного підрозділу та його керівник. Виплата коштів здійснюється в певні періоди часу, з ура­хуванням основної діяльності працівника, упродовж трьох днів, піс­ля чого уповноважена особа оформлює платіжні документи і пере­дає їх, разом із сумою невиплаченої заробітної плати, до каси підприємства. Для оформлення розрахунків із заробітної плати використовуються вже відомі форми П-49 та П-53.

Організації виплати коштів по заробітній платі через установи банку передує вибір кандидатури банківської установи. При зазначеній формі виплати заробітної плати працівникам після укладання індивідуальних угод на відкриття карткового рахунка видається один примірник угоди, дебетна картка цифровий код до неї та правила користування дебетною карткою Важливим є наочний інструктаж працівників установи щодо користування пластиковою карткою та ознайомлення з принципом роботи банківського автомата, який мають провести працівники бухгалтерії установи. Відповідно до графіка руху носіїв інформації працівники отримують розрахунковий листок чи розрахунок отриманої по картці заробітної плати.

Рис.11.2. Схема руху облікової інформації з обліку нарахування заробітної плати

На підставі розрахункових документів, оформлених відповід­ним чином, оформлюється оборотно-сальдова відомість та головна книга по субрахунках 661,662,663,651.641(ПДФО).