Рекомендациях международной организации по стандартизации, нормативно-технических разработках

Адресат– получатель.

Адресант– отправитель.

Акт–документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты или события.

Акцепт– согласие на предложение вступить в сделку, заключить договор на условиях, указанных в предложении.

Анкета–документ, представляющий собой трафаретный текст, содержащий вопросы по определенной теме и место для ответов (или ответы) на них.

Аннотация– краткое изложение первоисточника.

Архивная выписка– дословное воспроизведение части текста документа, хранящегося в архиве, заверенное в установленном порядке.

Архивная справка– справка об имеющихся в документальных материалах архива сведениях по определенному вопросу, теме, предмете или биографических сведениях, заверенная в установленном порядке.

Аспект– точка зрения, с которой производится поиск документа или извлечение из него необходимых сведений.

Бланк– белый лист с частично напечатанным текстом и пробелами, которые заполняются актуальной информацией (например, анкетный Б.).

Ведомость– перечень каких-либо данных (сведений), расположенных в определенном порядке (платежная В., оборотная В. и т.п.).

Виза– подпись, подтверждающая факт ознакомления должностного лица с документом.

Внутренний адрес письма– наименование и адрес организации или фамилия и адрес лица, которому направлено письмо.

Внутренний документ– документ, предназначенный для использования тем учреждением, в котором он создан.

Входящий документ– документ, поступивший в учреждение.

Выписка– копия части текстового документа.

График–текстовой документ, отражающий, как правило, план работы с точными показателями норм и времени выполнения.

Гриф– пометка, указывающая на особый характер или особый способ пересылки деловой корреспонденции («секретно», «срочно», «не подлежит оглашению», «лично»).

Дата– число, месяц и год составления или подписания документа, указанные на нем арабскими цифрами.

Дело-– единица хранения письменных документов в архиве, помещенных в отдельную папку.

Деловое письмо– документ, применяемый для связи, передачи информации на расстояние между двумя корреспондентами, которыми могут быть и юридические, и физические лица.

Делопроизводство– ведение канцелярских дел, совокупность работ по документированию деятельности учреждений и по организации документов в них.

Директивный документ– документ, содержащий обязательные к исполнению указания вышестоящих органов.

Доверенность– документ, дающий полномочия его предъявителю на выполнение каких-либо действий от имени доверителя.

Договоренность – документ, фиксирующий соглашение двух или нескольких сторон.

Докладная записка– документ, адресованный руководству, в котором излагается какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя.

Документ– информация на материальном носителе, имеющая юридическую силу.

Документооборот– 1) движение документов в учреждении с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки; 2) количество входящих, внутренних и исходящих документов учреждения за определенный период времени.

Досье– документы, относящиеся к какому-либо делу.

Дубликат–экземпляр документа, составленный взамен отсутствующего подлинника и имеющий одинаковую с ним юридическую силу.

Заявление– документ, содержащий просьбу или предложение лица (лиц) учреждению или должностному лицу (например, 3. о приеме на работу, 3. о предоставлении отпуска и т.д.).

Извещение– документ, информирующий о предстоящем мероприятии (заседании, собрании, конференции) и содержащий предложение принять участие.

Индекс– условное обозначение, присваиваемое документу в процессе учета (регистрации) и исполнения.

Индексация– проставление индекса.

Индекс дела– порядковый номер дела по номенклатуре и условное обозначение структурной части учреждений, проставляемые на обложке дела.

Инициативный документ–документ, послуживший началом рассмотрения определенного вопроса.

Исходящий документ–-документ, отправленный из учреждения.

Классификационный индекс– условное обозначение (цифровое, буквенное, смешанное), присваиваемое классификационным делением схемы классификации и проставляемое на карточках систематического и других каталогов. Может проставляться и на документах, и на делах.

Консервация документа– предохранение документа от разрушающего действия внешней среды.

Контракт– договор об установлении, изменении или прекращении правоотношений.

Контрольный лист– талон для индивидуальной регистрации документов, включающий резолюцию и тему письма.

Корреспондент– учреждение или отдельное лицо, с которым ведется переписка.

Кредит– включенная в смету сумма, в пределах которой разрешен расход на определенную потребность.

Лимит– документ, определяющий предельный размер ассигнований денежных средств, отпуска материалов и т.д. из государственных фондов.

Лицевой счет– бухгалтерский документ, отражающий передачу какого-либо конкретного вида средств (материалов, инструментов, продукции, зданий и т.д.) определенной организации или лицу и содержащий денежные расчеты с ним.

Личное дело– дело, включающее документы о каком-либо лице (о его биографии, образовании, трудовой или общественной деятельности).

Машиночитаемый текст– документ, использование которого требует применения специально предназначенных технических средств.

Наряд– документ, содержащий сведения о распределении работ между рабочими-сдельщиками, учет выработки и расчет причитающейся им заработной платы.

Наряд-заказ– плановое задание руководителя учреждения подчиненному предприятию или руководителя предприятия цеху о выполнении определенной работы.

Номенклатура– перечень наименований.

Номенклатура дел– систематизированный перечень или список наименований дел, заводимых в делопроизводстве учреждения.

Номер входящего письма– регистрационный номер документа, проставляемый адресатом.

Номер исходящего дела– регистрационный номер документа, проставляемый отправителем.

Нормативные документы– документы, в которых устанавливаются какие-либо правила, нормы.

Нормативы– документы, содержащие показатели затрат времени, материальных или денежных ресурсов, показатели изготовляемой продукции, приходящиеся на какую-либо единицу (изделие, операцию и т.д.).

Нормы– документ, содержащий сведения об установленных величинах чего-либо (Н. выработки, Н. выдачи чего-либо).

Объяснительная записка– 1) документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта); 2) сообщение должностного лица, поясняющее какое-либо действие, факт, происшествие, представляемое вышестоящему должностному лицу.

Опись– юридически оформленный перечень документов.

Оригинал документа– 1) первоначальный экземпляр документа; 2) экземпляр документа, являющийся исходным материалом для копирования.

Особые отметки– отметки о степени секретности и срочности исполнения документов.

Отчет– документ, содержащий сведения о подготовке и проведении работ, об итогах выполнения планов, заданий, командировок и других мероприятий, представляемый вышестоящему учреждению как должностному лицу.

Оферта – см. Предложение.

Официальные документы–документы, составленные учреждением или должностным лицом и оформленные в установленном порядке.

Письмо– обобщенное наименование различных по содержанию документов, служащих средством общения между учреждениями, частными лицами.

Повестка– официальное сообщение частному лицу с предложением куда-либо прийти или учреждению – выслать своего представителя.

Подлинник документа– 1) документ официального происхождения в окончательной редакции, удостоверенный соответствующим образом; 2) рукопись.

Подпись на документе– подпись должностного лица или автора документа, удостоверяющая его подлинность или заверяющая копию документа.

Положение– 1) правовой акт, устанавливающий основные правила организации и деятельности государственных органов, структурных подразделений органа, а также нижестоящих учреждений, организаций и предприятий; 2) свод правил, регулирующих определенную отрасль государственного управления, политической, общественной, культурной или хозяйственной жизни.

Предложение– письменное заявление от имени предприятия, адресованное другому предприятию, о готовности заключить с ним договор на определенных условиях; оферта.

Предметный каталог– каталог документальных материалов, содержащий сведения о предметах (фактах, событиях, географических наименованиях) и лицах, которые упоминаются в документах, расположенных в алфавитном порядке.

Предметный указатель–указатель основных предметных (тематических) обозначений, расположенных в алфавитном порядке.

Представление– документ, содержащий предложение о назначении, перемещении или поощрении личного состава, а также рекомендацию определенных действий и мероприятий по вопросам деятельности учреждения.

Прейскурант– перечень видов работ, услуг, продукции товаров и т.д. с указанием цен и расценок.

Претензионное письмо– письмо, отправленное виновной стороной в случае невыполнения ею заключенных ранее договоров и разного вида обязательств.

Приказ– 1) правовой акт, издаваемый руководителем органа государственного управления (его структурного подразделения), действующий на основе единоначалия, в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед данным органом. В отдельных случаях может касаться широкого круга организаций и должностных лиц независимо от подчиненности; 2) документ, выдаваемый органами государственного и ведомственного арбитража на обязательное исполнение его решения.

Программа– документ, излагающий основные направления работы учреждения или предприятия на определенный период времени (производственная П.) или этапы и сроки осуществления крупных работ, испытаний.

Проект документа– предварительный вариант документа, предназначенный для рассмотрения.

Протокол– документ, содержащий последовательную запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.

Распорядительные документы– документы, в которых фиксируется решение административных и организационных вопросов.

Расписание– объявление о времени, месте и последовательности совершения чего-либо.

Распоряжение– правовой акт, издаваемый единолично руководителем, главным образом коллегиального органа государственного управления, в целях разрешения оперативных вопросов. Как правило, имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга должностных лиц и граждан.

Регистрационная карточка– карточка, предназначенная для регистрации документов в делопроизводстве учреждения.

Регистрационный номер документа– порядковый номер, присваиваемый входящему или исходящему документу при его регистрации, являющийся частью делопроизводственного индекса или заменяющий его.

Регистрационный штамп– штамп, содержащий название учреждения, дату регистрации, регистрационный индекс, номер дела, в которое будет помещен документ.

Регистрация документов– запись в учетных формах (журналах, карточках и т.п.) кратких сведений о документе и проставление на документе делопроизводственного индекса и даты регистрации.

Реестр– перечень (список) чего-либо, применяемый в бухгалтерском учете и делопроизводстве (например, Р. описей).

Резолюция– решение, принятое совещанием, съездом, конференцией и т.п. по обсуждаемому вопросу.

Резолюция на документе– письменное указание руководителя исполнителю о характере и сроках исполнения документа.

Реквизиты– обязательные элементы служебного документа.

Реквизит документа– обязательный информационный элемент (автор, дата и т.п.), присущий тому или иному виду письменного документа.

Рекламационное письмо– заявление об обнаружении недостачи, дефектов в полученной продукции или в выполненной работе.

Реферат– краткое письменное изложение первоисточника.

Решение– 1) правовой акт, принимаемый исполкомами Советов народных депутатов в коллегиальном порядке в целях разрешения наиболее важных вопросов их компетенции. Решениями именуются также совместные акты, издаваемые 'несколькими неоднородными органами – коллегиальными и действующими на основе единоначалия, государственными органами и общественными организациями и т.д.; 2) документ, содержащий заключение суда или арбитража по результатам разбора гражданского дела в суде или спорного вопроса в арбитраже; 3) резолюция собрания, совещания и т.д.

Свободное предложение– предложение без обязательств. Если заказчик примет условия такого предложения, сделка считается заключенной.

Сдаточная опись(разг.) – опись документальных материалов, составленная учреждением при передаче дел в архив.

Система документирования– принятый в учреждении порядок создания, оформления и исполнения документов.

Служебная записка– записка о выполнении какой-либо работы, направляемая должностным лицом другому должностному лицу.

Состав удостоверения– подпись и печать.

Спецификация– документ, содержащий подробное перечисление узлов и деталей какого-либо изделия, конструкции, установки и т.п., входящих в состав сборочного или монтажного чертежа.

Список– перечисление лиц или предметов в определенном порядке, составленное в целях информации или регистрации.

Справка– 1) документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов и событий; 2) документ, подтверждающий факты биографического или служебного характера.

Справочно-информационный фонд– совокупность систематизированных произведений печати и неопубликованной научной и технической документации, использующихся в целях отраслевого информационного обслуживания.

Стандарт– нормативно-технический документ, устанавливающий требования к группам однородной продукции и в необходимых случаях требования к конкретной продукции, правила, обеспечивающие ее разработку, производство и применение, а также требования к иным объектам стандартизации, устанавливаемые Госстандартом РФ.. Стандартизация документов, применяемых в организационном и экономическом управлении, проводится на основе специальных постановлений Правительства РФ.

Стенограмма– дословная запись докладов, речей и других выступлений на собраниях, совещаниях и заседаниях коллегиальных органов, осуществленная методом стенографии.

Счет– документ, в котором указана причитающаяся за что-либо денежная сумма.

Табель– перечень каких-либо показателей, составленный в определенном порядке (например, Т. отчетности, Т. успеваемости).

Таблица–документ, содержащий текстовые или цифровые сведения, размещенные по графам.

Табуляграмма– таблица, составленная табулятором на основе автоматического восприятия данных с перфокарт, перфолент и т.д.

Талон обратной связи– документ, уведомляющий о получении чего-либо (информации, материальных ценностей, документов).

Твердое предложение– предложение, оформляемое лишь для одного возможного заказчика (покупателя) с указанием срока, в течение которого поставщик связан этим предложением.

Тезаурус– словарь-справочник, в котором перечисляются все лексические единицы информационно-поискового языка (дескрипторы) с их связями, а также синонимические дескрипторы и ключевые слова и словосочетания естественного языка.

Тезисы– краткое изложение текста документа или выступления.

Телеграмма– обобщенное название различных по содержанию документов, переданных по телеграфу.

Телекс –телеграмма, посланная по телетайпу.

Телетайп– телеграфный аппарат с клавиатурой типа пишущей машинки.

Текстовой документ– документ, содержание которого изложено посредством любого вида письма.

Техническая документация– обобщающее название документов, отражающих результат строительного и технологического проектирования, конструирования, инженерных изысканий и других работ по строительству зданий и сооружений и изготовлению промышленного производства.

Технологическая документация– обобщающее название документов (чертежей, спецификаций, карт, инструкций и т.д.), предназначенных для описания и оформления технологических процессов.

Типовые документы(тексты-аналоги) – 1) документы, отражающие однородные вопросы и составляемые по одинаковым образцам; 2) нормативные и распорядительные документы, определяющие порядок работы учреждений (Т. устав, Т. структура) или отдельных ее сторон (Т. договор) и являющиеся образцами для составления учреждениями одноименных документов с учетом специфики их деятельности.

Трафаретный документ– документ, имеющий заранее отпечатанный стандартный текст (часть текста) и дополняющее его конкретное содержание.

Указание– 1) правовой акт, издаваемый органом государственного управления преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов данного органа и вышестоящих органов управления; 2) документ, содержащий требования и необходимые разъяснения по отдельным вопросам проектирования и строительства.

Указатель– систематизированное перечисление наименований, имен, предметов со справочными данными о них.

Факсимиле– 1) воспроизведение техническими средствами точного изображения подписи, текста, сделанного от руки, копия документов, получаемых по факсу; 2) клише, печатка, позволяющая многократно воспроизводить собственноручную подпись на деловом документе.

Физическое лицо– гражданин, являющийся участником гражданских правоотношений (носителем гражданских прав и обязанностей).

Формуляр документа– совокупность расположенных в установленной последовательности реквизитов документа (автор, адрес, дата, заголовок, содержание и т.п.).

Циркулярное письмо– письмо, направленное из одного источника в несколько адресов.

Экспедиция– специальный аппарат учреждения для приема документов.

Юридическое лицо– учреждение, предприятие или организация, выступающее в качестве самостоятельного носителя гражданских прав и обязанностей.

Языковая формула(документа) – слово, словосочетание, предложение или сверхфразовое единство, организующее основной текст (документа) и закрепленное за конкретным видом документа. Языковой формулой гарантийного письма служит конструкция: «Оплата гарантируется. Наш расчетный счет №... в... отделении... банка»; сопроводительного – «Направляю...», «Высылаю...» и т.д.