Информационно-справочные документы. Справки и докладные записки

Справки- документы, содержащие описание и подтверж­дение тех или иных фактов и событий. Справки обычно делят на две группы: информация о фактах и событиях служебного характера и справки, выдаваемые заинтересованным граж­данам и учреждениям, удостоверяющие какой-либо юриди­ческий факт. Это справки о подтверждении места учебы и работы, занимаемой должности, заработной плате, месте проживания и т.п. Приведем примеры.

Московское городское объединение Генеральному дирек-

книжной торговли «Москнига» тору объединения

Кировское районное книготорговое "Москнига"

объединение Горбунову А.В. Магазин №...

Справка

Дата Номер

О комплектовании товарных фондов

в 20... г.

В 20.. г. комплектование товарных фондов магазина про­исходило за счет следующих источников (в тыс. руб.):

1. Книготорговая база "Москнига" - ...

2. Объединение "Книгоэкспорт" -...

3. Издательство "Прогресс"

4. Специальная книжная экспедиция -...

Директор магазина (подпись)

Московский государственный

историко-архивный институт

Справка

Дата Номер

Кузькова Анна Ивановна учится на III курсе дневного отделения факультета государственного делопроизводства.

Справка выдана для представления в поликлинику.

Декан (подпись)

факультета государственного делопроизводства

Докладная записка- документ, адресованный руководи­телю данного или вышестоящего учреждения и информи­рующий его о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, содержащий выводы и предложения составителя. Текст докладной записки делится на две части: констати­рующая, где излагаются факты или описывается ситуация, и вторая - где излагаются предложения, просьбы.

Контрольно-ревизионный отдел

Дата Генеральному директору

объединения

Иванову И.И.

Докладная записка

О назначении документальной ревизии

в магазине № ...

При проведении 09.04.94 г. инвентаризации товарных фондов магазина № ... обнаружена недостача различных товаров на сум­му ... руб.

Прошу Вас назначить документальную ревизию товарных операций магазина № ... за период с 01.01.94 по 09.04.94 г.

Зам начальника (подпись)

отдела

Обратите внимание!

1. Тексту докладной записки обязательно предшествует заголовок.

2. Внутренние докладные записки, подаваемые руково­дителю структурного подразделения или руководителю учреж­дения, оформляются на простом листке бумаги. Машинописным способом воспроизводятся реквизиты бланка; наименование структурного подразделения, вид документа, дата. Подпи­сывает - составитель.

3. Внешняя докладная записка, адресуемая в вышестоящие инстанции, оформляется на общем бланке учреждения и подписывается руководством.

4. Как и во всяком документе, в докладной записке заголовок начинается с предлога о и формулируется с помощью отглагольного существительного: О назначении..., О проверке и т.п.

Деловые письма

Деловые письма применяются для решения многочисленных оперативных вопросов, воз­никающих в управленческой деятельности, отсюда вытекает разнообразие содержания писем. Классификацию деловых писем позволяет построить классификация производственных ситуаций, вызывающих необходимость в переписке.

По функциональному признакуписьма можно разделить на две группы:

1) письма, требующие письма-ответа (письмо-вопрос; пись­мо-просьба; письмо-обращение; письмо-предложение и др.);

2) письма, не требующие письма-ответа (письмо-предуп­реждение; письмо-напоминание; письмо-приглашение и др.).

Письма-ответы должны всегда содержать индекс того письма, которое явилось причиной для переписки.

Письма можно классифицировать по аспектам. Можно выделить следующие аспекты в содержании деловых писем:

1) факт напоминания - письмо-напоминание;

2) выражение гарантии - письмо гарантийное;

3) указание на достигнутую степень согласия, свершив­шийся факт - письмо-подтверждение;

4) информирование о намечаемых или уже проведенных мероприятиях - информационное письмо;

5) указание на факт отправки прилагаемых к письму документов - сопроводительное письмо;

6) предупреждение о возможных ответных шагах и т.д. — письмо-предупреждение.

Одно и то же письмо может содержать гарантию, просьбу и напоминание, т.е. быть многоаспектным.

По тематическому признакупроводится условное разли­чение между деловой и коммерческой корреспонденцией. Считается, что переписка, которая оформляет экономические, правовые, финансовые и все другие формы деятельности предприятия, называется деловой корреспонденцией, а пере­писка по вопросам материально-технического снабжения и сбыта относится к коммерческой корреспонденции. В сфере торговых отношений сложились определенные типы коммер­ческих писем: письмо-запрос; ответ на запрос; письмо-из­вещение; письмо-предложение (оферта); письмо-ответ на пред­ложение; письмо-подтверждение заказа; письмо-отказ от по­ставки товара, от оплаты и т.п.; письмо-рекламация; письмо-ответ на рекламацию и др. Количество видов писем соответ­ствует практическим ситуациям, вызывающим необходимость письменного общения партнеров.

Рассмотрим некоторые образцы деловых писем.

Сопроводительное письмо- письменный текст, который информирует адресата о направлении документов, прила­гаемых к письму.

Например:

Направляем Вам на рецензирование рукопись «Программы курса "Организация делопроизводства"». Программа предпола­гается как типовая для всех техникумов по делопроизводству. Отзыв просим прислать до 12 ноября 20... г. Приложение: на 24 л. в 1 экз.

Письмо-приглашение- письменное приглашение адресату принять участие в каком-либо проводимом мероприятии. Они могут адресоваться как конкретным лицам, так и учреждениям. В них раскрывается характер проводимого мероприятия, ука­зываются сроки проведения и условия участия в нем.

Например:

Учебно-методическое объединение (УМО) 22-23 июня про­водит широкое обсуждение модели специалиста "Документовед-организатор документационного обеспечения управления". Так как специалисты такого профиля работают на предприятиях и в учреждениях отрасли, просим Вас принять участие в работе УМО, высказать свои предложения по корректировке учебного плана.

Заседание состоится в помещении Московского историко-архивного института по адресу: ул. 25 Октября, д. 15, актовый зал. Начало работы в 10 ч. утра. Иногородние участники обеспечи­ваются общежитием.

Председатель Совета УМО

проф., докт. ист. наук В.И. Дурновцев

Гарантийное письмо- документ, обеспечивающий испол­нение изложенных в нем обязательств. В нем адресату обычно гарантируется оплата или предоставление чего-либо (места работы, проведения исследований и т.п.). Эти письма имеют повышенную правовую функцию, поэтому изложение текста должно быть предельно четким и ясным.

Например:

Просим Вас оказать помощь в установке и наладке машин вычислительного центра института.

Оплата гарантируется со счета № ... в .... отделении Госбанка.

Завод готов принять на работу выпускницу института по специальности документовед-организатор документационного обеспечения управления. Ее муж также может рассчитывать на трудоустройство в городе по своей специальности.

Инициативное письмо- это письмо, требующее ответа. Большая категория таких писем выражает просьбу (пред­ложение, запрос) к адресату в решении каких-либо вопро­сов.

Например:

При развертывании работ по реставрации исторических ценных зданий института выяснилась невозможность поэтапного проведения реставрации с продолжением учебного процесса в части помещений. Просим Вас оказать содействие в выделении арендных помещений площадью ... кв. м. для перенесения всех учебных занятий на время реставрации зданий.

Письмо-ответ- по своему содержанию носит зависимый характер от инициативных писем, так как тема его текста уже задана и остается изложить характер решения поставленного в инициативном письме вопроса: принятие или отказ от предложения, выполнения просьбы. Например:

115422, Москва, ул. Зеленая, д. 5, кв. 38 Иванкину М.П.

Сообщаем Вам, что документы Петровской МТС Климовского района Ивановской области за 1934-1935 гг. в архив на хранение не поступали, в связи с чем подтвердить стаж Вашей работы в названной МТС за указанные годы не представляется возможным.

Директор Госархива Н.К. Крымкина

Письмо-запрос- коммерческий документ, представляющий собой обращение импортера к экспортеру с какой-либо прось­бой.

Например:

Касательно альбома образцов

Настоящим просим выслать нам Ваш последний альбом образцов хлопчатобумажных, шерстяных и вискозных тканей, а также прейскурант на 19... г.

С уважением

Экспортлен (подпись)