Язык и стиль распорядительных документов

Руководство любой организации наделяется правом издания распорядительных документов. Именно эти документы реализуют управляемость объектов по вертикали. От того, насколько эффективно реализуется деятельность учреждения, зависят результаты его работы.

Основная задача распорядительных документов – придание юридической силы тому или иному действию руководителя. В связи с этим язык и стиль этого типа документации отличается жесткой регламентированностью, стандартизацией языковых моделей.

Текст распорядительных документов состоит, как правило, из двух частей: констатирующей и распорядительной. Текст излагается логически последовательно, чёткими фразами, без сложных придаточных и уточняющих оборотов. Недопустимо употребление многозначных слов, примечаний и ссылок. В констатирующей части кратко излагаются причины, цели, мотивировка, послужившие основанием для издания распорядительного документа, или обосновывается причина его выпуска. Констатирующая часть начинается словами: в соответствии, в целях, во исполнение. Констатирующая часть отсутствует, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении, например, распоряжение о назначении комиссий, об утверждении инструкций, актов и т.п. Распорядительная часть документа содержит перечень мероприятий или предписываемых действий, их исполнителей и сроков исполнения.

Постановление- правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами коллегиального управ­ления в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами.

Текст постановления может иметь вступительную часть, если требуется дать разъяснение целей и мотивов издания постановления. Вступительная часть заканчивается ключевым словом «ПОСТАНОВЛЯЕТ». Если постановление не нуждается в обосновании, его текст начинается непосредственно с ключевого слова, например: Общее собрание акционеров постановляет…

Решение– правовой акт, принимаемый коллегиальными и совещательными органами учреждений, предприятий, фирм в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности. Решения оформляются в том же порядке, что и постановления, но ключевым словом текста является глагол «РЕШИЛ».

Распоряжение- акт управления государственного органа, имеющий властный характер, изданный в рамках присвоенной должностному лицу, государственному органу компетенции, имеющий обязательную силу для граждан и организаций, кото­рым распоряжение адресовано. Распоряжения являются подза­конными актами и делятся на две группы: распоряжения обще­го и конкретного характера длительного действия и распоряжения, касающиеся конкретного узкого вопроса, разового случая. Распоряжения составляются и оформляются по тем же правилам, что и приказы. Различие между ними состоит в том, что в текстах распоряжений отсутствует ключевое слово, разделяющее вводную и распорядительную часть.

Указание – правовой акт, издаваемый единолично руководителем организации или его заместителем преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией выполнения приказов, инструкций данной или вышестоящей организации. Указания составляются и оформляются аналогично приказам, но ключевыми словами в тексте указания могут быть: «ОБЯЗЫВАЮ» или «ПРЕДЛАГАЮ», в зависимости от содержания указания.

Приказявляется самым распространенным видом распоря­дительного документа, применяемого в практике управления. Он издается по основным вопросам, а именно: по вопросам внут­ренней жизни учреждения, организации, предприятия, по воп­росам создания, ликвидации, реорганизации учреждений или их структурных частей; утверждения положений, инструкций, пра­вил и т.н. документов, требующих утверждения, а также по кад­ровым вопросам приема, перемещения, увольнения работников и др.

Приказ – распоряжение руководителя, содержащее нормы, обязательные для исполнения подчиненными. Приказы оформляются на специальном бланке – бланке приказа или общем бланке организации с указанием вида документа – приказ. Обязательными реквизитами приказа являются: наименование вышестоящей организации (если она имеется), название вида документа, место издания, заголовок к тексту, подпись, визы.

Пример приказа:

Московское городское объединение

книжной торговли "Москнига"

Приказ

15.05.93 №37

Об активизации работы по пропаганде и распространению

печатных изданий среди молодежи

Во исполнение решения Правительства Москвы от 24.04.93 № 4281 "Об активизации работы по пропаганде и распространению среди молодежи печатных изданий, раскрывающих внутреннюю и внешнюю политику российского государства"

ПРИКАЗЫВАЮ

1. Директорам магазинов городского подчинения организовать книжные выставки, раскрывающие роль молодежи в перестройке, к 01.07.93.

2. Директорам районных книжных объединений утвердить планы пропаганды и распространения книг среди молодежи через народные книжные магазины и отделения Всероссийского общест­ва любителей книги к 15.07.93.

3. Директору магазина т. Зайцевой Л.А. разработать пред­ложения о создании молодежного клуба книголюбов на базе магазинов № 185 "Молодая гвардия" до 05.07.93.

4. Контроль за исполнением приказа возложить на начальника отдела организации торговли т. Петрова И.В.

Генеральный директор (личная подпись) А.В. Горбунов

Обратите внимание!

1. Текст распорядительного документа должен иметь заго­ловок. Заголовок начинается с предлога о (об) и формулируется при помощи существительных, называющих основную тему документа.

Например: О назначении...; Об утверждении..:, Об итогах...; О мерах... и т.п.

2. Текст состоит из двух взаимозависимых частей - кон­статирующей и распорядительной.

Констатирующая часть- это введение в существо рас­сматриваемого вопроса. В ней могут быть перечислены факты, события, дана оценка. Нередко в констатирующей части дается пересказ акта вышестоящего органа, во исполнение которого издается данный распорядительный документ. В этом случае указывается вид акта, его автор, полное название, номер и дата, т.е. приводятся все поисковые данные. Кон­статирующая часть необязательна, она может и отсут­ствовать, если нет необходимости давать разъяснения.

3. Основную нагрузку в распорядительных документах несет распорядительная часть,которая излагается в повели­тельной форме. В зависимости от вида документа она на­чинается словами: постановляет - в постановлении; решает (решил) - в решении; предлагаю - в распоряжении; приказываю - в приказе. Вид распорядительного документа предопределяет и характер изложения его текста. Слова постановляет, реша­ет (решил), предлагаю, приказываю печатаются прописными буквами или строчными в разрядку, т.е. они зрительно выде­ляются и таким образом отделяют констатирующую часть документа от распорядительной. Располагаются эти слова с отдельной строки от нулевого положения табулятора. В по­становлениях и решениях перед словами постановляет и ре­шает указывается название коллективного органа.

4. С новой строки (с абзаца) следует текст постановляю­щей части.

Если распорядительная часть предполагает различные по характеру действия и нескольких исполнителей, она делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами. В каждом пункте указываются исполнитель (организация, структурное подразделение, конкретное должностное лицо), предписывае­мое действие и срок исполнения. Исполнитель указывается в дательном падеже. Можно указывать и обобщенно.

Например: Директорам заводов...; Руководителям архи­вов...

Предписываемое действие выражается глаголом в неопределенной форме.

Например: Кому? что сделать? - подготовить; зачислить; организовать; обеспечить и т.д.