Контроль бюджета закупок. Оценка эффективности закупочных операций (Фактор времени. Фактор «цена». Надежность поставщика). Возможности сокращения общих затрат на закупки

Анализ условий закупок и рынка поставщиков. Методы выбора поставщиков. Рейтинговая оценка факторов. Затратно-коэффициентный метод. Метод доминирующих характеристик. Метод категорий предпочтения

Контроль и анализ логистической функции (процесса) закупок компании должен осуществляться в соответствии с поставленными целями и задачами по управлению закупками в аспекте общей логистической системы фирмы.

Традиционно такой анализ включает:

-анализ условий закупок и рынка поставщиков;

-контроль бюджета закупок; -анализ финансовой деятельности;

-контроль и анализ качества закупаемой продукции;

-контроль и анализ процедур доставки материальных ресурсов и готовой продукции;

-анализ системы прогнозирования потребности и т.д.

Методы выбора поставщиков

1. Метод рейтинговых оценок. Метод заключается в том, что предприятие определяет перечень основных критериев, по которым будет проводиться оценка поставщиков. Каждый критерий имеет свой удельный вес, который зависит от его «важности». Затем анализируются поставщики, для этого показателям присваивается оценка по 10-ти бальной шкале, после чего эта оценка умножается на удельный вес данного критерия, полученные данные складываются – это и есть рейтинг, по которому и выбирается поставщик.

2. Метод оценки затрат. Данный метод предполагает сравнение предполагаемых доходов и расходов, выбирается наиболее прибыльный вариант. Метод имеет существенный недостаток, который состоит в том, что для анализа необходим большой объем информации, а это занимает много времени, которое не всегда есть для принятия решения.

3. Метод доминирующих характеристик. Суть этого метода состоит в том, что предприятие выбирает для себя критерий, который является наиболее важным и уже по нему анализируются предложения поставщиков. Это существенно экономит время, но игнорирование других, пусть и не таких важных, показателей снижают эффективность анализа.

4. Метод категорий предпочтения. По сути это неформальный подход к выбору поставщика и состоит он в том, что логист для анализа обобщает данные, полученные от «профильных» подразделений. Преимущество данного метода в том, что анализируется не только полная, но и компетентная информация, которая основана на опыте сотрудничества с тем или иным поставщиком. Не подходит этот метод только в том случае, когда с поставщиком предприятие еще не работало.

Контроль бюджета закупок. Оценка эффективности закупочных операций (Фактор времени. Фактор «цена». Надежность поставщика). Возможности сокращения общих затрат на закупки

При определении эффективности закупочных операций необходимо комплексно оценить работу службы закупок фирмы, приняв во внимание: выполнение плана закупок по объемным и качественным показателям, выполнение бюджета фирмы и объем сэкономленных средств, дополнительные меры по контролю качества входящей продукции, а также объем и стоимость упущенных продаж, общий объем операций, производительность труда, транспортные издержки и т.д. Исходя из этих данных, можно примерно определить стоимость той или иной логистической операции в процессе осуществления закупочных функций — например, среднюю стоимость разработки и оформления заказа или долю стоимости МР в объеме продаж ГП. Можно оценить и долю административных затрат по закупке на каждый рубль, израсходованный на закупки в целом. Проследив, таким образом, деятельность отдела закупок, можно судить об эффективности его функционирования, а также определить имеющиеся проблемные моменты.

Существуют три основных показателя, по которым осуществляется контроль деятельности закупочного отдела: время, цены и надежность поставщиков.

Контроль фактора времени подразумевает контроль задержанных поставок, а также последствий опозданий. При этом должны анализироваться такие, например, показатели, как:

1. доля задержанных заказов,

2. доля случаев, когда просрочки доставки вызвали ощутимое отсутствие МР/ГП на складе;

3. число случаев остановки производства в результате просрочки и т.п.

Фактор «цена» подразумевает анализ цен, уплаченных при закупках продукции, в частности, их сравнение с ранее намеченными ценами, а также попытки избежать таких отклонений от бюджета закупок. Всестороннему анализу должны подвергаться:

1. цены, уплаченные поставщикам за МР/ГП;

2. стандартные или расчетные цены за основные МР;

3. индекс средних цен, уплаченных за продукцию по товарным группам

4. изменения цен, произошедшие в результате переговоров, анализа, результате лучшей упаковки и рационализации перевозки и т.п.;

5. форвардная закупочная деятельность в сравнении с соответствующим прогнозом для выявления его эффективности, а также сравнение цен уплаченных при таких закупках, с теми, которые могли быть уплачены в случае закупок не форвардным, а обычным путем; 6. доля закупочных ордеров, выданных без договоренности о твердой цене и т.д.

Надежность поставщика подразумевает соответствие качества и объема его поставок условиям, зафиксированным в договорах. Следующие параметры позволяют принимать обоснованные решения при выборе продавца:

1. доля просроченных доставок и отказов поставки;

2. доля поставок, не соответствующих договорам по качеству продукции

3. доля заказов, доставленных вопреки договоренности не единой партией

4. качество услуг различных перевозчиков, измеренное временем в пути и числом поврежденных грузов и т.п.

Эффективность работы службы снабжения/закупок фирмы часто оценивается следующими показателями:

1. сокращение издержек на закупки в структуре общих логистических издержек;

2. допустимые уровни брака закупаемой продукции;

3. доля закупок, совершенных вовремя;

4. число ситуаций, когда нужного МР/ГП не оказалось на складе, что повлекло сбои в графике производства или выполнения заказа клиента.

5. число изменений, внесенных в заказы по вине службы закупок (учет по каждой причине внесения изменений);

6. число полученных и обслуженных заявок;

7. доля транспортных издержек в структуре общих затрат на закупки и т п.

Для сокращения числа составляющих компонентов затрат на закупки необходима целенаправленная политика фирменного логистического менеджмента, включающая комплекс мероприятий, среди которых можно указать:

· совершенствование планирования потребности и нормирования расхода материальных ресурсов для производственных подразделений фирмы;

· устранение потерь от брака (политика «ноль дефектов») в производстве и потерь материальных ресурсов при доставке от поставщиков;

· максимальное сокращение отходов производства и эффективное использование вторичных материальных ресурсов;

· исключение, по возможности, промежуточного складирования материальных ресурсов при доставке от поставщиков;

· доставка материальных ресурсов от поставщиков как можно большими отправками с максимальным использованием грузовместимости транспортных средств и минимальными тарифами;

· минимизация уровней запасов материальных ресурсов во все звенья складской системы и др.