Материалы для распространения в процессе организации и проведения новостных событий

Здесь необходимо рассмотреть материалы для СМИ, в подготовке кото­рых ведущую роль играют PR-специалисты (копирайтеры). Эти материалы рас­пространяются обычно среди журналистов в преддверии, в процессе, после но­востных событий и призваны мотивировать (помочь, заинтересовать, заинтри­говать и пр.) корреспондентов СМИ на частичное использование данных мате­риалов в печати, на телевидении и радио.

Важнейшим по существу, наиболее массовым по количественным харак­теристикам среди этих материалов является пресс-релиз. Пытаясь синтезиро­вать многочисленные публикации поданному вопросу, а также собственный опыт, выскажем некоторые общие рекомендации, а затем дифференцируем по­нятие пресс-релиза и дадим характеристику другим текстам, которые распро­страняются среди журналистов.

В наиболее общем определении пресс-релиз- это сообщение для СМИ, содержащее информацию, потенциально интересную для широкой аудитории.

Учитывая сказанное в предыдущих параграфах, зафиксируем, что, со­ставляя пресс-релиз, вы должны:

- думать, как журналист;

- совмещать желания вашей организации и требования СМИ;

- представлять факты в форме, отличной от рекламной;

- акцентировать внимание на самой важной и интересной информации;

- прогнозировать целевые группы, заинтересованные в вашей версии со­общения;

- познакомиться со спецификой СМИ - получателей вашего сообщения. Главные компоненты пресс-релиза- это:

- заголовок (the headline),

- анонс (the lead),

- основная часть (the body),

- выходные данные.

Заголовок (не более 10-15 слов) дает понять, о чем вы будете писать дальше, и призван стимулировать журналиста и редактора к дальнейшему про­чтению.

Анонс(несколько десятков слов) кратко сообщает суть новости, поддер­живает первоначально возникший у сотрудников СМИ интерес и «строит мос­тик» к остальной части пресс-релиза. Анонс кратко отвечает на вопросы:

- Кто?

- Что?

- Зачем?

- Когда?

- Где?

Основная часть полностью раскрывает содержание пресс-релиза и стро­ится в классическом варианте по зафиксированной в ряде источников формуле SOLAADS,где:

S - предмет (Subject) - означает указание на ключевую характеристику новости;

О - организация (Organization) - говорит о структуре или персоне, бла­годаря которой новость состоялась;

L - местоположение (Location) - сообщает о территории, где событие произошло;

А - преимущества (Advantages) - предоставляет информацию о том, по­чему целевая аудитория должна оценивать данную новость как важную;

А - заявления (Application) - конкретизирует и персонифицирует, в ряде случаев, в виде прямых цитат, происхождение и оценку новости;

D - детали (Details) - дополняет общую картину подробностями;

S - источники (Sources) - указывает, откуда первоначально взялась дан­ная информация.

Наконец, выходные данные содержат:

- дату (временные рамки) события и дату рассылки пресс-релиза (в идеа­ле дата события, дата рассылки пресс-релиза и дата получения пресс-релиза
СМИ должны совпадать);

- указание координат и персон, от которых при необходимости можно получить дополнительную информацию;

- условия аккредитации для участия в заявленном мероприятии, если речь идет о его анонсе.

Среди многочисленных и постоянно меняющихся формальных тре­бований к объему, адресности, орфографии, пунктуации и стилистике пресс-релиза выделим наиболее употребимые и приемлемые в начале 2000-х годов.

Объем, кегль, интервал:

- при рассылке по факсу текст желательно разместить на одной странице формата А4. Если текст большего объема, в конце первого листа следует поста­вить пометку «см. далее». Используются полуторный или двойной межстроч­ный интервал и 11 - 12-й кегли шрифта;

- при рассылке по электронной почте все перечисленные факторы имеют весьма относительное значение.

Адресность.При подготовке пресс-релиза для радио и телевидения ре­комендуется:

- писать так, как говорят люди;

- не употреблять шаблоны;

- обязательно использовать короткие (в идеале - около 10 секунд разго­ворного времени) прямые цитаты.

При подготовке пресс-релиза для сети Интернет следует:

- определить ключевую фразу, характеризующую товар, услугу и пр., т.е. то, что будет являться объектом поиска на сервере;

- поместить ключевую фразу в заголовок, подзаголовок и повторить ее, по крайней мере, трижды в основной части сообщения;

- в каждом случае использовать в тексте полное наименование продукта услуги, другого ключевого наименования;

- заменить ключевыми фразами местоимения «этот», «его» и им подоб­ные;

- правильно оформлять в пресс-релизе ссылки на интернет-ресурсы
(http://www.mass-media.ru, а не mass-media.ru).

Орфография и пунктуация:

- Точки. В аббревиатуре не ставятся (IBM, но не I.B.M.).

- Кавычки. Не применяются. То, что в обычном тексте заключается в ка­вычки (названия организаций, продуктов, цитаты), в пресс-релизе выделяется курсивом или жирным шрифтом.

- Цифры. Представляются в виде слов (исключения: дата, серийный но­мер, цена, адрес, телефон). Тоже касается процентов (10 процентов, а не 10%).

- Даты. Предпочтительный вариант написания: 2009, февраль, 14. Не ис­пользуются конъюнктурные слова «вчера», «завтра», «недавно».

- Строчные и прописные буквы. Если в англоязычных традициях допус­кается писать прописными буквами все слова заголовка, все буквы в названии компании, то в русской традиции прописными являются только первые буквы.

Стилистика.Предпочтительны:

- конкретные факты;

- короткие предложения;

- простые и понятные слова;

- логическая и хронологическая последовательность изложения. Нежелательны:

- общие рассуждения,

- прилагательные в превосходной степени («самый известный в мире», «супербыстрый», «лидер среди торговых марок»);

- скрытая, а тем более прямая реклама товаров и услуг.

В принципе пресс-релиз - это такая же абстракция, как и материал для СМИ. Внутри понятия «пресс-релиз» существуют свои четко определенные градации:

Пресс-релиз- анонс- короткое сообщение (не более одной страницы) о предстоящем мероприятии с приглашением журналистов принять в нем уча­стие. Выполняет, пожалуй, главную задачу - привлечь СМИ, пообещав им ин­тересную информацию и новости.

Новостной пресс-релиз(news release) - сообщение, содержащее важную новость или полезную информацию для широкой аудитории. Распространяется в ходе пресс-конференции, презентации, «круглого стола» и пр. (в этом случае объем может быть любым), после либо вместо них (1-2 страницы).

Пресс-релиз- техническое сообщение(technical release) - развернутая информация о продукте или об услуге, часто в сопоставлении с аналогами. Предназначена для специализированных СМИ на случай, если они захотят сде­лать подробный анализ (объем любой).

Пресс-релиз- объявление(announcement release) - короткая (1-2 абзаца) самодостаточная информация, не предполагающая проведения каких-либо ме-

роприятий, а в ряде случаев - и публикации. Может касаться изменения адреса, кадровых перестановок и пр.

Для раздачи журналистам активно используются и другие формы мате­риалов, в их числе:

Бэкграундер (background notes)- информация базового характера, не являющаяся новостью или сенсацией: о профиле деятельности, планах, истории организации; изложение содержания документов, описание товаров и услуг; статистические данные и т.д.

Бэкграундер содержит информацию, дополняющую короткий новостной пресс-релиз и помогающую журналисту подробно и без искажений подготовить некоторый материал.

Биография- опорная фактическая информация о конкретном индиви­дууме. Целесообразно иметь и периодически распространять сборники оптими­зированных биографий всех руководителей организации. Они предназначены для возможного немедленного использования в процессе возникновения того или иного события: инициатива, принадлежащая данному лицу; неожиданное назначение; отставка; смерть и т.д.

Заявление - краткий и недвусмысленный документ, призванный объ­явить или объяснить позицию одной или нескольких организаций по какому-либо вопросу. Может носить наступательный, оборонительный характер или служить для предупреждения нежелательных событий.

Меморандум (memorandum) - приложение к заявлению, обосновываю­щее его содержание; в торговле и маркетинге - письмо с напоминанием о чем-либо.

Медиакит(media-kit), или пресс-кит,- набор, комплект, пакет для СМИ. Содержит несколько видов материалов, потенциально полезных для СМИ: пресс-релиз, бэкграундер, биографию, фото, видео- или аудиокассету, факт-лист стаблицами, схемами, рисунками, графиками и т.п. Пресс-кит предназна­чен для ответа на наиболее вероятные вопросы прессы, появившиеся в процессе подготовки материала вокруг некоторого события.