Упражнение 4. Поиск, сортировка и фильтрация данных в таблице

1. Откройте файл базы данных Цифровая техника.

2. Откройте таблицу ТОВАРЫ. Выполните в ней поиск всех товаров фирмы Sony. Для этого:

a. установите курсор на поле Марка в первой записи. Затем щелкните на кнопке Найти. Откроетсядиалоговое окно Поиск и замена(рис. 21).

b. Введите в поле Образец требуемый образец поиска (Sony) и нажимая кнопку Найти далее найдите поочередно все записи о товарах фирмы Sony.

Рис. 21. Диалоговое окно Поиск и замена

3. Поочередно отсортируйте данные по возрастанию: по цене, по названию, по торговой марке. Для этого выделите соответствующее поле таблицы и выполните команду Сортировка по возрастанию.

4. Отобразите исходное состояние таблицы, выполнив сортировку по полю Код товара (по возрастанию).

5. Используя фильтрацию, отобразите данные только о цифровых фотоаппаратах. Для этого найдите любую из записей о цифровых фотоаппаратах, установите курсор в поле с требуемым названием (цифровой фотоаппарат) и нажмите кнопку на панели инструментов Фильтр по выделенному . Проанализируйте полученный результат. Удалите фильтр нажатием кнопки Удалить фильтр .

6. Используя фильтрацию, отобразите данные только о цифровых фотоаппаратах и цифровых видеокамерах. Для этого в записи о цифровом фотоаппарате выделите корень слова Цифр и выполните команду Фильтр по выделенному.Проанализируйте полученный результат. Удалите фильтр.

7. Поочередно выполните фильтрацию по каждому из названий товаров (по каждому виду товара), по каждой марке товара.

8. Используя расширенный фильтр, отобразите данные о товарах, цена которых больше определенного числа, например больше 8000. для этого:

a. Выполните команду Записи ► Фильтр ► Расширенный фильтр.

b. В открывшемся диалоговом окне расширенного фильтра удалите ранее использовавшийся фильтр. Для этого выделите столбец (или группу столбцов) на нижней панели окна фильтра и удалите их клавишей <Delete>.

c. На верней панели окна фильтра отображена таблица ТОВАРЫ в виде списка полей. Выполните двойной щелчок на поле Цена.

d. На нижней панели окна фильтра в строке Поле появится выбранное поле Цена. В строке Условие отбора введите требуемое условие. В данном случае нужно ввести >8000. В строке сортировка выберите порядок сортировки по возрастанию(рис.22).

Рис. 22. Формирование условия отбора по цене в окне расширенного фильтра

e. Нажмите кнопку Применение фильтра (или выполните команду Записи ► Применить фильтр.

f. Проанализируйте полученный результат.

9. Используя расширенный фильтр, отобразите данные о товарах, цена которых меньше 15000. Затем измените фильтр таким образом, чтобы отобразить только записи о товарах в ценовом диапазоне от 10000 до 30000.

10. Отобразите записи о ноутбуках, цена которых находится в диапазоне от 30000 до 50000.

11. Измените фильтр, созданный в предыдущем пункте так, чтобы кроме ноутбуков в ценовом диапазоне от 30000 до 50000 отображались бы все товары фирмы Sony. Отобразите записи обо всех товарах.

12. Отобразите на экране только данные полей Название, Маркаи Цена, скрыв с экрана данные других полей. Для этого установите курсор в поле, которое нужно скрыть и выполните команду Формат ► Скрыть столбец(если нужно скрыть сразу несколько столбцов, то предварительно выделите соответствующие столбцы). Проанализируйте полученный результат.

13. Вновь отобразите все столбцы. Для этого выполните команду Формат ► Отобразить столбцы.В открывшемся окне Отображение столбцов (рис. 23) установите флажки напротив всех столбцов. Окно Отображение столбцов можно использовать и для скрытия столбцов путем снятия соответствующих флажков.

Рис. 23. Окно Отображение столбцов

14. Предъявите результат работы преподавателю. После проверки преподавателем вашей работы перейдите к следующему упражнению или закройте файл базы данных.

Работа с запросами

Запросы являются одним из основных инструментов выборки записей и обработки данных в таблицах. Запрос может строиться на основе одной или нескольких взаимосвязанных таблиц, позволяя комбинировать в нужном сочетании содержащуюся в них информацию.

При выполнении запроса Access извлекает записи из таблиц БД и формирует набор записей, содержащий данные, отобранные из таблиц в соответствии с условиями запроса. С полученным набором записей можно работать как с обычной таблицей: можно просматривать и выбирать информацию, печатать и обновлять данные. Однако в отличие от реальной таблицы, набор записей физически в базе данных отсутствует. Access создает его из данных, содержащихся в таблицах только во время выполнения запроса.

Результирующий набор данных является динамическим (или виртуальным) набором записей и не хранится в базе данных, т.е. результат выполнения запроса не сохраняется. В запросе Access хранит только инструкции о том, как должны быть организованы данные в результате выполнения запроса. Однако полученная виртуальная таблица, тем не менее, может использоваться в качестве источника данных в других запросах, а также в формах, отчетах и страницах доступа к данным.

В общем случае результирующая таблица может не соответствовать ни одной из базовых таблиц базы данных. Ее поля могут представлять набор из полей разных таблиц, а ее записи могут содержать отфильтрованные и отсортированные записи таблиц, на основе которых формировался запрос.

Access позволяет создавать и выполнять следующие типы запросов:

1. QBE-запросы (QBE – Query By Example – Запросы по образцу).

· Запрос на выборку;

· Параметрический запрос;

· Запрос с вычисляемыми полями;

· Итоговый запрос;

· Перекрестный запрос;

· Запрос на создание таблицы;

· Запрос на обновление;

· Запрос на добавление записей;

· Запрос на удаление записей.

После создания и сохранения соответствующего запроса Access использует специальные обозначения в окне базы данных, указывающие на тип запроса.

2. Запросы на языке SQL (Structured Query Lenguage – Структурированный язык запросов). Составление таких запросов в данном учебном пособии не рассматривается.

Простейшие запросы могут быть созданы с помощью мастера, но универсальным средством создания любых запросов является конструктор. Как и в случае с таблицами, для этого есть специальный значок в окне База данных. Он называется Создание запроса в режиме конструктораи открывает специальный бланк, называемый бланком запроса по образу. За этим длинным названием скрывается тот приятный факт, что, хотя запросы к таблицам баз данных пишутся на специальном языке программирования - SQL, пользователям Microsoft Access изучать его не обязательно, а большинство операций можно выполнить щелчками кнопок мыши и приемом перетаскивания в бланке.

Бланк запроса по образцу представлен на рис. 24. Как видно, он состоит из двух областей (панелей). В верхней области отображается структура таблиц, к которым запрос адресован, а нижняя область разбита на столбцы - по одному столбцу на каждое поле будущей результирующей таблицы.

Рис. 24. Бланк запроса по образцу