Создание запроса на выборку

Запрос на выборку является самым распространенным типом запроса. Запросы других типов строятся на основе запроса на выборку.

Для создания запроса на выборку необходимо в окне База данных выбрать объект Запросы и затем выполнить двойной щелчок мышью на строке Создание запроса в режиме конструктора. Далее в открывшемся окне Добавление таблицы нужно выбрать таблицы, данные из которых должны быть представлены в запросе.

В результате появится окно конструктора запросов – ЗапросN: запрос на выборку(рис. 24.). Окно конструктора запросов разделено на две панели. Верхняя панель содержит схему данных запроса, которая включает выбранные для данного запроса таблицы. Таблицы представлены списками полей. Первая строка в списке полей, отмеченная звездочкой (*), обозначает все множество полей таблицы. Нижняя панель является бланком запроса по образцу – QBE, который необходимо заполнить.

Бланк запроса по образцу – QBE представлен в виде таблицы. Первоначально эта таблица пуста. Каждый столбец бланка относится к одному запрашиваемому полю. Поля могут использоваться для включения в таблицу запроса, для задания сортировки, для задания условий отбора записей, а также для выполнения вычислений в записях таблицы.

При заполнении бланка запроса:

q В строку Поле включаются имена используемых в запросе полей;

q В раскрывающемся списке Сортировка выбирается порядок сортировки записей результирующей таблицы;

q В строке Вывод на экран устанавливаются флажки для полей, которые должны быть отображены на экране;

q В строке Условие отбора задаются условия отбора записей;

q В строке или задаются альтернативные условия отбора записей.

Для включения требуемых полей таблиц в соответствующие столбцы запроса можно воспользоваться следующими приемами:

q В первой строке бланка запроса Поле щелчком мыши вызвать появление кнопки списка и выбрать нужное поле. Список содержит все поля таблиц, представленных в схеме данных запроса;

q Переместить с помощью мыши требуемое поле из списка полей таблицы в схеме данных запроса в первую строку бланка запроса;

q Дважды щелкнуть на имени поля таблицы в схеме данных запроса.

В результирующей таблице, появляющейся в результате выполнения запроса расположение полей будет соответствовать их расположению в бланке запроса. При необходимости поля в бланке запроса можно перемещать так же, как это выполняется для таблицы. Возможны вставка и удаление полей стандартными для Microsoft способами.

Использование условия отбора.Условия отбора записей могут задаваться в бланке запроса для одного или нескольких полей в строке Условие отбора. Соответствующая строка имеется в нижней части бланка запроса по образцу. Для каждого поля в этой строке можно задать индивидуальное условие. Условием отбора является выражение, которое состоит из операторов сравнения и операндов и строится по строгим правилам с соблюдением принятого в Access синтаксиса. В рамках данного учебного пособия рассматриваются только некоторые из правил на конкретных примерах.

Операторами сравнения и логическими операторами, использование которых допускается в выражении условия отбора являются: = (равно), > (больше), >= (не менее), < (меньше), <= (не более), Between, In, Like, And, Or, Not. Если выражение в условии отбора не содержит оператора, то по умолчанию используется оператор = (равно).

Для удобства формирования условия отбора может быть использован Построитель выражений. Перейти в окно Построитель выраженийможно, нажав кнопку Построить на панели инструментов конструктора запросов или выбрав команду Построить в контекстно-зависимом меню. Предварительно курсор должен быть установлен в поле строки ввода условия отбора.

Условия отбора, заданные в одной строке, связываются по умолчанию с помощью логической операции И, заданные в разных строках – с помощью логической операции ИЛИ. Эти операции могут быть также заданы явно в выражении условия отбора с помощью операторов AND и OR соответственно.

Упорядочение записей в результирующей таблице. Если необходимо, чтобы данные, отобранные в результате работы запроса на выборку, были упорядочены по какому-либо полю, применяют сортировку. В нижней части бланка имеется специальная строка Сортировка. При щелчке на этой строке открывается кнопка раскрывающегося списка, в котором можно выбрать метод сортировки: по возрастанию или по убыванию. В результирующей таблице данные будут отсортированы по тому полю, для которого задан порядок сортировки.

Возможна многоуровневая сортировка — сразу по нескольким полям. В этом случае данные сначала сортируются по тому полю, которое в бланке запроса по образцу находится левее, затем по следующему полю, для которого включена сортировка, и так далее слева направо. Соответственно, при формировании запроса надо располагать поля результирующей таблицы не как попало, а с учетом будущей сортировки.

Управление отображением данных в результирующей таблице.В нижней части бланка запроса по образцу имеется строка Вывод на экран. По умолчанию предполагается, что все поля, включенные в запрос, должны выводиться на экран, но это не всегда целесообразно. Например, бывают случай, когда некое поле необходимо включить в запрос только потому, что оно является полем сортировки, но, в то же время, нежелательно, чтобы пользователь базы видел его содержание. В таких случаях отображение содержимого на экране подавляют сбросом флажка Вывод на экран.

После создания запроса его следует сохранить. Сохранение запроса выполняется командой Файл ► Сохранить или щелчком по кнопке Сохранить на панели инструментов. При первоначальном сохранении запроса нужно присвоить ему имя в диалоговом окне Сохранение.

После сохранения запроса его значок появляется в окне База данных. Двойным щелчком на этом значке запрос можно запустить. Запрос можно запустить и до его сохранения из режима Конструктор с помощью кнопки Запуск (или команды Запрос ► Запуск).

После закрытия запроса результирующий набор данных этого запроса прекращает свое существование. Хотя сам по себе динамический набор данных больше не существует, данные, которые в нем содержались, остаются в базовых таблицах.

При сохранении запроса остается только структура запроса - перечень таблиц, список полей, порядок сортировки, тип запроса и т.д.

При каждом последующем выполнении запрос обращается к базовым таблицам и снова создает результирующий набор данных. Поскольку сам по себе результирующий набор данных не сохраняется, запрос автоматически отображает любые изменения, происшедшие в базовых таблицах с момента последнего запуска этого запроса.