Рабочая документация аудитора

Результаты планирования, выполнения аналитических процедур, а также анализа необычных или неверно отраженных в бухгалтерском учете финансовых операций и фактов хозяйственной деятельности фиксируются в рабочей документации аудитора и служат основой для составления заключения о достоверности бухгалтерской (финансовой) отчетности. При необходимости аудитор может составлять рабочие документы, необходимые для аудиторских процедур (накопительные ведомости, схемы, тесты и т. п.). Рабочая документация является собственностью аудитора, если он зарегистрирован как индивидуальный предприниматель. Если же аудитор является сотрудником аудиторской организации, то по окончании проверки он обязан сдать рабочую документацию на хранение в архив организации. Информация, содержащаяся в рабочей документации аудитора, является конфиденциальной и не подлежит использованию и (или) разглашению без согласия клиента.

Вся документация аудитора, подготовленная им на стадии планирования и в ходе проверки, помогает ему в разработке приемлемого плана и эффективного проведения аудита, а также служит для контроля и оценки результатов проверки.

В соответствии с правилом аудиторской деятельности «Рабочая документация аудитора», утвержденным постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 4 августа 2000 г. № 81 (в редакции постановления от 24 марта 2008 г. № 41), под рабочей документацией понимаются документы, полученные или подготовленные аудиторской организацией в ходе проведения аудита, содержащие сведения о выполненных аудиторских процедурах, полученных аудиторских доказательствах и выводах, сделанных аудиторской организацией на их основании.

Рабочая документация должна содержать информацию по планированию и проведению аудита; достаточным и надлежащим образом отражать основания для формирования аудиторского мнения; служить доказательством того, что аудит проводился в соответствии с нормативными правовыми актами Республики Беларусь.

Рабочая документация подтверждает факт проведения аудита, обеспечивает возможность осуществления внутреннего и внешнего контроля качества аудита, а также позволяет оптимизировать затраты труда и времени при проведении последующих аудитов данного аудируемого лица.

Рабочая документация должна составляться в объеме, необходимом для обеспечения общего понимания проведенного аудита.

Рабочая документация должна отражать информацию о планировании аудита, характере, сроках проведения и объеме выполненных аудиторских процедур, их результатах, а также о выводах, сделанных на основе полученных аудиторских доказательств.

В рабочих документах должны содержаться обоснования всех существенных вопросов, по которым аудиторская организация выразила свое профессиональное суждение, необходимая аргументация и доказательства, известные аудиторской организации на момент формирования выводов.

Аудиторская организация вправе самостоятельно определять объем рабочей документации по каждому конкретному аудиту. Вместе с тем ее объем должен быть таким, чтобы аудитор, который не имел отношения к аудиту данного аудируемого лица, смог бы исключительно на основе данной документации (не прибегая к дополнительным беседам или переписке) понять проделанную работу и обоснованность сделанных выводов и принятых решений.

На форму и содержание рабочей документации оказывают влияние следующие факторы:

· характер аудиторского задания и требования, предъявляемые к итоговым документам аудита;

· характер и сложность деятельности аудируемого лица;

· характер выполняемых аудиторских процедур;

· достаточность и надлежащий характер полученных аудиторских доказательств;

· оценка риска существенного искажения бухгалтерской (финансовой) отчетности;

· характер и размер выявленных искажений бухгалтерской (финансовой) отчетности;

· степень использования профессионального суждения в процессе проведения аудита и оценки его результатов;

· методология аудита, применяемые приемы и средства проверки.

Рабочая документация ведется на бумажных и (или) электронных носителях. Она включает планы аудита, аналитические материалы, перечни отдельных рассматриваемых вопросов, описания существенных проблем, письма-подтверждения и письма-заявления, контрольные листы и переписку по существенным вопросам (включая электронные письма). В рабочую документацию при необходимости включаются выдержки или копии документов аудируемого лица.

Копии изначально подготовленных на бумажных носителях документов аудируемого лица и (или) аудиторской организации в составе рабочей документации также должны храниться на бумажных носителях. К таким документам относятся:

· аудиторское заключение;

· бухгалтерская (финансовая) отчетность аудируемого лица;

· письменная информация (отчет) по результатам проведения аудита;

· договор оказания аудиторских услуг;

· акты сдачи-приемки выполненных работ, в том числе по этапам аудита;

· официальная переписка;

· другие документы по усмотрению аудиторской организации.

В состав окончательно сформированной рабочей документации не включаются наброски рабочих документов, незаконченные или имеющие предварительный характер заметки, черновики.

В целях повышения эффективности подготовки и проверки рабочей документации аудиторской организации следует разработать типовые формы документов (бланки, вопросники, типовые письма и обращения и т. п.). Стандартизация документирования облегчает аудиторам выполнение задания и одновременно позволяет контролировать результаты выполняемой ими работы. Вместе с тем рабочая документация должна быть составлена и систематизирована таким образом, чтобы отвечать обстоятельствам каждого аудита и потребностям аудиторской организации при его проведении.

В случае проведения аудита у одного и того же аудируемого лица в течение ряда лет некоторые рабочие документы относятся к категории постоянных, дополняемых по мере поступления новой информации (например, документы, содержащие информацию об учредителях аудируемого лица). По таким документам либо формируется отдельная папка, либо указывается, в какой из рабочих документаций хранится документ, имеющий отношение к аудитам, проводимым в течение ряда лет.

Аудиторская организация должна документировать любую существенную информацию, имеющую отношение к аудиту.

В обязательном порядке документированию подлежат:

· обстоятельства, свидетельствующие о значимых рисках существенного искажения бухгалтерской (финансовой) отчетности;

· результаты аудиторских процедур, указывающие на возможность существенного искажения финансовой информации или необходимость пересмотра предварительной оценки рисков существенного искажения бухгалтерской (финансовой) отчетности и запланированных аудиторских процедур в ответ на эти риски;

· обстоятельства, которые препятствовали проведению необходимых аудиторских процедур;

· причины модификации аудиторского заключения.

При документировании выполняемых аудиторских процедур аудиторская организация должна указывать их определяющие характеристики:

· при детальном тестировании – даты и номера отобранных для проверки документов;

· для процедур, предусматривающих отбор документов, отражающих операции с суммами, превышающими определенное значение, – объем выполненных процедур и проверенную совокупность;

· для процедур, предполагающих осуществление систематической выборки из совокупности документов, – начальный документ (точку отсчета) и интервал выборки;

· для процедур, предусматривающих проведение опросов, – даты опросов, имена и должности опрошенных работников;

· для процедур наблюдения – наблюдаемый процесс, время и место проведения наблюдения, имена и должности лиц, участвовавших в наблюдаемом процессе.

Аудиторская организация обязана документировать обсуждение существенных вопросов с руководством, заинтересованными лицами, работниками аудируемого лица, третьими лицами. При этом в рабочую документацию включаются записи обсуждений существенных вопросов с указанием времени проведения обсуждений и лиц, принявших в них участие, а также документы, подготовленные работниками аудируемого лица (например, согласованные с аудиторской организацией протоколы таких обсуждений).

Если аудиторская организация выявила информацию, которая противоречит или не соответствует ее профессиональному суждению по какому-либо существенному вопросу, то в рабочей документации необходимо отразить, чем вызвано данное противоречие, а также способы его разрешения.

Если аудиторская организация в силу каких-либо обстоятельств не может выполнить необходимые для получения аудиторских доказательств аудиторские процедуры, необходимо документально отразить такие обстоятельства, а также раскрыть достаточность и надлежащий характер выполненных альтернативных аудиторских процедур, способствующих достижению цели аудита. Вместе с тем не следует оформлять рабочие документы по выполнению аудиторских процедур в отношении вопросов, не подлежащих проверке в ходе данного аудита (например, при проведении ежегодного аудита у одного и того же аудируемого лица отсутствует необходимость в выполнении, а следовательно, и в документировании процедур подтверждения начальных данных, поскольку их достоверность подтверждена в ходе аудита за предшествующий отчетный год).

При документировании характера, сроков и объема выполненных аудиторских процедур в рабочей документации должно быть указано, кем и в какие сроки они были выполнены, а также кем и когда проверены рабочие документы, отражающие ход аудиторских процедур.

Проверка рабочих документов осуществляется в порядке, определенном аудиторской организацией.

Аудиторская организация должна своевременно, но не позднее 60 дней с даты подписания аудиторского заключения закончить составление рабочей документации.

На заключительном этапе подготовки рабочей документации осуществляются:

· документирование аудиторских доказательств, полученных в процессе аудита, но не нашедших отражения в рабочей документации;

· исключение ненужной документации (неактуальной или замененной другими документами);

· сортировка, упорядочение и внесение перекрестных ссылок в рабочие документы;

· подписание проверочных (контрольных) листов рабочей документации.

После завершения подготовки рабочей документации запрещается уничтожать или изымать из нее какие-либо документы до окончания сроков их хранения.

Аудиторская организация должна обеспечить сохранность рабочей документации в течение не менее 5 лет, если иное не установлено законодательством.

Если возникает необходимость дополнения рабочей документации новыми документами или изменения содержащихся в ней документов, аудиторская организация должна независимо от характера изменений или дополнений в рабочей документации указать:

· причины изменения или дополнения рабочей документации;

· влияние этих изменений на аудиторские выводы по данному аудиту;

· кто и когда внес изменения в рабочую документацию, а также кто и когда их проверил.

Если после подписания аудиторского заключения выявлены факты, требующие проведения дополнительных аудиторских процедур или изменения аудиторского мнения, аудиторская организация обязана задокументировать:

· выявленные факты;

· характер и объем дополнительно выполненных аудиторских процедур, а также полученные на их основе аудиторские доказательства и сделанные выводы;

· дату внесения изменений в рабочую документацию, а также кем вносились изменения и кем осуществлялась проверка новых документов.

Ответственность за оформление и сохранность рабочей документации несет руководитель аудиторской организации или лицо, им уполномоченное.

Рабочая документация является строго конфиденциальной и может быть выдана работникам аудиторской организации только при необходимости проведения последующего аудита или уточнения отдельных вопросов предыдущего аудита с разрешения руководителя аудиторской организации или лица, им уполномоченного.

Изъятие рабочей документации у аудиторской организации может производиться только уполномоченными органами в случаях и порядке, установленных законодательством.