Основные условия функционирования системы контроля

И его этапы

Для организации контроля необходимо создание определенной системы в соответствии с заданными требованиями. В ходе разработки системы контроля определяются ее свойства с учетом результатов изучения объектов контроля. Система контроля состоит из следующих элементов:

· субъект контроля;

· объект контроля;

· предмет контроля;

· принципы контроля;

· метод (методики) контроля;

· приемы и способы контроля;

· техника и технология контроля;

· процесс контроля;

· сбор и обработка исходных данных для проведения контроля;

· результат контроля и затраты на его осуществление;

· субъект, принимающий решение по результатам контроля;

· принятие решения по результатам контроля.

В некоторых случаях применяют понятие «механизм контроля» – совокупность принципов, методов и процесса контроля. Процесс контроля – это деятельность объединенных в определенную структуру органов контроля, руководителей, контролеров, общественных организаций и др., направленная на гарантированное достижение наиболее эффективным и производительным способом поставленных целей управления путем реализации органами и кадрами контроля определенных задач контроля и применения соответствующих принципов, методов, технических средств и технологий контроля. Технология контроля – это механизм, включающий выбор методов и процедур, с помощью которых происходит отбор данных, необходимых для выявления отклонений от целей управления. Задача технологии контроля заключается в том, чтобы обеспечить руководство субъекта управления нужной информацией, несмотря на ее нехватку или избыток, искажение, невозможность точно установить тенденции, факты и т. д. Затем разрабатывается система определенных показателей, позволяющая описывать состояние и поведение объекта контроля в целом.

Для того чтобы процесс контроля функционировал, необходимо наличие двух предварительных условий:

1. Создание норм, нормативов, стандартов и других установленных законодательным путем или вышестоящими органами управления параметров, на которые должен опираться контроль.

2. Наличие организационной структуры субъекта хозяйствования.

Контрольная деятельность, как и управленческая деятельность в целом, начинается с постановки цели. Цель контроля выражается желаемым результатом в измеряемых величинах, если это возможно. Определение желаемого результата предполагает установление желаемых показателей, а также величин желаемых уровней их достижения. Таким образом устанавливаются критерии и показатели, по которым оценивается поведение контролируемого объекта. Специалисты теории научного управления исходят из того, что контроль – это система наблюдения и проверки процесса функционирования соответствующего объекта с целью устранения его отклонений от заданных параметров [7], [11].

Как функция социального управления контроль объективно необходим. Он направляет процесс управления по установленным идеальным моделям, корректируя поведение подконтрольного объекта. Сущность контроля состоит в том, чтобы субъект управления осуществлял учет и проверку того, как управляемый объект выполняет его предписания. Основной целью данной функции является блокирование отклонений в деятельности объекта управления от заданной управленческой программы, а при обнаружении аномалий – приведение управляемой системы в устойчивое положение при помощи всех социальных регуляторов. А это, в свою очередь, требует наличия организационной структуры организации. Каждое структурное подразделение, функциональный отдел субъекта хозяйствования должны функционировать в соответствии с положением об отделе (службе), а специалисты этих служб – руководствоваться в своей деятельности должностными инструкциями, утвержденными руководителями организаций, в которых должны быть четко определены права, обязанности и ответственность каждого специалиста. Применительно ко второму обязательному условию функционирования системы контроля актуально изречение древних мыслителей: «Там, где начинается общая ответственность, сразу возникает безответственность».

Основной процесс контроля, какую бы область он ни затрагивал, состоит из трех этапов:

· установление норм функционирования, стандартов, т. е. определение начальной точки контроля;

· сбор данных о фактическом результате исполнения, сопоставление фактических результатов деятельности объекта контроля с определенными нормативами, стандартами;

· сравнение и оценка фактического и ожидаемого результатов исполнения, выработка и осуществление корректирующего действия.

Принципы контроля

Развитие методологии в области контроля связано, во-первых, с решением наиболее важных вопросов по определению принципов, на которых должны основываться разработка организационных форм и использование элементов метода контроля, во-вторых, с выработкой общей логики организации контроля, позволяющей превратить его в стройную, четко функционирующую систему выявления отклонений от установленных параметров. Принцип контроля – это общепризнанное правило действия в ходе проверки. Принципы образуют определенную систему и должны отвечать требованиям объективности, определенности, устойчивости, конкретности и др. Основные принципы контроля приведены в табл. 2.

Таблица 2. Основные принципы контроля

В экономической литературе ряд ученых и экономистов выделяют другие принципы контроля:

· Гибкость (необходима для достижения эффективности в случаях непредвиденных изменений в планах) дает возможность специалистам, осуществляющим контроль, вносить изменения в планы проведения контрольных действий, которые, как правило, составляются на этапе подготовки к проведению контроля, при наличии оснований для таких корректировок.

· Внезапность– осуществление контрольных мероприятий без согласования времени их проведения с субъектами хозяйствования. Планы проведения всех видов контрольной работы являются документами, не подлежащими разглашению.

· Массовость – участие всех специалистов и других привлеченных лиц в осуществлении контроля на определенном уровне.