Этап восьмой. Составление доклада для презентации

Презентационный доклад должен быть полностью подчинен достижению определенных целей и задач. Планируя доклад, нужно учитывать, что человеческая память имеет особенности: обычно слушатели запоминают из доклада от четырех до шести позиций. Поэтому оптимальным решением является, если основные идеи занимают 80–85 % всей презентации. В противном случае аудитория вместо основных идей может запомнить второстепенные. Исходя из количества наиболее запоминающихся позиций, следует весьма тщательно выбирать те ключевые идеи, на которых будет строиться доклад.

Еще одна особенность человеческой памяти заключается в том, что человек запоминает:

• 20 % того, что слышит;

• 30 % того, что видит;

• 50 % того, что слышит и видит;

• 70 % того, что слышит, видит и о чем говорит;

• 90 % того, что слышит, видит, о чем говорит и что делает.

Следовательно, чтобы презентационный доклад был успешен, недостаточно просто изложить нужные мысли, требуется, чтобы аудиальное изложение подкреплялось визуальной информацией – таким образом, будет достигнуто запоминание 50 % изложенной в докладе информации. Кроме того, при наличии обратной связи с аудиторией (подобную связь могут обеспечить вопросы, задаваемые слушателями) достигается запоминание уже 70 % изложенной информации. При наличии интерактивных упражнений – запоминание 90 % изложенной информации. Таким образом, для достижения максимального эффекта презентационный доклад должен включать в себя, кроме изложения необходимых фактов и идей, вопросы и интерактивные упражнения.

Первое, что требуется от презентатора, – владение темой доклада. Причем владение это должно быть таким, чтобы докладчик мог ответить практически на любой вопрос аудитории, который касается темы презентации. Иначе как можно ожидать от слушателей, что они воспримут предлагаемую им идею, если сам презентатор не вполне уверенно знает, что же именно он предлагает аудитории. Чтобы овладеть темой, нужно научиться собирать информацию.

Источники информации, которые можно и нужно использовать при подготовке доклада, следующие:

• библиотека;

• статьи в тематических изданиях;

• Интернет;

• консультанты компании-производителя (если речь идет о презентации товара либо продукта);

• отдел по связям с общественностью компании-производителя (если речь идет о презентации товара либо продукта);

• статистические справочники (источниками статистической информации могут быть и местные органы власти).

Каждый, кто желает успешно провести презентацию, должен помнить: доклад читает тот, кто его готовит. В противном случае может оказаться, что докладчик уже в процессе презентации обнаружит, что текст выражает вовсе не его мысли и он сам сказал бы все иначе – подобное состояние докладчика мгновенно отображается на качестве презентации.

Доклад для презентации содержит три основные части: введение, изложение сути презентационного доклада и заключение. Введение и заключение являются обязательными частями доклада. В некоторых случаях (к примеру, при нехватке по какой-либо причине времени для полного изложения всей запланированной информации) лучше сократить изложение сути презентационного доклада, чем удалить введение либо заключение. Большинство людей воспринимают любой доклад именно по введению и заключению. Это эмоциональное восприятие, не имеющее отношения к сути самого доклада. Однако презентация обращается не только к логическому мышлению аудитории, но в большей части именно к человеческим эмоциям, к подсознанию, и основная задача презентации состоит именно в замене на подсознательном уровне каких-то базовых «картин», сформированных опытом человека, другими «картинами», предлагаемыми в процессе презентации.

Вступительная часть требуется для «разогрева» аудитории. Слушателей нужно подготовить к основной части презентационного доклада, и без вступления тут никак не обойтись. Введение в презентацию лучше всего начинать с представления: краткий рассказ о компании и докладчике, чтобы посетители презентации знали, с кем имеют дело. Аудитория должна понимать, почему именно этот человек проводит презентацию, что в нем такого особенного, что следует выслушать его слова, каким и в какой области он является специалистом.

Вступительная часть – это то, что позволит аудитории с интересом следить за ходом презентации и привлечет внимание слушателей к предмету презентации. Но ни в коем случае нельзя обмануть ожидания аудитории. Если вступление настраивает на получение какой-либо информации, то следует эту информацию дать.

Заключение – это тот «красивый уход со сцены», о важности которого знают все, кто имеет хоть какое-либо отношение к эстраде (ведь любая презентация – это своего рода эстрадное шоу). Смазанный «уход» смазывает и все впечатление от выступления. Нельзя обрывать презентационный доклад на полуфразе, полумысли. Это шокирует аудиторию. Обрыв доклада – это все равно, что уход без прощания, совершенно неоправданный. В заключительной части рекомендуется подводить общие итоги: «Итак, из всего вышесказанного видно, что пылесос этой модели обладает следующими пятью достоинствами…» – а после подведения итогов можно сразу переходить к вопросам аудитории: чего, собственно, аудитория и будет ожидать, поняв (а заключение дает понять), что все накопившиеся за время выступления докладчика вопросы уже можно задавать.

Презентатору следует знать, что ни высокая эрудиция, ни страх перед аудиторией не являются оправданием для перегруженности доклада цитатами. Цитаты можно использовать только в том случае, когда они подтверждают основную мысль, излагаемую докладчиком. Крайне не рекомендуется основывать главную идею презентации на цитатах, иначе следует пригласить в качестве презентатора автора цитат.

Еще чаще при презентациях встречается следующая ошибка: неоправданное и излишнее использование специальных терминов, непонятных широкой публике

Одно из основных правил составления докладов: следует учитывать язык, на котором говорит аудитория, и доклад должен быть составлен на том же языке, в привычных для аудитории терминах

Этап девятый. Подготовка интерактивных упражнений и вопросы аудитории

Интерактивные упражнения во время презентации обеспечивают обратную связь с аудиторией. Желательно применять такие упражнения, которые могут втянуть в действие наибольшую часть слушателей. Особенно хороши интерактивные упражнения, если целью презентации является обучение чему-либо.

Готовить интерактивные упражнения нужно вместе с презентационным докладом, чтобы они являлись естественным следствием информации, уже полученной посетителями презентации, и чтобы аудитория могла немедленно применить на практике те знания, которые она получила во время доклада. Надеяться на экспромт с подобными упражнениями нельзя, все должно быть тщательно спланировано и подготовлено заранее.

Обратная связь с аудиторией обеспечивается не только интерактивными упражнениями, но и, в гораздо большей степени, вопросами слушателей. К сожалению, на интерактивные упражнения не всегда хватает времени, но на вопросы аудитории времени должно хватать всегда.