Обзор программных комплексов по автоматизации учета труда и его оплаты

Обработка информации по учету труда и его оплаты с использованием вычислительной техники проводилась в числе первых задач учета. При этом использовалась перфорационная техника, затем универсальные электронно-вычислительные машины ЕС ЭВМ и СМ.

Автоматизация учетных задач с использованием персональных ЭВМ так же начиналась с данного участка учета.

Обобщение опыта автоматизации учета труда и его оплаты показывает, что программы, широко рекламируемые в печати - „1С-Бухгалтерия“, „Парус“, „БЭСТ“, „Инфин-Бухгалтерия“ и др., используются в большей части в промышленных, торговых и коммерческих предприятиях, а в крупных сельскохозяйственных предприятиях с их специфическими особенностями использование этих программных комплексов имеет определенные трудности.

Опыт сельскохозяйственных предприятий Краснодарского края показывает, что более широкое использование получили программы разработанные специально для крупных сельскохозяйственных предприятий, которые внедряют непосредственно разработчики программ, одновременно обучая специалистов хозяйств работе на персональных компьютерах и использованию этих программ.

Ниже приводится краткая характеристика программ по учету труда и его оплаты, применяемых в сельскохозяйственных и перерабатывающих предприятиях Краснодарского края.

Программный комплекс Trikita, разработанный на вычислительном центре Кубанского государственного аграрного университета - автор Попок Е.В. Опытная эксплуатация программ проведена в учхозах КГАУ, промышленная эксплуатация проводится более чем в 50 предприятиях Краснодарского края, а также используется в хозяйствах Воронежской области (Таловский район), Калининградской и Курганской областях.

Автоматизированная обработка информации по учету труда и его оплаты является составной частью автоматизированной системы формирования информационной базы предприятия и может успешно эксплуатироваться только после создания специальных наборов данных, которые формируются и поддерживаются в рабочем состоянии следующими составными частями:

1. Учет трудовых ресурсов - система создает наборы данных по составу и структуре работающих. К таким данным относятся: фамилия, имя, отчество, табельный номер, пол, оклад, тарифная ставка, уровень мастерства, количество иждивенцев, льгота по обложению подоходным налогом, категория работающего, профессия или должность, структурное подразделение, дата поступления на работу и т.д.

2. Учет основных средств - система создает наборы данных по составу и структуре основных средств предприятия. К таким данным, используемым в расчете по оплате труда, относятся: наименование объекта основных средств, инвентарный номер, коэффициент перевода в усл эт.га для тракторов, грузоподъемность для грузовых автомобилей, длина кузова для автобусов, объем двигателя для легковых автомобилей, тарифные ставки водителей, синтетический и аналитический счет затрат по распределению начисленных сумм износа, дата списания и т.д.

3. Объекты затрат - система создает наборы данных по закреплению за структурными подразделениями предприятия объектов производственных затрат (синтетических и аналитических счетов затрат).

4. График рабочих дней - система создает наборы данных о количестве рабочих, выходных и праздничных дней по каждому структурному подразделению, с продолжительностью рабочего дня и графике выхододней.

Отсутствие достоверной информации по указанным комплексам не позволит качественно эксплуатировать программу по учету труда и его оплате.

Процесс обработки информации по учету труда и его оплате оформлен в виде АРМ бухгалтера и разбит на четыре этапа:

- подготовка АРМ к расчету;

- заведение информации для расчета;

- расчет заработной платы;

- вывод результатов расчета.

Под подготовкой АРМ понимается режим работы программы, когда автоматически производится удаление из наборов данных информации за предыдущие отчетные периоды и формируются необходимые наборы данных для расчета за текущий отчетный период.

Режим носит название УДАЛЕНИЕ СУММ ДОПЛАТ И УДЕРЖАНИЙ ЗА ПРЕДЫДУЩИЕ МЕСЯЦЫ и может быть выполнен только один раз на момент подготовки АРМ к обработке информации.

Повторное выполнение режима при вводе даты не соответствующей дате отчетного периода невозможен, о чем будет сообщено специальной ремаркой на экране монитора.

Наиболее трудоемким является этап „Заведение информации для расчета“. Многообразие трудовых процессов в производстве привело к многообразию первичных документов-нарядов, что и представлено в программе следующими режимами:

- ИНФОРМАЦИОННЫЙ ЛИСТ ВЫПОЛНЕННЫХ РАБОТ;

- ПУТЕВОЙ ЛИСТ;

- ТАБЕЛЬ УЧЕТА РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ;

- КОРРЕКТИРОВКА СПРАВОЧНИКА СУММ ДОПЛАТ И УДЕРЖАНИЙ.

Режим ИНФОРМАЦИОННЫЙ ЛИСТ ВЫПОЛНЕННЫХ РАБОТ предназначен для обработки первичных документов, таксировка (расчет оплаты труда), по которым производится либо тарификационным разрядам работ (и соответственно по тарифным ставкам), либо по установленной расценке за единицу объема. Режим позволяет вести обработку информации о результатах выполненных как механизированных, так и ручных работ.

Процесс заведения данных производится в диалоговом режиме в общепринятых понятиях и специальной доработки документа не требует. На экране монитора высвечивается универсальная форма первичного документа, и программа последовательно просит ввести соответствующий реквизит либо через выбор, представленных на экране, его значений, либо заведением вручную нажатием соответствующих клавиш на цифровой части клавиатуры.

Результаты расчета высвечиваются в нижней части экранной формы документа и могут быть переписаны в оригинал для исключения двойного заведения и с целью оперативного анализа результатов работы работников подразделения.

При последующем заведении данных о результатах работы работника на экране монитора высвечиваются все обработанные наряды по данному работнику, и АРМ дает возможность, при необходимости, откорректировать заведенные ранее данные или удалить их полностью.

Режим ЗАРПЛАТА СТРОИТЕЛЕЙ предназначен для обработки данных о результатах работы звена строителей, когда оплата труда между членами звена распределяется за все выполняемые работниками звена работами пропорционально отработанному времени за отчетный период и уровню мастерства (классификационному разряду) работника.

Процесс обработки заключается в заведении по каждому звену объемов выполняемых работ, расценки за единицу работы и состава работников, выполнявших данную работу. АРМ контролирует правильность заведения данных на соответствие времени затраченного всем звеном и конкретными исполнителями.

Заработная плата работника определяется в конце отчетного периода по заданному алгоритму.

При последующем заведении данных о результатах работы звена на экране монитора высвечиваются все обработанные наряды по данному звену, и АРМ дает возможность, при необходимости, откорректировать заведенные ранее данные или удалить их полностью.

Режим ПУТЕВОЙ ЛИСТ предназначен для обработки путевых листов, таксировки путевых листов, таксировки товаро-транспортных накладных.

Процесс обработки информации по оплате труда водителей начинается с заполнения, высвеченной на экране монитора, формы путевого листа. К основным особенностям АРМ можно отнести следующее:

- программа позволяет вводить пробег автомобиля по всем типам дорожного покрытия одновременно без дополнительных расчетов среднего пробега, либо преобладающего;

- способы погрузки и разгрузки, емкость ковша и масса груза, тип груза и т.д. для определения нормы времени под погрузкой-разгрузкой представлены в виде единой таблицы для определения необходимых данных. Процесс поиска конкретной нормы времени производится автоматически по данным „Норм времени для оплаты труда водителей грузовых автомобилей за время простоя под погрузкой и разгрузкой грузов“;

- норма времени на один тонно-километр (НТКМ) устанавливается расчетным путем по формуле:

НТКМ = 60 / (v * b * g)

где:

- 60 - переводной коэффициент одного часа в минуты;

- v - расчетная норма пробега грузового автомобиля для соответствующей группы дорог;

- g - грузоподъемность автомобиля.

Программное обеспечение АРМ разработано таким образом, что автоматически производятся все расчеты по оплате труда.

Результаты расчета высвечиваются в центральной части экранной формы документа и могут быть переписаны в оригинал для исключения двойного заведения и с целью оперативного анализа результатов работы работников подразделения.

При последующем заведении данных о результатах работы работника на экране монитора высвечиваются все обработанные путевые листы по данному водителю, и АРМ дает возможность, при необходимости, откорректировать заведенные ранее данные или удалить их полностью.

Режим ТАБЕЛЬ УЧЕТА РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ предназначен для расчета оплаты труда работников с фиксированным окладом или тарифной ставкой. Обработке подлежат табеля только работников с неполным количеством рабочих дней в отчетном периоде. После выбора требуемого структурного подразделения на экране монитора высвечивается информация о работниках подразделения, их окладах (или тарифных ставках), отработанных за данный период дней и часов, начисленную сумму заработной платы.

После установки курсора на строку с фамилией работника и нажав клавишу Enter, на экране монитора появляется календарь за данный отчетный период, и программа дает возможность, нажатием соответствующих клавиш (которые приведены в нижней части экрана) отметить причины отсутствия работника.

Режим КОРРЕКТИРОВКА СПРАВОЧНИКА СУММ ДОПЛАТ И УДЕРЖАНИЙ предназначен для заведения данных о суммах начислений и удержаний. Такие суммы могут встречаться одноразово, например, разовая премия или штраф; а могут использоваться многократно в процессе расчета, например, доплата за квалификацию или алименты. Для заведения разовых сумм при выборе календарного периода необходимо установить курсор на конкретное название календарного месяца, а для многократного использования установить на слово „постоянно“. Программа позволяет вводить информацию, как в суммарном, так и в процентном выражении.

Если информация введена в суммарном и в процентном выражениях, то программа рассчитает процентное выражение в суммарное и сложит с введенным суммарным выражением.

Данный режим используется для исправления возможных ошибок в предыдущих расчетах, для этого программа позволяет вводить необходимые суммы со знаком минус (т.е. красным).

При последующем заведении данных по работнику на экране мониторы высвечиваются все обработанные ранее данные, и АРМ дает возможность, при необходимости, откорректировать заведенные ранее данные или удалить их полностью.

Все режимы по заведению информации технологично идентичны друг другу. Клавиши управления высвечиваются в нижней строке экрана.

Для успешной работы по заведению информации необходимо вводить требуемые программой данные, которые отмечены курсором.

Этап „Расчет заработной платы“ полностью автоматический и после его вызова программа производит следующее:

- рассчитывает минимальную сумму заработной платы работника с начала года, которая исключается из суммы дохода при обложении подоходным налогом;

- производит необходимые начисления и суммирует весь доход работника за отчетный период;

- рассчитывает отчисления в пенсионный фонд, подоходный налог, профсоюзные взносы (если работник член профсоюза);

- производит расчет необходимых сумм удержаний.

После завершения расчета заработной платы можно перейти к анализу результатов расчета на этапе „Вывод результатов расчета“.

Программный комплекс ZARP-KS разработан на кафедре информатики и вычислительной техники КГАУ, автор Галиев К.С. Программа используется во многих сельскохозяйственных предприятиях Краснодарского края.

Автоматизированная обработки информации по расчету заработной платы с использованием ППП ZARP-KS обеспечивает выполнение следующих задач:

1. Обработка начислений для формирования всех необходимых расчетных сумм, используемых в дальнейших расчетах (в расчетах удержаний, при вычислении средней зарплаты за определенный интервал времени, при формировании накопительной ведомости и т.д.).

2. Расчет удержаний (подоходный налог, отчисления в пенсионный фонд, профсоюзный взнос, удержания по исполнительному листу, штрафы и т.д.).

3. Расчет непосредственно заработной платы, подлежащей выдаче работнику через кассу предприятия или через сберегательный банк.

4. Формирование выходных документов (лицевые счета, сводки по начислениям, сводки по видам удержаний, расчетно-платежные листки, авансовые и платежные ведомости для кассы и другие документы).

5. Ведение справочников (списки подразделений, профессий или должностей, список работников, виды начислений и удержаний и т.п.).

6. Корректировка базы данных (внесение изменений для выполнения перерасчета заработной платы при запоздалом поступлении соответствующих документов).

Доступ к указанным задачам осуществляется через меню, состоящее из следующих заголовков: „Начисление“, „Удержание“, „Зарплата“, „Справочники“, „База данных“, „Выход“. Это меню называется главным, занимает самую верхнюю строку экрана монитора и постоянно доступно обозрению. Вход в любую задачу меню производится установкой курсора на выбранное наименование с последующим нажатием клавиши Enter. При этом на экране появляется рабочее меню с набором режимов данной задачи. Наименования режимов в рабочем меню расположены построчно. Отработка режима производится установкой курсора на выбранную строку с последующим нажатием клавиши Enter. Возврат в главное меню из рабочего меню производится нажатием клавиши Esc.

Отметим, что вся работа с программой ZARP-KS производится посредством различных меню, имеющих разный уровень вложенности. Для всех меню применяется одно и то же правило: выбор наименования в меню производится с помощью клавиш-стрелок; вход в меню осуществляется нажатием клавиши Enter, а выход из меню нажатием клавиши Esc. Аналогично производится выборка информации из имеющихся справочников, появляющихся на экране монитора по мере их надобности.

Рассмотрим работу программы на примере одного режима - „Начисление“.

Задача „Начисление“ предназначена для ввода через клавиатуру информации о начисленной сумме каждому работнику, для формирования лицевых счетов по начисленным суммам и указанием расчетных сумм разнообразного характера для последующих расчетов, для формирования выходных документов, связанных с начисленной суммой.

Режимы задачи „Начисление“ выбираются посредством следующего меню: