Прием и первичная обработка документов
Прием поступающих в организацию документов осуществляется централизованно экспедицией или сотрудниками службы документационного обеспечения управления (ДОУ). Факсимильные сообщения и сообщения, поступающие по электронной почте, могут приниматься децентрализовано: как службой ДОУ, так и секретарем, секретарем-референтом, ответственным за делопроизводство структурного подразделения. При этом вся корреспонденция, поступающая в организацию, в том числе заказная и конфиденциальная, должна проходить экспедиционную обработку.
При поступлении документов, прежде всего, проверяется правильность их доставки и целостность упаковки:
· ошибочно полученная корреспонденция возвращается на почту или пересылается адресату;
· полученная в поврежденной упаковке корреспонденция особенно тщательно проверяется на полноту присланных материалов и наличие механических повреждений.
При получении факсимильного сообщения проверяется количество полученных страниц и их читаемость. О неполном получении сообщения или плохом качестве отдельных страниц сообщается отправителю.
В экспедиции вскрывается вся корреспонденция, за исключением писем:
N имеющие пометку «Лично» («Private»);
N имеющие пометку «Конфиденциально» («Confidential»), если не имеет допуск к ним.
После вскрытия конвертов проверяется правильность вложения и его целостность, т.е. наличие всех страниц документа и всех приложений. При необходимости к полученным документам следует приложить перечень выявленных дефектов. В особо серьезных случаях повреждения или получения неполных комплектов документов сотрудник, производящий прием корреспонденции, составляет справка (докладная записка, акт), которая присоединяется к документам, и вместе с ними передается для принятия решения по данному факту.
Пример справки о нарушении упаковки корреспонденции
При вскрытии упаковка уничтожается, при этом исключения делаются в следующих случаях:
· в полученных документах нет обратного адреса и фамилии отправителя, но они есть на упаковке;
· в документах не проставлена дата и ее приходится устанавливать по почтовому штемпелю;
· получена доплатная корреспонденция;
· полученный документ по смыслу носит личный характер, а на конверте гриф «Лично» отсутствует.
Сохраняются также конверты и от документов, поступивших с уже просроченным сроком исполнения. В этом случае штемпель на конверте может служить доказательством дня получения документа.
На всех входящих документах должна быть проставлена отметка о поступлении документа в организаци, которая состоит из даты получения и учетного порядкового номера.
Отметка о поступлении может проставляться в правом нижнем углу первой страницы документа в виде штампа, от руки или электрическим штемпелевателем.
При проставлении отметки о поступлении документа в организацию необходимо учитывать следующие моменты:
· если корреспонденция не вскрывается, то отметка ставится на конвертах и упаковке пакетов;
· если к письму прилагается документ(ы), то целесообразно дублировать отметку на первом листе приложения;
· если документ подлежит централизованному хранению в службе ДОУ, то на него на первом листе документа в верхнем правом или нижнем левом углу документа ставится дополнительная отметка (возможно штампом): «Подлежит возврату в службу ДОУ»;
· если на конверте имеются надписи «Срочно», «Вручить немедленно» и другие, отмечается точное время их получения;
· если документ является повторным, то при его получении устанавливается по информационно-поисковой системе местонахождение ранее присланного документа по данному вопросу и на поступившем документе делается соответствующая отметка.
При поступлении документов в нерабочее время они принимаются дежурным сотрудником. Первичная обработка документов должна осуществляться в день их поступления в службу ДОУ или в первый рабочий день при поступлении документов в нерабочее время.
В организации целесообразно установить единый порядок, согласно которому все документы, в том числе полученные работниками в командировках в других организациях и от посетителей, проходили бы экспедиционную обработку.
Дата добавления: 2015-11-04; просмотров: 1206;