Телефонограмма, радиограмма
Телефонограмма – это обобщенное название различных по содержанию документов, передаваемых устно по каналам телефонной связи и записываемых получателем.
Телефонограммы обычно используются в случаях, когда сообщения, передаваемые по телефону, требуют документального оформления.
Телефонограммами передаются небольшие по объему тексты информационного характера. В инструкциях по делопроизводству объем телефонограмм обычно ограничивается - не более 50 слов.
В тексте телефонограмм следует избегать труднопроизносимых слов, словосочетаний и сложных речевых оборотов.
Телефонограммы оформляются на стандартных листах бумаги или специальных банках.
При оформлении телефонограмм используются следующие реквизиты:
- наименование организации;
- наименование вида документа - ТЕЛЕФОНОГРАММА;
- дата документа;
- время передачи-приема телефонограммы;
- регистрационный номер документа;
- ссылка на регистрационный номер и дату документа;
- место составления или издания документа;
- адресат;
- заголовок к тексту;
- текст документа;
- подпись;
- отметка об исполнителе;
- должность и номера телефонов передавшего и принявшего телефонограмму;
- отметка об исполнении документа и отправления его в дело;
- идентификатор электронной копии документа.
Датой телефонограммы является дата ее передачи.
Если телефонограмма передается нескольким адресатам, к ней прилагается список организаций, которым ее передают, и номера телефонов, по которым она должна быть передана.
Подписанные телефонограммы регистрируются; после передачи на них проставляется дата и время передачи, фамилии и номера телефонов передавшего и принявшего.
Принимаемые телефонограммы записываются на стандартных листах бумаги, специальных бланках или в журнал. Телефонограмма может быть сначала застенографирована или записана с помощью звукозаписывающей аппаратуры, а затем расшифрована и отпечатана. Следует проверять правильность записи телефонограммы ее повторным чтением в конце передачи.
Входящая телефонограмма должна иметь те же реквизиты, что и исходящая, за исключением подписи, которая на входящей телефонограмме отсутствует.
После рассмотрения телефонограммы руководством и вынесения резолюции телефонограмма передается на исполнение.
После исполнения телефонограмма с отметкой о выполнении поручения руководства подшивается в дело по вопросному принципу в соответствии с номенклатурой дел.
Пример оформления принятой телефонограммы
Радиограмма - телеграммы, передаваемые посредством радиосвязи (радиограммы).Их отличия от обычных телеграмм проявляются в специфике передающей среды (радиоэфир), используемой аппаратуры и области использования (морской и речной флот, геологоразведочные работы и другие работы в пустынных и незаселенных местах и т.п.). Эти особенности отражены в Правилах радиосвязи морской подвижной службы и морской подвижной спутниковой службы Российской Федерации (утверждены приказом Минтранса РФ № 137, Минсвязи РФ № 190, Госкомрыболовства РФ № 291 от 04.11.2000).
Образец оформления радиограммы
Факсограмма
Факсограмма (факс) – это получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного, графического, изобразительного), переданного по каналам факсимильной связи (при помощи факсимильной аппаратуры).
Факси́мильная связь - телеком-муникационная технология передачи изображений электрическими сигналами.
Факсимильный терминал (телефакс)- устройство, обеспечивающее преобразование графической информации на бумажном носителе в электрические сигналы, их пересылку по сетям электросвязи и прием - обратное преобразование.
Факсимильная связь позволяет передавать тексты, таблицы, рисунки, чертежи. Важное преимущество факсимильной связи - отправка графической информации и ее получение на бумажном носителе, что невозможно при использовании телеграфной или телексной связи.
По каналам факсимильной связи могут быть переданы любые виды документов. Требования к их составлению и их оформлению определяются видом отправляемого документа (договора, протокола, акта и т.д.). Однако в большинстве случаев факсограммы служат средством оперативного ведения деловой переписки и оформляются с учетом требований, предъявляемых средствами факсимильной связи.
В настоящее время в законодательстве и инструкциях по делопроизводству нет единоного подхода к определению юридической силы факсограмм. В законодательстве признается приинципиальная возможность их использования при заключении сделок, представления отчетных и статистических данных. Вместе с тем, в подзаконных актах и на практике существует ряд ограничений на использование факсограмм, которые, в частности, связаны с тем, что они не содержат подлинных подписей и оттисков печатей. В ряде случаев факсограммы принимаются к исполнению только при условии, что в дальнейшем последует посылка документа-оригинала.
Существуют определенные требования к документам, отправляемым факсимильной связью, зависящие от передающей и принимающей аппаратуры (телефакса). Все, что подлежит передаче по телефаксу (текст, фотография, чертеж и т. п.), должно размещаться в пределах ограничительной рамки телефакса. Современная телефаксная аппаратура передает листы формата А4.
Отправляемые документы должны быть напечатаны четким, контрастным шрифтом или написаны контрастными (черными, темно-синими) чернилами, пастой шариковой ручки, тушью. Не рекомендуется отправка документов, отпечатанных с использованием красного, зеленого, желтого цветов; на красной или серой бумаге; а также напечатанных шрифтом слабой контрастности или с недостаточной четкостью. Не допускается волнистость или деформация материального носителя отправляемого документа. На лицевой стороне подлинника не должно быть морщин, пятен, изгибов и рельефов от надписей на оборотной стороне.
Правила передачи и приема документов с использованием факсимильной связи закрепляются в инструкциях по делопроизводству и включают следующие основные положения:
ü Аппараты факсимильной связи (телефаксы), имеющие официальные номера организации, устанавливаются в Службе документационного обеспечения управления. Доставка факсограмм в структурные подразделения обеспечивается сотрудниками, ответственными за делопроизводство этих подразделений. Контроль за использованием аппаратуры факсимильной связи, установленной в подразделениях организации, осуществляется их руководителями.
ü Документ для передачи по каналу факсимильной связи сдается с заявкой установленного образца, подписанной руководителем подразделения. Заявки хранятся течение одного года.
ü По каналам факсимильной связи передаются документы, требующие срочной передачи информации.
ü К передаче принимаются подлинники и заверенные копии документов.
ü Объем передаваемого документа ограничивается (в соответствии с инструкция по делопроизводству в различных организациях это ограничение может составлять от 2 до 10 страниц).
ü Ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего подразделения.
ü Запрещается передавать тексты документов с информацией ограниченного доступа (секретные, с пометками «Для служебного пользования», «Не для печати» и т.д.).
ü В том случае, когда документ направляется в сторонние организации, на документе указывается номер факса (с кодом страны, города) получателя. На передаваемом документе в верхнем правом углу проставляется отметка «Факс с досылкой» или «Факс без досылки». Если документ послан на согласование, то на первом листе документа указывается «проект».
ü Факсограммы на иностранных языках доставляются адресату без перевода
ü Регистрация факсограмм, предназначенных для отправки или поступивших в организацию, осуществляется в картотеках (журналах) установленной формы
ü После передачи информации документы возвращаются исполнителю с отметкой о дате и времени отправки. Поступившие факсограммы передаются адресату в день их приема, срочные - немедленно. Подтверждением отправки факса является сообщение факсимильного аппарата об успешной его доставке.
В настоящее время в организациях связи действуют факсимильные службы - телематические службы, предназначенные для предоставления услуг передачи документов (сообщений) между факсимильными терминалами.
Примечание: телемати́ческие службы (ТМ службы) - службы электросвязи, за исключением телефонной, телеграфной служб и службы передачи данных, предназначенные для передачи информации через сети электросвязи. Примерами ТМ служб являются: факсимильные службы, службы электронных сообщений, службы голосовых сообщений, службы аудио/видеоконференции, а также службы доступа к информации, хранящейся в электронном виде.
Факсимильные службы делятся на категории:
а) абонентские факсимильные службы - Телефакс (служба реального времени) и Комфакс (служба с промежуточным накоплением); б) клиентская факсимильная служба – Бюрофакс.
Служба Телефакс обеспечивает соединение абонентских факсимильных терминалов как внутри страны, так и с абонентскими факсимильными терминалами, расположенными в других странах.
Клиентская служба Бюрофакс предназначена, в первую очередь, для предоставления услуг факсимильной связи потребителям, не имеющим собственных факсимильных средств. Служба Бюрофакс обеспечивает передачу, прием и доставку сообщений с помощью факсимильного терминального оборудования, располагаемого в так называемых бюро общего пользования (на базе службы доставки телеграмм и отделений связи). Служба Бюрофакс обеспечивает предоставление потребителям следующих услуг:
— подачу документа для отправки через операционное окно передающего отделения связи;
— подачу документа с факсимильной установки отправителя;
— доставку факсимильного сообщения адресату (получателю) доставщиком;
— доставку факсимильного сообщения средствами электросвязи на факсимильную установку получателя;
— доставку факсимильного сообщения средствами почты;
— выдачу факсимильного сообщения получателю без предварительного уведомления (до востребования);
— выдачу факсимильного сообщения получателю по предварительному уведомлению, переданному средствами почты или электросвязи (по телефону, на абонтскую установку АТ/Телекс);
— различные категории срочности передачи и доставки сообщений.
Способ доставки сообщения получателю определяется отправителем.
Абонентская служба Комфакс - факсимильная служба с промежуточным хранением, обеспечивающая абонентам широкий набор дополнительных сервисных услуг, в том числе:
— передачу сообщений в заранее назначенное время;
— многоадресную и циркулярную передачу;
— автоматический сброс сообщений на терминал получателя;
— получение сообщений в заранее определенный интервал времени;
— организацию абонентских факсимильных почтовых ящиков;
— уведомление о приеме для обработки и о доставке сообщения адресату;
— повторную передачу.
Создание абонентской службы Комфакс связано с тем, что надежная, быстрая и качественная факсимильная связь зачастую не может быть обеспечена на телефонной сети общего пользования. Наличие в службе Комфакс промежуточных накопителей открывает дополнительно возможность передачи факсимильных сообщений без обязательного одновременного присутствия на связи оборудования отправителя и получателя сообщения. Это обстоятельство имеет особое значение для организации связи абонентов различных часовых поясов.
Дата добавления: 2015-11-04; просмотров: 1555;