Передача документов в подразделения

Для передачи документов в структурные подразделения применяется несколько технологий, иногда параллельно. Для обычной корреспонденции в службе ДОУ применяются сортировальные ячейки, аналогичные почтовым: каждому подразделению отводится своя промаркированная ячейка. Документы из ячеек в определенное время, в соответствии с графиком службы ДОУ, забирают сотрудники подразделений самостоятельно.

Пример графика доставки документов

Более важные документы, документы с ограниченным доступом разносят с соблюдением точного графика сотрудники службы ДОУ. При этом они же забирают в подразделениях и документы, предназначенные к отправке. В случае большой срочности или конфиденциальности производится разовая доставка документов конкретному исполнителю (службой ДОУ, секретарем подразделения, вызывается исполнитель для получения документа).

Если документ предназначен к исполнению нескольким структурным подразделе-ниям или лицам, то с него снимается копия или устанавливается очередность исполнения. Подлинник передается ответственному исполнителю, названному в резолюции первым. Необходимость размножения документов и количество копий определяется лицом, организующим исполнение.

Как правило, документы передаются исполнителям без расписки, но для конфиден-циальных документов, срочных, особо важных документов она обязательна. Для этого используют разносные книги или вторые экземпляры регистрационных карточек.

В процессе исполнения документов сотрудники ведут собственный документо-оборот. Они пользуются документным и архивным фондами организации, инструкциями и ведомственными справочниками (телефонным, по делопроизводству и др.), номенкла-турой дел, стандартами на документацию, общесоюзными классификаторами технико-экономической информации, а также средствами оргтехники: ложементами для бумаг, средствами создания документов, множительной техникой и т.д. При подключении к общим компьютерным базам исполнитель получает в соответствии с имеющимся правом доступа запрашиваемую им информацию, несет ответственность за полноту, своевременность, достоверность и конфиденциальность используемой информации.

Сотрудник должен быть информирован:

G имеет ли он право снимать копии с необходимых ему для исполнения поручения документов или нет;

G имеет ли он право в процессе работы делать на документе пометки о времени его фактического поступления на исполнение, о ходе промежуточного исполнения, посланных телефонных и письменных запросах и т.д., о дате и результате окончательного исполнения.

Исполнителей следует обязывать заводить для документов папки с указание своей фамилии и промаркированные , например: «срочно», «на исполнение», «к докладу», «на подпись», «на отправку» и другие, исходя из специфики деятельности.

В случае командирования, ухода в отпуск, болезни, увольнения сотрудника, исполняемые им документы по указанию руководителя структурного подразделении должны передаваться другим исполнителям с обязательным вводом их фамилий в регистрационную и контрольную систему.