Подготовка к отправке документов

Обработка и отправка документов почтой проводятся обычно централизованно экспедицией, сотрудниками службы документационного обеспечения управления (ДОУ) или секретарем в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержден-ными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. № 221.

Документы, поступающие в службу ДОУ для отправки, должны обрабатываться и отправляться в тот же день, но не позднее следующего рабочего дня.

Указанная работа начинается с проверки правильности оформления и приема документов от ответственных исполнителей уполномоченными сотрудниками службы ДОУ. Документы, предназначенные для отправки, принимаются от ответственных исполнителей полностью оформленными (служба ДОУ не несет ответственности за содержание документа).

Получив документ к отправке, прежде всего, проверяют правильность его оформления:

· наличие подписи;

· наличие даты (если ее нет на отправляемом документе, ее проставляют) и номера;

· наличие заголовка;

· правильность адресования;

· если документ предназначен разовому корреспонденту, отсутствующему в адресной книге – наличие адреса;

· наличие отметки об исполнителе;

· наличие всех страниц в документе и всех указанных приложений;

· иметь сопроводительный лист (письмо) при наличии приложений или в том случае, если документ исполнен (записан) на машинном носителе;

· вне зависимости от количества адресов рассылки иметь контрольный экземпляр (в том числе на сопроводительный лист) для помещения последнего в дело;

· иметь опись (расчет) рассылки при направлении документа в четыре и более адресов;

· в необходимых случаях иметь отметку о категории почтового отправления (за исключением простых отправлений).

Эти элементы оформления обязательны при отправке документа как по почте, так и по факсу. Если документ оформлен неправильно или представлен не в полном комплекте, он возвращается исполнителю для доработки.

Необходимо помнить, что обязательная сопроводительная документация к документам на машинных носителях, документам, в которых не предусмотрено проставление даты, регистрационного индекса и адреса получателя, посылкам и бандеролям проходит экспедиционную обработку на общих основаниях.

Исходящие документы, оформленные с соблюдением перечисленных правил, передаются на регистрацию.

Регистрация производится путем простановки штампа «Исходящий N__» и внесения справочных данных о документе в соответствующий журнал (книгу).

Регистрации подлежат также все приложения к документу и сопроводительный лист (письмо). Зарегистрированные документы проходят процедуру сортировки документов по адресам назначения и видам почтовых отправлений, после чего передаются для отправки.