Правила регистрации документов
Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использо-вания в справочных целях (распорядительные, плановые, отчетные, учетно-статистичес-кие, бухгалтерские, финансовые и др.), как создаваемые и используемые внутри органи-зации, так и направляемые в другие организации; поступающие из вышестоящих, под-ведомственных и других организаций и частных лиц.
Однако существуют и нерегистрируемые документы, к которым обычно относят:
· рекламные письма;
· поздравительные письма и телеграммы;
· приглашения;
· программы семинаров, совещаний и конференций;
· печатные издания (книги, брошюры, журналы);
· копии нормативных документов, постановлений и распоряжений государственных органов;
· копии счетов на оплату;
· информационные материалы.
В организации должен быть список документов, не подлежащих регистрации. Он помещается в виде приложения к инструкции по делопроизводству и обновляется по мере необходимости.
Документы регистрируются в организации один раз: создаваемые – в день подписания или утверждения, поступающие – в день поступления. При регистрации поступающих документов проставляется дата и индекс поступления в регистрационном штампе.
При передаче зарегистрированного документа из одного подразделения в другое он повторно не регистрируется.
Каждый документ, отнесенный к числу регистрируемых, получает свой регистрационный номер, состоящий из порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов, который, исходя из задач поиска, можно дополнять индексами по номенклатуре дел, классификаторам корреспондентов, исполнителей и др. При этом порядковые номера для распорядительных и информационно-справочных документов присваиваются в пределах календарного года отдельно для каждого вида документа.
Регистрация внутренних документов обычно проводится децентрализовано по группам документов в структурных подразделениях, где они создаются и оформляются. Например, бухгалтерские документы регистрируются в бухгалтерии, приказы по основной деятельности – в канцелярии, по кадрам – в отделе кадров.
Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполни-тельной власти, утвержденной приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 8 ноября 2005 г. № 536 был установлен следующий состав основных реквизитов регистрации:
· наименование организации (автора или корреспондента);
· наименование вида документа;
· дата и регистрационный номер документа;
· дата и индекс поступления;
· заголовок к тексту (краткое содержание документа);
· резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);
· срок исполнения документа;
· отметка об исполнении документа и направлении его в дело.
Состав основных реквизитов регистрации в зависимости от характера документа и задач использования информации может дополняться другими реквизитами:
· гриф (отметка) ограничения доступа к документу;
· внутренняя переадресация документов по исполнителям;
· код по тематическому классификатору;
· ключевые слова;
· количество листов документа;
· наличие приложений;
· должностное лицо, поставившее документ на контроль;
· промежуточные сроки исполнения;
· перенос сроков исполнения;
· срок хранения документа;
· статус документа (проект, версия);
· вид передачи документа (почтой, факсом и т.д.) и др.
Состав вышеуказанных реквизитов в случае необходимости может быть дополнен. При этом порядок расположения реквизитов на регистрационных формах определяется самой организацией.
Дата добавления: 2015-11-04; просмотров: 935;