Лабораторная работа № 4.4 Создание Отчетов

В целом отчеты похожи на формы, но они, как правило, предназначаются для вывода информации из базы данных на принтер. Поэтому в отчетах данные форматируют так, чтобы их было удобно размещать на отдельных страницах. Отчеты поддерживают самые разнообразные способы оформления и позволяют группировать данные, разбивая их на логически цельные блоки.

Отчет¾ это набор данных, удовлетворяющий пользователя, как по содержанию, так и по форме и предназначенный для вывода на печать.

Данные для отчетов берутся из таблиц и запросов. Дополнительные данные можно ввести в отчет при его разработке.

Создание отчета в Access осуществляется в окне базы данных на вкладке ОТЧЕТЫ. При нажатии кнопки СОЗДАТЬ открывается окно НОВЫЙ ОТЧЕТ с вариантами способов создания отчетов. В Access возможны следующие режимы создания отчетов:

КОНСТРУКТОР ¾ дает возможность самостоятельного проектирования отчетов;

МАСТЕР ОТЧЕТОВ позволяет создать отчет, задавая ряд вопросов, касающихся структуры, содержания и оформления отчета, исключая возможность не корректных действий;

АВТООТЧЕТ: В СТОЛБЕЦ создает отчет в столбец;

АВТООТЧЕТ: ЛЕНТОЧНЫЙ создает ленточный отчет;

МАСТЕР ДИАГРАММ создает диаграмму;

ПОЧТОВЫЕ НАКЛЕЙКИ используется для создания почтовых наклеек на конверты.

КОНСТРУКТОР позволяет создавать отчеты на основании только одной таблицы или одного запроса. Если в отчете необходимо использовать данные из нескольких таблиц, то сначала создается запрос на основе этих таблиц, а затем он используется для создания отчета КОНСТРУКТОРОМ.

МАСТЕР ОТЧЕТОВ позволяет создавать отчеты на основании одной или нескольких таблиц, а также одного или нескольких запросов. Поля таблиц и запросов могут включаться в отчет по выбору. Однако МАСТЕР не выполняет создание дополнительных полей, не содержащихся в таблицах или запросах.

4.1. Мастер отчетов

Чтобы облегчить работу пользователя, в Access имеется специальный мастер, который при недостатке времени позволяет быстро создавать довольно привлекательные отчеты.

4.1.1. Переходим на закладку «Создание» и запускаем Мастер отчетов

4.1.2. В открывшемся окне мастера, выбираем «Таблица: Контакты», добавляем все поля кроме поля «Код», нажимаем «Далее».

Рис. 5.1. Мастер отчетов

4.1.3. В следующем окне мастера оставляем все без изменения и нажимаем «Далее».

4.1.4. Выбираем сортировку по фамилии и нажимаем «Далее».

4.1.5. Ставим переключатели как показано на Рис.5.2. и нажимаем «Далее».

Рис. 5.2. Мастер отчетов

4.1.6. Выбираем стиль оформления отчета – Access 2007, и нажимаем «Готово».

4.2. Конструктор отчетов

Отчет, представленный на Рис. 5.4. имеет ряд недостатков, таких как: одни поля занимают слишком много места, а другие поля не умещаются; отчет занимает больше одной страницы и др.

Эти недостатки можно исправить с помощью конструктора отчетов.

4.2.1. Переходим в режим конструктора – ПКМ на отчете, пункт – Конструктор.

4.2.2. Конструктор отчетов напоминает конструктор форм, в нем также можно изменять размеры, форму и положение элементов. Переместим элементы так, чтобы они не выходили за пределы одного листа и занимали место соответственно содержимому.

Рис. 5.3. Конструктор отчетов

4.2.3. После редактирования переходим в режим предварительного просмотра.