Создание таблицы при помощи шаблонов таблиц.

1.3.1. Переходим на закладку «создание».

Рис.1.3. Верхнее меню

1.3.2. Нажимаем «Шаблоны таблиц», выбираем «контакты».

1.3.3. В результате получили таблицу с готовыми именами столбцов, при необходимости можно добавить свои столбцы (двойной клик ЛКМ на последнем столбце «Добавить поле» и ввести имя нового столбца), или удалить лишние столбцы (клик ПКМ на лишнем столбце, пункт контекстного меню – «Удалить столбец»).

Рис.1.4. Окно таблицы

1.3.4. Кликнем в ячейку под названием «Организация» и вводим название организации (Школа), значению «Код» автоматически присвоилось значение.

1.3.5. Заполним остальные ячейки таблицы.

Рис. 1.5. Таблица данных

1.3.6. Сохраняем таблицу: ПКМ на закладке «Таблица2», вводим имя «Контакты», нажимаем OK.

1.4. Создание таблицы с помощью конструктора таблиц.

1.4.1. Кликнем на закладку «Таблица 1»

1.4.2. Переходим в режим конструктора:

1.4.3. Предлагается сохранить таблицу, вводим имя «Книги» и нажимаем OK.

1.4.4. В открывшемся окне конструктора таблиц можно вводить имена полей новой таблицы или добавлять поля в уже созданную таблицу.

1.4.5. Кликнем в ячейку ниже ячейки «Код», введем имя столбца «Название», тип данных – текстовый. Заполните еще несколько ячеек.

Рис.1.6. Заполнение полей таблицы

1.4.6. Переходим в режим таблицы: Вид > Режим таблицы.

1.4.7. Заполняем таблицу аналогично п. 1.2.4. и 1.2.5.

Рис.1.7. Таблица данных

1.5. Связь таблиц.

Связь позволяет установить правила взаимодействия между таблицами. Различают два типа связей: один ко многим и многие ко многим. В нашем случае, при создании базы данных библиотеки, подходит связь – многие ко многим, т.е. у одного человека может быть несколько книг и экземпляры одной книги могут быть у разных людей.

При создании связи один ко многим, id-код первой таблицы прописывается отдельным столбцом во второй таблице.

При создании связи многие ко многим, id-коды обеих таблиц прописывается в третьей таблице (вспомогательной).

1.5.1. Переходим на закладку «Создание» и создаем новую таблицу.

1.5.2. Затем переходим в режим конструктора, при этом сохраняем таблицу под именем «Записи».

1.5.3. Вписываем названия столбцов, по примеру.

Рис.1.8. Заполнение полей таблицы

1.5.4. Переходим в режим таблицы и заполняем ее по примеру.

Рис. 1.9. Таблица данных

1.5.5. Переходим на закладку «Работа с базами данных» и нажимам на кнопку «Схема данных».

1.5.6. В открывшемся окне последовательно добавляем все три таблицы.

1.5.7. Создаем связь – Помещаем указатель на пункт «Код» из таблицы «Книги», нажимаем ЛКМ и не отпуская ее, перетаскиваем в пункт «Код книги» из таблицы «Записи».

1.5.8. В появившемся окне ставим флажок Обеспечение целостности данных. Этот режим не позволит Access оставлять в таблице «Записи» записи, для которых нельзя подобрать запись таблицы «Книги» с подходящим значением поля «Код».

Установка флажка Каскадное удаление связанных записей приведет к тому, что при удалении записи таблицы «Книги» будут удалены все соответствующие записи таблицы «Записи». Если указанный флажок сброшен, удаление тех записей таблицы «Книги», на которые ссылается хотя бы одна запись таблицы «Записи», запрещено.

Установка флажка Каскадное обновление связанных полей приведет к тому, что при обновлении поля «Код» таблицы «Книги» будут автоматически обновляться одноименные поля в соответствующих записях таблицы «Записи».

1.5.9. Нажимаем кнопку «Создать»

1.5.10. Повторяем пункты 1.6.7., 1.6.8., 1.6.9. для таблицы «Контакты»

1.6. Список подстановки.

При заполнении таблицы «Записи» новыми данными использование для этого id-кода очень неудобно, для облегчения заполнения таблицы в Access есть список подстановки.

1.6.1. Откроем таблицу «Записи» в режиме конструктора.

1.6.2. Для имени поля «Код книги» в поле «Тип данных» выбираем пункт – Мастер подстановок, установив – Объект “столбец подстановки” будет использовать значения из таблицы или запроса.

1.6.3. В отрывшемся окне «Создание подстановки» оставляем переключатель как показано на рисунке и нажимаем «Далее >».

1.6.4. Выбираем таблицу «Книги» и нажимаем «Далее >».

1.6.5. Добавляем поля «Название» и «Автор» с помощью кнопки « > » и нажимаем «Далее >».

1.6.6. Можно выполнить сортировку записей по возрастанию или по убыванию, выбрав название поля из списка, нажимаем «Далее >».

Рис.1.10. Мастер подстановок

1.6.7. Для создания подстановки нажимаем «Готово».

Рис.1.11. Мастер подстановок

Теперь в таблице «Записи» вместо кода книги будет отображаться название книги и ее автор. Теперь аналогично проделайте со столбцом «код контакта», добавив из таблицы «Контакты» поля имя и фамилия.

А для добавления новой записи будет появляться список книг или контактов.

Рис.1.12. Заполнение таблицы с помощью мастера