Внешняя среда, учет ее влияния на модель управления – один из важнейших вкладов системного подхода в науку управления.

Сегодняшние изменения во внешнем мире заставили обратить на внешнюю среду еще больше внимания, чем когда-либо.

Например, по словам Джералда Белла: «Внешняя среда организации включает в себя следующие элементы, как потребители, конкуренты, правительственные учреждения, поставщики, финансовые организации и источники трудовых ресурсов, релевантные по отношению к операциям организации».

Все факторы внешнего окружения следует разделять на две группы:

- среда прямого воздействия

- среда косвенного воздействия

Среда прямого воздействия

Включает факторы, которые непосредственно влияют на операции и испытывают на себе прямое же влияние операций организации. К этим факторам следует отнести:

- поставщиков

- трудовые ресурсы

- законы и учреждения государственного регулирования

- потребителей

- конкурентов

Под средой косвенного воздействия понимаются факторы, которые могут не оказывать прямого немедленного влияния на операции, но, тем не менее, сказываются на них. Это такие факторы, как:

- состояние экономики

- научно-технический прогресс

- социокультурные и политические изменения

- групповые интересы

- существенные для организации события в других странах.

Неопределенность внешней среды ‑ количество информации, которой располагает организация по выводу конкретного факта, а также степень уверенности в этой информации.

Основные характеристики внешней среды:

1. взаимосвязанность факторов: сила, с которой изменение одного фактора воздействует на другие факторы;

2. сложность: число и разнообразие факторов, значимыми образов и влияющих на организацию;

3. подвижность: относительная скорость изменения среды;

4. неопределенность: относительное количество информации и уверенность в ее точности

Под сложностью внешней среды понимается число факторов, на которые обязана реагировать.

Пример сложной организации: порт, несложной – линейная судовладельческая компания.

Подвижность среды– это скорость, с которой происходят изменения в окружении организации.

СРЕДА КОСВЕННОГО ВОЗДЕЙСТВИЯ НА СРЕДУ

5. Функции портов (Ринок сервісних послуг, функції портів, агентуючих та експедуючих компаній).

В современных условиях морской торговый порт – это транспортно-производственная система, которая включает в себя предприятия и организации различных форм собственности, функционирующая на определенном участке морского побережья и прилегающей к нему водной поверхности, обеспечивающая и реализующая комплекс административных и коммерческих функций, связанных с перемещением товаров внешней и внутренней торговли с сухопутных видов транспорта на морской и обратно, обслуживанием пассажиров, морских судов и других транспортных средств, обеспечением экономической, экологической и других видов безопасности государства, включая безопасность морского торгового мореплавания.

Целью деятельности морского торгового порта, как любого предприятия, является получение максимальной прибыли при условии оптимального сочетания всех ресурсов производства. Цели должны быть конкретными и измеримыми, ориентированными во времени, долгосрочными и краткосрочными, достижимыми и перекрестно поддерживающимися.

Миссия должна быть официально сформулирована, о ней должно быть известно сотрудникам порта и она определяет философию фирмы на рынке сбыта ее продукции. Миссия служит в качестве ориентира на котором руководство основывает свои решения. Высший менеджмент должен ответить на 2 вопроса при формулировании миссии:

- что представляет собой порт в настоящее время?

- какие основные направления его развития?

Пример.

Миссия порта Ильичевск:

«Цель деятельности – порт создан с целью удовлетворения общества транспортными услугами, работами по перевалке и хранению экспортно-импортных грузов, транзитных грузопотоков, созданию конкурентоспособных условий для работ, услуг, а также с целью получения прибыли».

Для эффективного осуществления планирования руководство должно определить внутренние сильные и слабые стороны порта, затем провести анализ внешних возможностей и опасностей и лишь после этого руководство выбирает стратегию дальнейшего развития.

Анализ позиции собственно портовой компании (согласно ЮНКТАД) предполагает выявление ее сильных и слабых сторон в сопоставлении с конкурентами:

1. расположение, т.е. торговые пути, их близость и отдаленность относительно получателя и отправителя;

2. оборудование, т.е. типы оборудования, специализация оборудования, склады, подходы, глубины, имеющиеся мощности;

3. опыт работы с различными типами и размерами судов; различными видами товаров; различными формами грузов;

4. рабочая сила, а именно: квалификация, социальный климат, мотивация, профессионализм, контакт с потребителями;

5. критерии показателей:

- производительность грузопереработки;

- переработка специализированных грузов;

- приспосабливаемость (достаточность ресурсов);

- эффективность административных процедур;

- простота оформления документов;

- простота и гибкость тарифов;

6. дополнительные услуги:

- для грузов: обработка, сушка, стафирование, затаривание;

- для судов: бункеровка, судовое планирование, судовой ремонт, набор экипажа;

7. финансовые условия, а именно: способность инвестировать, доступность фондов, стоимость капитала и стоимость труда.

Функции порта:

перевалочный пункт, с предоставлением услуг по транспортировке, перегрузке и складированию грузив: загрузку, разгрузку, обслуживание судов;

- обеспечение внутренних и внешних транспортно-экономических связей;

- надзор за навигацией и соблюдением международных соглашений по торговому мореплаванию;

- обеспечение непрерывности транспортных связей со всеми элементами транспортного комплекса;

- информационное обеспечение перемещения грузов; - правовое обеспечение перемещения грузов;

- контроль соблюдения всех экологических норм как на своей территории и акватории, так и в прилегающем к ним регионе.

¨ центр экономического и социального развития прилегающего региона;

¨ политическая функция порта заключается в обеспечении независимости морского торгового оборота страны;

¨ военная;

¨ финансово-валютная;

¨ транзитная;

¨ защитная (суда «прячутся» от непогоды);

¨ сервисная функция заключается в предоставлении портовых услуг транспортным средствам, грузам, экипажам судов;

Морские торговые порты традиционно выполняют следующие функции:

- функции, выполняемые непосредственно для пользователей или клиентов порта (внешние функции);

- функции, которые призваны помогать в управлении портовой системой (внутренние функции): экономическая, финансовая, социальная, коммерческая, функция развития.

Главные внешние функции делятся на три основные группы: - функции, связанные с судами, т.е. обычное обслуживание судов, связанное с их пребыванием в порту; - функции, выполняемые в зоне "суша - море", т.е. решение задач, связанных с обработкой грузов; - береговые функции, т.е. функции, выполняемые в "тыловой" части порта и за пределами его традиционной территории. Реализация этих функций связана с выполнением таких операций: хранение, распределение, обработка, маркировка, упаковка, анализы, сбор, обработка и распространение данных о грузах. Традиционно ведущее место среди многообразных функций морского порта принадлежит погрузочно-разгрузочным работам. Морской порт становится в современных условиях координатором всей транспортной системы, в которую он включен. Таким образом, современный морской торговый порт представляет собой совокупность функций и структур, делающих его уникальным транспортным, производственным, экологическим и социальным комплексом. Уровень развития морских торговых портов в государстве становится все более определяющим фактором для становления и развития не только транспортной системы страны, но и всей национальной экономики.

Под портовой инфраструктурой понимают: гражданские сооружения (набережные, причалы и их тылы); очищаемый портовый бассейн (акватория), портовые автодороги и ж/д сеть; инженерные сооружения.

В качестве портовой инфраструктуры может рассматриваться любая инфор мационная система, покрывающая общие нужды портовых пользователей.

Инфраструктура вне порта: - морской доступ изащитная инфраструктура – судоходный канал, шлюзы, волноломы, навигационная обстановка за пределами портовой зоны;

- инфраструктура наземного доступа – это национальные и местные автодороги, ж/д и внутренняя водная сеть и соединения их местными сетями портовой зоны.

Портовая суперструктура - все строения передвижное и стационарное оборудование.

В портовом менеджменте различают три категории решений:

1. текущие или рутинные

2. инновационные

3. стратегические или менеджерские.

Рутинные решения принимаются систематически и считаются запрограммированными.

Последствия инновационных решений никогда не известны заранее. Они зависят не только от опыта и способностей принимающих их, но и от свободы действия, разрешенной вышестоящим уровнем иерархии.

Стратегические решения принимаются высшим менеджментом предприятия; они долговременны, связаны с портом и его политикой, реорганизацией, крупными инвестициями, координацией между портом и государством, местными властями и др.

Инструменты управления в портах.

Существует 6 основных инструментов управления в портах:

1. административные;

2. экономические;

3. финансовые;

4. коммерческие;

5. технологические и операционные;

6. развития человеческих ресурсов.

6. Судоходные компании (Функції та основни напрямки діяльності судноплавних компаній)

Судоходная отрасль является отличным примером того, как глобализация вынуждает многие компании фундаментально реструктуризироваться, требует применения новых стратегий и бизнес моделей. Традиционно, успех судоходных предприятий был связан с количеством тоннажа, которым они владеют. Фирмы также занимались и другими функциями, как, например, покупка и продажа судов, финансовые операции, продвижение инноваций в дизайне судов и крюинг для себя. Однако, с ростом внешних инвестиций, компании, акции которых торгуются на бирже, и профессиональные менеджеры заменяют частные судоходные предприятия и судовладельцев прошлого, привнося с собой фокус на целостность, своевременность и точность финансовой отчетности.

Консолидация

Судоходные компании ответили на требования к повышению эффективности работы своей консолидацией, им необходимо было быть крупными, чтобы конкурировать в мире. Размер не только дал им гибкость перемещать свои суда, чтобы воспользоваться всеми преимуществами колебания спроса и предложения, но и отпугнул возможных конкурентов от выхода на рынок. И что более важно, альтернативные виды финансирования для крупных размеров флота – единственный метод для создания хороших финансовых результатов, каких ожидают акционеры.

Специализация

Но компании, которые стремятся стать мировыми лидерами, могут обнаружить, что ответом может стать специализация. Специализируясь, судоходные фирмы определяют свои ключевые виды деятельности, и таким образом, для неключевой работы можно привлекать внешних специалистов. Это означает, что компания находит одно направление бизнеса, в котором она успешна, а затем расширяется через аутсорсинг в другие сектора, тем самым принося на рынок специализированный продукт, который может конкурировать на мировом рынке.

Появляющаяся таким образом специализация разделяет интегрированные судоходные компании на 4 архетипа: владеющие судами, использующие суда, оперирующие судами и вносящие инновации в суда. Те компании, которые владеют судами, будут фокусироваться на размере, объемах и низких затратах. Использующие суда фокусируются на развитии крепких связей с клиентами путем масштаба, брендового имени, работы компании, качества услуг и т.д. третий архетип, который концентрируется на управлении судами, следит за низкой стоимостью крюинга и обслуживания. Четвертый тип фокусирует усилия на разработке инноваций в отрасли судоходства.

Для тех, кому трудно отойти от идеи владения судами, есть 5 ключевых причин, почему классический подход к интегрированной судоходной компании стоит пересмотреть.

Во-первых, потому что владение судном обычно требует долгосрочного фокуса, необходима высокая ликвидность, что является высоким фактором риска. При использовании судна, однако, безубыточный менеджмент является ключевым.

Во-вторых, владение флотом предполагает финансовый инжиниринг, чартеринг, маркетинг и торговлю фрахтовыми деривативами, которые не всегда базируются на судне как объекте сделки.

В-третьих, если в прошлом различные виды судоходной деятельности были интегрированы в один комплекс, сейчас клиенты могут контактировать со специалистами при небольших затратах. Менее вероятно долгосрочное преимущество от эксклюзивного контроля всех частей бизнеса, как это было раньше с крупными интегрированными судоходными компаниями. В действительности, может быть негативный эффект.

В-четвертых, финансирование принимает различные виды при специализации. Для судовладения, например, фокус делается на нахождение самого дешевого источника капитала. Для торговой или чартерной фирмы, однако, фокус делается на нахождение разумного источника финансирования при достаточно стабильном, лучше всего позитивном денежном потоке. При этом легче получить в финансирование общественные фонды, что кардинально отличается менее прогнозируемым денежным потокам классической компании – судовладельца.

И в конце концов, различные аспекты цепочки создания ценности требуют различных знаний, и руководство слишком многими несвязанными видами деятельности сложно осуществить на мировом уровне. Фокусируясь на меньшем количестве видов деятельности, возможность хорошей работы возрастает попутно с шансами успеха компании.

В жизни «владение судном» и «использование судна» могут быть найдены в одной компании, однако, важно разделить фокус каждого архетипа бизнеса.

Судоходные компании, которые фокусируются на инновациях, представляют третий архетип специализации. В прошлом интегрированные судоходные фирмы больше работали со своими разработками в области инноваций, и часто имели свои собственные доморощенные результаты. Специализация часто приносит более качественные результаты. Компании по управлению, четвертый архетип, обеспечивают команду, а также ежедневное содержание судов.

Поставленной перед необходимостью адаптироваться, первым шагом для судоходной компании является определение того, где могут находиться наиболее многообещающие возможности в настоящем и в будущем. За этим должен следовать специализированный фокус на одном из 4х архетипов, а также полное понимание критических факторов успеха. Важно, чтобы менеджмент понимал, чего необходимо достичь в их специфической модели бизнеса, основываясь на конкретном выбранном архетипе. Также необходимо понимать, кто клиенты, и какой вид услуг они хотят.

Для всех этих появляющихся специализированных фирм, однако, важно, чтобы планирование, руководство, подбор персонала, управленческий фокус были подобраны к выбранному архетипу. Нет одного пути для судоходной компании. Важно фокусироваться на том, что действительно первостепенно, и эти факторы успеха будут отличаться для всех архетипов судоходного бизнеса.

При любых условиях функционирования судоходных компаний важным явлется такое понятие как судовой менеджмент (Ship management), который включает в себя следующие функции:

технический менеджмент; крюинг; страхование; фрахтовый менеджмент; менеджмент расчетов; заключение договоров; покупка/продажа судов; снабжение; бункеровка; эксплуатация.

1.Tехнический менеджмент (Engineering management):

обеспечение компетентным персоналом и общей эффективности судна;

размещение и контроль судна в сухом доке, ремонт;

уход за судном совершается по стандартам, требуемым судовладельцем;

обеспечение необходимыми запчастями, снабжением, смазочным материалом;

назначение сюрвейеров и технических консультантов, если необходимо.

2.Крюинг (Crewing):

найм капитана, офицеров и команды;

обеспечение доставки экипажа на судно и репатриацию;

обучение экипажа;

наблюдение за эффективностью членов экипажа и руководство другими делами экипажа, такими как планирование укомплектования судна;

обеспечение расчетов по зарплате;

обеспечение и руководство пенсиями и страхование экипажа;

дисциплина и отношения с профсоюзами;

внедрение соответствующих инструкций (Standing Orders).

3.Страхование (Insurance):

устройство всех видов страхования, которые потребуются судовладельцу.

4.Фрахтовый менеджмент (Freight management):

составление сметы на рейс и расчеты арендной платы, и фрахта, диспатча и демереджа в соответствии с чартером;

обеспечение уплаты владельцу всей арендной платы, фрахта или других выплат, на которые может претендовать судовладелец в результате эксплуатации судна.

5.Менеджмент расчетов (Accounting management):

разработка системы расчета, соответствующей требованиям судовладельца и обеспечение регулярного обслуживания расчетами, сопровождающегося регулярными отчетами и записями;

поддержание записей всех затрат в соответствии с договором о менеджменте также как данных, необходимых для расчетов между судовладельцем и менеджерами.

6.Заключение договоров (Chartering):

поиски и договор о найме судна и заключение чартера или другого договора относительно найма судна.

7.Продажа/покупка судов (Sales/Purchases):

наблюдение за продажей/покупкой судов, составление договора продажи/покупки; но не ведение переговоров по этим вопросам.

8.Снабжение (Provisions):

устройство всех видов снабжения.

9.Бункеровка (Bunkering):

обеспечение бункеровки судна топливом, требуемым судовладельцем.

10.Эксплуатация судна (Operating):

составление сметы на рейс и выполнение расчетов по аренде, фрахту и другим обязательствам; составление инструкций на рейс; составление отчетов; назначение стивидоров; устройство осмотра груза.