Тема 4.Організація роботи облікового апарату

1Призначення та функції бухгалтерії

Бухгалтерія – це самостійний структурний підрозділ апарату управління який здійснює БО господарської діяльності підприємства.

Функції бухгалтерії розробляються головним бухгалтером та призначені для конкретних виконавців. Бухгалтер здійснює широку діяльність яка включає планування і прийняття рішень і звернення уваги керівництва до порушень: дає оцінку роботи підприємства, огляд діяльності та проводить аудит. Виконувані в бухгалтерії за змістом операції ділять на шість груп:

- Технічні – це записи до регістрів обліку, сортування документів, оформлення документів;

- Логічні – упорядкування масивів вихідних даних, звірка розрахунків з підприємством та особами, листування з дебіторами;

- Аналітичні – приймання форм та логічна перевірка звітів МВО , виявлення та виправлення помилок, попередній контроль витрачання ТМЦ та коштів;

- Творчі – складні розрахунки, співставлення, вибір варіантів рішень;

- Організаційні – мають адміністративну направленість підтвердження висновків колегії про списання нестач, затвердження та контроль планів роботи бухгалтерії;

- Допоміжні – матеріальне забезпечення бухгалтерії, діловодство, підшивка документів.

Вимоги для працівників обліку:

- вміння формувати облікові регістри;

- організовувати первинний облік операцій

- вміти користуватись носіями економічної інформації;

- самостійно або сумісно розробляти інструктивні положення з обліку ОЗ, ТМЦ, з/п;

- розробляти проекти удосконалення обліку і контролю за окремими ділянками;

- проводити аналіз фінансово - господарської діяльності;

- повинні знати регламентуючі матеріали з БО, планування, системи записів, облікову документацію, організацію облікової роботи;

- методологію і техніку обліку;

- бухгалтерську і статистичну звітність;

- методологію та способи аналізу об’ємних та якісних показників;

- систему взаємозв’язку БО;

- економіку та організацію виробництва праці;

- основи трудового законодавства;

- правила експлуатації ЕОМ;

- машинні носії економічної інформації.

Якщо бухгалтер не може надати результати в доступному для читача вигляді значить він не справляється зі своїми обов’язками. Бухгалтер повинен знати принципи і методи прийняття господарських рішень в умовах РЕ і правильно відображати їх в обліку. Він повинен ефективно діяти в ситуаціях, що змінюються.

Завдання бухгалтера:

1. Забезпечувати потреби суспільства повноцінною інформацією

2. Досягати професіоналізму щоб інші були впевнені, що вони мають справу з висококваліфікованими спеціалістами.

3. Постійно забезпечувати високу якість послуг.

4. Завойовувати довіру клієнтів.

2Побудова структури облікового апарату

Є дві форми організаційної побудови апарата облікової служби:

- централізована;

- децентралізована.

При централізованій формі весь апарат облікової служби як методично, так і адміністративно підпорядкований одному керівнику – головному бухгалтеру (або головному економісту).

При децентралізованій формі з методологічних питань частина апарата підпорядкована одній особі – головному бухгалтеру, а по адміністративних питаннях

– господарському керівнику ( начальнику цеху, виробництва).

На форму орг. побудови і структуру апарата облікової служби впливають такі фактори:

- обсяг виробництва;

- загальна чисельність працюючих;

- кількість структурних підрозділів;

- види діяльності;

- характер організації технологічного виробництва;

- характер функціональних обов’язків;

- кількість філій.

Структура бухгалтерії повинна задовольняти слідуючи вимоги:

1. Виключати елементи паралельності і дублювання;

2. Бути максимально простою;

3. Регламентувати чисельність на підставі норм керівництва;

4. Враховувати досягнення науки і техніки;

5. Відповідати досягненням наукової організації праці;

6. Забезпечувати самостійність кожного підрозділу.

Типи організаційних структур.

1. Лінійна;

2. Лінійно-штабна;

3. Функціонально - комбінована.

Лінійна – передбачає безпосереднє підпорядкуванні всіх виконавців керівнику ( головному бухгалтеру)

Така організаційна побудова характерна для невеликих підприємств, де чисельність правників обліку, контролю і аналізу не перевищує 10-12 працівників.

Лінійно-штабна – передбачає створення проміжних ланок – секторів. Така побудова - для великих підприємств, створюється посада старшого бухгалтера. При цьому апарат обліку нараховує більше 12 чоловіків.

Комбінована – характерна для великих підприємств - комбінатів, асоціацій, концернів.

Типова структура будується по функціональному розподілу управління.

Створюються спеціальні групи:

- Розрахункова – виконує всі розрахунки з оплати праці та утримань з неї, контроль за використанням ФОП, розрахунки з органами соцстрахування та пенсійні забезпечення.

- Матеріальна - веде облік придбання запасів – розрахунків з постачальниками, облік витрат запасів.

- Виробничо – калькуляційна - веде облік витрат, калькулює собівартість, складає звітність і визначає обсяг витрат на НЗВ.

- Загальна – здійснює облік всіх інших операцій: веде головну книгу і складає звітність.

- Фінансова – створюється на великих підприємствах, веде грошовий облік коштів та розрахунків з дебіторами і кредиторами та інше.

3Планування діяльність бухгалтерії

На підставі Статуту підприємства визначаються функції його підрозділів, зокрема, бухгалтерії в положенні про бухгалтерію.

Воно є внутрішнім нормативним актом, який визначає порядок створення, права, обов’язки, та організацію роботи служби. Даний документ відноситься до уніфікованої систему організаційно-розпорядчої документації і має чітко визначену структуру:

1. Загальні положення (визначається):

- Форма ведення обліку;

- Чисельність і штат бухгалтерії;

- Перелік законодавчих актів;

- Вимоги до керівника бухгалтерії.

2. Цілі і завдання.

3. Функції :

- Вести облік по розділах (ОЗ, М, кошти);

- Інвентаризація;

- Ефективна організація матеріальної відповідальності;

4. Права і обов’язки головного бухгалтера – містить посадову інструкцію головного бухгалтера – положення про права і обов’язки.

5. Службові зв’язки:

- З усіма структурними підрозділами з питань БО;

- З відділом кадрів.

6. Організація роботи – правила внутрішнього розпорядку роботи бухгалтерії, планування діяльності окремих облікових працівників, здійснюється на підставі індивідуальних графіків.

Індивідуальний графік роботи старшого бухгалтера з обліку праці.

Графік робочого дня Вид ро- біт	День і дата	Час	Кому передається виконана робота	Примітки
Приймання первинної документації з нарахуванням підрядкової з/п від цехів	Щопонеділка, щосереди	9-11	Бухгалтеру Івановій
Приймання оформлених листків тимчасово непрацездатних	Щовівторка щочетверга	9-11	Бухгалтеру Івановій

За структурним графіком роботи відділу бухгалтерії можна простежити в розрізі комплексів облікових робіт, в якій термін вони виконуються, та кому передаються

Структурний графік відділу бухгалтерії на 2002 рік

4.Посадові інструкції бухгалтерів.

На підставі затвердженої структури керівник затверджує штатний розклад.

На кожну посаду, передбачену штатним розкладом, керівником підприємства затверджується посадова інструкція, яка розроблена за дорученням керівника, головного бухгалтера. В посадовій інструкції розробляється і розкривається функціональна структура діяльності посадової особи, як комплексу елементів:

- цілей

- програми і завдання

- функції

- форми і методи керівництва

- інформації

- технічних засобів управління.

Підставою для розробки посадових інструкцій для працівників обліку і контролю є:

- кваліфікаційний довідник;

- положення про бухгалтерію;

- типові посадові інструкції;

- методичні вказівки.

Характеристика посади має:

1. Посадові обов’язки.

2. Обсяг знань, якими повинен володіти працівник.

3. Кваліфікаційні вимоги.

В посадовій інструкції фіксують два види взаємовідносин посадової особи з іншими працівниками:

1) З безпосереднім її керівником і підлеглими їй працівниками.

2) З рівним йому за рангом.

Структура посадової інструкції.

1. Загальні положення.

2. Обов’язки.

3. Права.

4. Відповідальність.

Крім посадової інструкції до документів, якими керується бухгалтер відносяться:

- контракти або колективний договір;

- накази керівника з певних питань;

- положення про облікову політику.

5Відповідальність бухгалтера

Роль та самостійність бухгалтера в умовах ринкової економіки надзвичайно зросла, але разом з тим підвищилась і відповідальність: матеріально і дисциплінарно.

6Методика визначення загальної чисельності облікового апарату.

Чисельність працівників для виконання облікових, контрольних і аналітичних робіт визначають в основному методом прямого розрахунку на підставі обсягу робіт і норм по кожній групі облікових робіт. Загальну чисельність робітників визначають підсумовуванням працівників по кожній групі. Крім того, треба визначити чисельність робітників, чия робота не нормується:

- зам. головного бухгалтера;

- касирів;

- ревізорів.

Для кожного підприємства загальну чисельність працівників обліку визначають в двох показниках: явочну і облікову.

Явочна – кількість працівників, яку було визначено прямим розрахунком без урахування не робочих днів, чергових відпусток, хвороби.

Облікова - кількість працівників, необхідних для виконання всього комплексу робіт.

Щоб розрахувати облікову чисельність працівників бухгалтерії необхідно явочну чисельність помножити на коефіцієнт облікового складу:

Чо = Чя * Кос;

Кос=Фн/Фн-Анд;

Де - Фн – номінальний річний фонд робочого часу.

Анд – кількість не робочих днів.