Тема 3. Організація діловодства, документування та документообігу
1Поняття про діловодство та документування
Процес прийняття управлінського рішення включає в себе отримання інформації, її переробку, аналіз, підготовку на приймання рішення і залежить від документного забезпечення управління. Якщо на підприємстві не налагоджена чітка робота з документами, то і потребується і саме управління, тому на всіх підприємствах встановлюється порядок приймання реєстрації кореспонденції, відправлення відповідних документів, контроль за використанням, збереженням оброблених документів. Дана робота називається діловодством.
Організація діловодства проводиться згідно з основними положеннями єдиної державної системи діловодства. В сучасних умовах діловодства перевага надається автоматизованим системам.
Є три класи автоматизованої системи діловодства:
- короб очні продукти;
- замовлені системи;
- налагоджувані програмні комплекси.
До коробочних продуктів належать: автоматизовані системи, що являють собою готові рішення і реалізують певний типовий набір організацій.
Строки впровадження програмного забезпечення невеликі, що знижує їх вартість. Єдиним, але досить суттєвим недоліком є їх мінімальна адаптованість до функціональних вимог конкретного об’єкту автоматизації.
Замовні системи замовляються під конкретний об’єкт автоматизації і максимально реалізують функціональні вимоги підприємства, але розробка нової автоматизованої системи це тривалий і трудомісткий процес, що вимагає значних фінансових вкладень.
Налагоджувані програмні комплекси є проміжним варіантом між двома названими класами систем. В базовому варіанті реалізується певний типовий набір функцій, який може бути значно доповнений в процесі впровадження і подальшої експлуатації системи.
Базовим моментом в системі діловодства є номенклатура.
Номенклатура діловодства – перелік справ підприємства для групування і збереження в них документів.
2 Організація документування господарських операцій
Включає статті:
- складання, приймання;
- перевірка, обробка, передача в архів.
Первинні документи можуть бути прийняті в тому випадку, якщо вони:
- складенні за формою, мають усі реквізити;
- мають підписи.
При прийманні документи перевіряються і здійснюється контроль:
- за правильністю оформленням;
- за законністю
- за доцільністю
- за реальністю.
Методичні прийоми перевірок:
1.Економічна – з’ясування доцільності операції, забезпеченості джерелами фінансування..
2. Зустрічна - співставлення документів та записів в облікових регістрах.
3. Підрахунок витрачання сировини по фактичному випуску готових виробів у відповідності до встановлених норм.
4. Встановлення повноти і правильності оформлення документів за змістом і арифметично.
5. Експертна – виявлення підробок в документах.
6. Нормативно - правова – встановлення відповідності діючим правилам, законом.
7. Оцінка документів за даними кореспондуючих рахунків.
Обробка – підготовка документів для запису сум операції на рахунках.
Стадії обробки:
1) Контроль:
- попередній перегляд договорів, наказів здійснює головний бухгалтер при підписанні документів;
- поточний - у ході здійснення обчислювальних операцій;
- наступний - після облікового оформлення операції при обробці документів.
2) Обробка:
- групування;
- таксування;
- контирування;
- включених до облікових регістрів.
Обробленні документи:
1. Первинні документи;
2. Картки аналітичного обліку (необов’язково);
3. Оборотні відомості аналітичного обліку;
4. Регістри аналітичного обліку;
5. Головна книга;
6. Фінансові звіти.
Первинні документи, що пройшли обробку повинні мати відмітку:
- при машинній обробці – дату запису в обліковій регістр;
при автоматизації - відтиск штампу оператора.
3Організація документообігу
Документообіг – організована система створення, перевірки та обробки документів у БО від моменту їх створення до передачі в архів.
На основі структурної схеми підприємства положень про структурні підрозділи та посадові інструкції розробляється графік документообігу (затверджує порядок обробки інформації, що зазначений в первинних документах). Графік регламентує строки складання, подання та обробки документів. Визначає час їх обробки, посадових осіб, відповідальних за складання документів, порядок передачі документів по інстанціях і так далі. Графік розробляє головних бухгалтер.
Дата добавления: 2015-10-26; просмотров: 794;