Тема 7.2. Проект-менеджмент

Понятие «проект» объединяет разнообразные виды деятельности, характеризуемые рядом признаков, наиболее общими из которых являются следующие:

• направленность на достижение конкретных целей, определенных результатов;

• координированное выполнение многочисленных взаимосвязанных действий;

• ограниченная протяженность во времени с определенными датами начала и окончания проекта.

Инвестиционный проект понимается как инвестиционная акция, предусматривающая вложение определенного количества ресурсов, в том числе интеллектуальных, финансовых, материальных, человеческих, для получения запланированного результата и достижения определенных целей в обусловленные сроки. Финансовым результатом инвестиционного проекта чаще всего является прибыль (доход), материально-вещественным результатом — новые или реконструированные основные фонды (объекты) или приобретение и использование финансовых инструментов или нематериальных активов с последующим получением дохода.

В том случае, когда в качестве результатов реализации проекта выступают некоторые физические объекты (здания, сооружения, производственные комплексы), определение проекта может быть конкретизировано следующим образом: проект — целенаправленное, заранее проработанное и запланированное создание или модернизация физических объектов, технологических процессов, технической и организационной документации для них, материальных, финансовых, трудовых и иных ресурсов, а также управленческих решений и мероприятий по их выполнению.

Программа — комплекс проектов или проект, отличающийся особой сложностью создаваемой продукции и (или) методов управления его осуществлением. При таком подходе термин «проект», как правило, связывается с относительно краткосрочными целями.

Проект функционирует в определенном окружении, включающем внутренние и внешние компоненты, учитывающие экономические, политические, социальные, технологические, нормативные, культурные и иные факторы.

Проект всегда нацелен на результат, на достижение определенных целей, на определенную предметную область. Реализация проекта осуществляется полномочным руководством проектом, менеджером проекта и командой, работающей под этим руководством, другими участниками проекта, выполняющими отдельные специфические виды деятельности. В работах по проекту, как правило, на условиях частичной занятости могут участвовать представители линейных и функциональных подразделений компаний, ответственных на выполнение возложенных на них заданий, видов деятельности, функций, включая планирование, руководство, контроль, организацию, администрирование и другие общесистемные функции. Управляемыми параметрами проекта являются:

- объемы работ и виды работ по проекту;

- стоимость, издержки, расходы по проекту;

- временные параметры, включающие сроки, продолжительность и резервы выполнения работ, этапов, фаз проекта, а также взаимосвязи работ;

- ресурсы, требуемые для осуществления проекта, в том числе: человеческие или трудовые, финансовые, материально-технические, разделяемые на строительные материалы, машины, оборудование, комплектующие изделия и детали, а также ограничения по ресурсам;

- качество проектных решений, применяемых ресурсов, компонентов проекта и пр.

Проект и процесс его реализации являются сложной системой, в которой сам проект выступает как управляемая подсистема, а управляющей подсистемой является управление проектом.

Управление проектом представляет собой методологию организации, планирования, руководства, координации человеческих и материальных ресурсов на протяжении жизненного цикла проекта (говорят также — проектного цикла), направленную на эффективное достижение его целей путем применения системы современных методов, техники и технологий управления для достижения определенных в проекте результатов по составу и объему работ, стоимости, времени, качеству.

Для эффективного управления проектами система должна быть хорошо структурирована. Суть структуризации (говорят также — декомпозиции) сводится к разбивке проекта и системы его управления:

• на фазы жизненного цикла проекта, этапы, работы, задачи, единичные рабочие процессы;

• отдельные пакеты работ, увязанные между собой в структуру работ по проекту;

• организационную структуру исполнителей по проекту;

• структуру распределения ответственности и обязанностей исполнителей при выполнении работ по проекту в виде матрицы;

• подсистемы по областям управления проектом, функционирующие практически в течение всех фаз этого управления;

• общие системные функции, выполняемые на всех фазах реализации проекта и во всех подсистемах.

Основной структурной единицей является команда проекта — специальная группа, которая становится самостоятельным участником проекта (или входит в состав одного из этих участников) и осуществляет управление инвестиционным процессом в рамках проекта.

Реализация проекта происходит в рамках организационной формы, структура которой в значительной степени влияет на сам проект. Различают:

• функциональную структуру. В качестве ее разновидности может применяться дивизиональная форма организации управления, сформированная по региональному, продуктовому или технологическому признаку;

• проектную структуру;

• матричную структуру. Могут быть выделены три ее разновидности: слабая матрица, когда координатор проекта отвечает за координацию задач по проекту, но имеет ограниченную власть над ресурсами; сбалансированная матрица, когда менеджер проекта координирует все работы и разделяет ответственность за достижение цели с руководителями функциональных подразделений; жесткая матрица, когда менеджер проекта обладает максимальными полномочиями, но и несет полную ответственность за выполнение задач проекта.

Жизненный цикл проекта (промежуток времени между моментом появления, зарождения проекта и моментом его ликвидации, завершения) является исходным понятием для исследования проблем финансирования работ по проекту и принятия соответствующих решений. Укрупнено жизненный цикл проекта можно разделить на три основные смысловые фазы: предынвестиционную, инвестиционную и эксплуатационную.

Дальнейшее разделение существенно зависит от специфики проекта. Так, жизненный цикл может делиться на пять фаз, в том числе:

1) концептуальную фазу, включающую формулирование целей, анализ инвестиционных возможностей, обоснование осуществимости (ТЭО) и планирование проекта;

2) фазу разработки проекта, включающую определение структуры работ и исполнителей, построение календарных графиков работ, бюджета проекта, разработку проектно-сметной документации, переговоры и заключение контрактов с подрядчиками и поставщиками;

3) фазу выполнения проекта, включающую работы по его реализации, в том числе строительство, маркетинг, обучение персонала;

4) фазу завершения проекта, включающую в общем случае приемочные испытания, опытную эксплуатацию и сдачу проекта в эксплуатацию;

5) эксплуатационную фазу, включающую приемку и запуск, замену оборудования, расширение, модернизацию, инновацию.

Функции управления проектами. Проект состоит из определенных действий, процессов, функций, приносящих результат. Функции обычно выполняются людьми и подразделяются на две основные группы:

• функции управления проектами, касающиеся организации и описания работ по проекту;

• функции, ориентированные на продукт, касающиеся спецификации и производства продукта. Эти функции определяются жизненным циклом проекта и зависят от области приложения.

На практике функции управления проектами и функции, ориентированные на продукт, накладываются и взаимодействуют. Например, цели проекта не могут быть определены при отсутствии понимания того, как создать продукт.

Функции управления проектами могут быть разбиты на несколько основных групп:

- инициации — принятие решения о начале выполнения проекта;

- планирования — определение целей и критериев успеха проекта и разработка рабочих схем их достижения;

- исполнения — координация людей и других ресурсов для выполнения конкретных работ плана;

- анализа — определение соответствия плана и исполнения проекта поставленным целям и критериям успеха и принятие решений о необходимости применения корректирующих воздействий;

- контроля — отслеживание отклонений от запланированных показателей;

- управления — определение необходимых корректирующих воздействий, их согласование, утверждение и применение;

- администрирования, т.е. руководства человеческими ресурсами, реализующими проект;

- завершения — формализация выполнения проекта и подведение его к упорядоченному финалу.

Подсистемы управления проектами. Предметные области и управляемые параметры в рамках проекта включают: время (сроки), трудовые ресурсы, стоимость и издержки, доходы, закупки и поставки ресурсов и услуг, ресурсы, изменения по проекту, риски, информацию и коммуникации, качество.

Отличие подсистем от функций управления проектом заключается в том, что подсистемы ориентированы на предметную область, а функции нацелены на специфические процессы, процедуры и методы. Так, планирование расходов и контроль расходов базируются на одной и той же предметной области — затратах, а планирование расходов и качества базируется на одинаковых процедурах (функции) составления планов, сетевом моделировании и пр.

Подсистемы управления проектами в общем случае подразделяются на управление: содержанием проекта, объемами работ, временем, продолжительностью, стоимостью, качеством, закупками и поставками, распределением ресурсов, информацией и коммуникациями, человеческими ресурсами, рисками, запасами ресурсов, интеграционное (координационное) управление.

Управление содержанием и объемами работ проекта включает: определение его исходного содержания, контроль изменений, описание границ, рамок проекта, объемов работ и соответствующих ресурсов, планирование общей структуры проекта и объемов работ, отчетность по содержанию проекта, определение временных рамок проекта, проверку содержательной части проекта.

Управление продолжительностью проекта иногда называют управлением календарными графиками, временными параметрами. Подсистема нацелена на планирование, контроль, корректировку, оценку, анализ сроков и резервов выполнения работ с позиций своевременного завершения. Управление продолжительностью подразумевает распределение времени выполнения проекта по последовательным стадиям его осуществления; составление графиков и контроль за ходом их выполнения; планирование и контроль сроков выполнения проекта и его отдельных работ.

Управление стоимостью включает деятельность по мониторингу бюджета проекта, ресурсное планирование, стоимостные оценки, сметные расчеты и стоимостный контроль. Управление стоимостью базируется на системе учета затрат по проекту, бухгалтерской системе учета активов, задолженностей, обязательств, уплаты налогов, начисления амортизации, движения материалов, закупок и продаж, ожидаемых и реальных прибылей.

Основа управления стоимостью — контроль за расходами и выполнением календарного плана по проекту. Работа над календарным планом и бюджетом не прекращается в течение всего времени выполнения проекта. Изменения и отклонения от реального состояния дел (плана) ведут к необходимости создания нового календарного плана и к изменению стоимости и бюджета.

Одно из важнейших направлений управления стоимостью — финансирование проекта, которое может осуществляться за счет денежных средств, а также выражаемых в денежном эквиваленте прочих инвестиций, в том числе основных и оборотных средств, имущественных прав и нематериальных активов, кредитов, займов, залогов и пр.

Управление качеством. Его основными элементами являются:

• концепция системы управления качеством, имеющая целью согласовать интересы заказчика и команды проекта;

• обеспечение (поддержка) качества — комплекс управленческих мероприятий, направленных на обеспечение всеми участниками проекта требуемых им характеристик качества;

• контроль качества — комплекс технических и технологических мероприятий по проверке, анализу и внесению необходимых корректирующих воздействий.

Управление трудовыми, материально-техническими и финансовыми ресурсами. В каждый текущий момент времени ресурсы проекта ограничены, и потому главными задачами управления являются их оптимальное планирование, закупки, поставки и наилучшее (оптимальное) распределение. Управление ресурсами осуществляется в рамках специальных подсистем управления проектами.

На этапе планирования проводится анализ требуемых и доступных ресурсов, необходимых для проекта, их прогнозное распределение на основе графиков потребности в ресурсах. Различают: закупки работ, материалов, оборудования, услуг, закупки (использование услуг) консультантов проекта. Отечественная структура закупок близка к зарубежной, отличается от нее только последним элементом, не нашедшим пока широкого применения: использованием услуг консультантов.

Управление запасами включает комплекс моделей и методов, предназначенных для оптимизации запасов по проекту, т.е. ресурсов, находящихся на хранении и предназначенных для удовлетворения потребности проекта в этих ресурсах. Термины «ресурсы» и «запасы» здесь понимаются широко: можно говорить о запасах конечной продукции, полуфабрикатов, сырья, природных и трудовых ресурсов, денежных средств и т.д.

В качестве целевой функции, подлежащей минимизации, в задачах управления запасами выступают суммарные затраты на их содержание. Управляемыми переменными в таких задачах являются объем запасов, частота и сроки их пополнения (путем производства, закупки и т.д.), степень готовности продукции, хранящейся в виде запасов, и др. Размеры запасов бывают обусловлены, как правило, колебаниями в поставках.

Управление человеческими ресурсами — подсистема управления проектом, которая включает организационное планирование, кадровое обеспечение проекта, создание команды проекта, разрешение конфликтов, совещания, переговоры, принятие решений, а также осуществляет функции контроля и мотивации трудовых ресурсов для эффективного хода работ и завершения проекта. Подсистема нацелена на руководство и координацию деятельности человеческих ресурсов проекта и использует стили руководства, методы мотивации, административные методы, повышение квалификации кадров.

Управление изменениями включает процессы прогнозирования и планирования будущих изменений, регистрации всех потенциальных изменений в содержании проекта, спецификациях, стоимости, сетевых графиках и прочем для детального изучения, оценки последствий, одобрения или отклонения, а также организации мониторинга и координации исполнителей, реализующих изменения в проекте. Один из подходов к управлению изменениями состоит в том, что управляющему проектом необходимо периодически запрашивать все документы об изменениях для контроля, перепроверки и оценки. Процесс управления изменениями должен осуществляться на всех этапах жизненного цикла проекта.

Управление рисками. Риском называют неопределенность, связанную с возможностью возникновения убытков или снижением эффективности проекта. Этапы управления рисками включают анализ рисков, разработку методов их снижения и контроль рисков.

В рамках анализа рисков осуществляется их идентификация, определение важности, количественная оценка и разработка методов реакции на риск. Основными методами снижения рисков являются передача риска, диверсификация, создание резервов средств на непредвиденные расходы.

Контроль и смягчение последствий рисков подразумевают пересмотр объемов работ по проекту, смет, бюджета, планов и графиков работ или изменение уровня качества без ощутимого воздействия на цели проекта.

Координационное (интеграционное) управление. Одной из важнейших управляющих подсистем является подсистема координационного, или интеграционного, управления, основная цель которой — соблюдение и поддержание существования проекта. Интеграционное (координационное) управление проектом включает мониторинг и координацию всех элементов, фаз, функций, подсистем, исполнителей проекта для обеспечения его целостности; планирование взаимоувязанной разработки проекта и контроль согласованных изменений по элементам и исполнителям.

В целом интегрированность означает требование согласованной целенаправленной деятельности участников проекта в соответствии с его целями.

Управление информацией и координацией проекта. Успешная реализация всех этапов проекта существенно зависит от своевременности информирования участников проекта, согласованной выработки и принятия решений. Обеспечение участников И процессов проекта информацией включает каналы связи, накопление, обмен и актуализацию данных, ведение баз данных, распределение информации по потребителям. Эта подсистема осуществляет предоставление, оценку, переработку, мониторинг, анализ информации в течение жизненного цикла проекта.

Методы управления проектами позволяют:

• определить цели проекта и провести его обоснование;

• выявить структуру проекта (подцели, основные этапы работы, которые предстоит выполнить);

• определить необходимые объемы и источники финансирования;

• подобрать исполнителей, в частности, через процедуры торгов и конкурсов;

• подготовить и заключить контракты;

• определить сроки выполнения проекта, составить график его реализации, рассчитать необходимые ресурсы;

• рассчитать смету и бюджет;

• планировать и учитывать риски;

• обеспечить контроль за ходом выполнения проекта и многое другое.

Управление проектами осуществляется такими методами, как сетевое планирование и управление, календарное планирование, логистика, стандартное, структурное, ресурсное планирование, имитационное моделирование и др.