Тема 4.2. Офис компании

В самом общем виде офис компании — специфическая инфраструктура, обеспечивающая определенное территориально распределенное пространство для осуществления корпоративной деятельности.

При организации работы компании следует учитывать необходимость создания инфраструктуры, которая позволила бы реализовывать как централизованные, так и децентрализованные функции бизнеса и обеспечить конфиденциальность и защиту коммерческой тайны компании. Такой инфраструктурой и является офис компании. Идеология «офиса», принятая в развитых странах, трактует офис не только и не столько как отдельное оборудованное компьютерами и оргтехникой помещение (помещения), в котором осуществляется деятельность, а как инфраструктуру (возможно, и с виртуальными элементами), обеспечивающую все процессы управления корпоративным бизнесом.

Основное назначение корпоративного офиса в данной трактовке состоит в обеспечении эффективной коммуникации руководства и сотрудников в совместном выполнении работ, что возможно только при наличии развитых средств связи, компьютеров и специфического программного обеспечения, средств телекоммуникации, разнообразной оргтехники, современных информационных технологий и пр.

Рассмотрим традиционный офис компании.

1. Физическое расположение офиса

У традиционного офиса есть физическое расположение. Обычно он находится в одно- или многоэтажном здании (зданиях). Солидные компании, как правило, имеют свои собственные здания. Руководители и собственники считают, что владение зданием создает «солидный и прочный» имидж в глазах служащих, поставщиков, клиентов и общества.

Многие компании арендуют офисные помещения на основе долгосрочных контрактов. Такие долгосрочные контракты ограничивают гибкость компании (т.е. возможность перемещения, способность к росту или изменению планировки офиса) и создают фиксированные, а не переменные издержки.

Корпоративные офисы, как правило, находятся в деловых центрах городов из-за соображений престижа, а также из-за близости к транспортным, юридическим, государственным, финансовым и сервисным предприятиям. Региональные офисы расположены поблизости от основных поставщиков и клиентов.

2. Планировка офиса

Все уровни руководства имеют собственные офисы. Местоположение и размер офиса, качество мебели указывают на статус его владельца в организации.

Функциональные группы расположены вместе с рядовыми сотрудниками. Эти группы помогают поддерживать и обучать друг друга своим специфическим навыкам и складываются в команду с той же самой целью. Функциональная группировка также позволяет менеджеру лучше контролировать подчиненных и руководить ими. В современных компаниях популярным видом планировки является «открытая зона». Эта планировка используется с целью создания атмосферы товарищества и открытости среди работников.

3. Деловое взаимодействие

Большая часть взаимодействия в офисе происходит путем обмена докладными записками и телефонных переговоров.

Такая коммуникационная система предполагает систему доставки; бумажные записки приводят к коммуникационным задержкам, последующей сортировке и документированию при получении. Эта бумажная система требует хранилищ документов и выделения пространства, отнимая дорогостоящее место в офисе.

Более продвинутым вариантом коммуникационного обмена является обмен сообщениями по электронной почте.

Связь между сотрудниками через внутреннюю АТС представляет собой игру «застал — не застал», на посторонние разговоры по телефону уходит бездна времени.

Традиционная корпоративная офисная культура предполагает многочисленные встречи и рабочие совещания. Чаще всего такие встречи и совещания проводятся в офисе, что удобно руководству. Сотрудники, чья работа проходит вне офиса, вынуждены тратить ценное время, добираясь до места встречи, а менеджеры требуют присутствия каждого назначенного участника.

Традиционный офис открыт, как правило, с 9 до 18 часов.

4. Управление персоналом

Исходя из законов о компенсации и охране труда работников, компания обязана предоставлять каждому сотруднику оборудованное рабочее место.

Обучение служащих в традиционном офисе проводится или на месте либо с отрывом от работы на сравнительно краткие сроки. Работодатель тратит много времени и средств на обучение, так как оно проводится в рабочие часы и отвлекает служащего от непосредственно приносящей прибыль деятельности. Обучение скорее рассчитано на группу, Чем на отдельного человека. Отдельные люди не имеют достаточной обратной связи и часто относятся к обучению, как к дню отдыха.

Сотрудники должны работать как минимум с девяти утра до шести вечера. На деле у ведущих менеджеров продолжительность рабочей недели варьируется от 50 до 60 часов в неделю. При таком расписании работники с трудом могут устраивать свою личную жизнь, заботиться о детях, родителях и т.д. Обычно руководство не особенно идет навстречу сотрудникам в вопросах большей гибкости распределения времени.

5. Корпоративные компьютерные системы

Многие современные компании внедрили компьютерные сети. Применение сетей позволяет не только централизованно управлять данными и программами, но и широко распространять их в соответствии с нуждами офисных работников, проверки безопасности и т.д. Сетевые системы подвержены сбоям, что приводит к потерям времени работников. Кроме того, сетевые системы не всегда приводят к снижению общих затрат. Скорее подобные новые системы заставляют руководство перераспределять ресурсы на обучение сотрудников и консультирование по работе системы.

Современный подход к организации корпоративного офиса. Современное понятие офиса включает большое количество технических и организационных решений. Перечислим основные из них.

1. Помещение:

• проектирование пространственно-планировочных решений основных помещений головного офиса;

• проработка вопросов интерьера и внутренней отделки помещений, обустройства мебелью.

2. Оргтехника и вспомогательное оборудование:

• устройства для организации документооборота;

• организационные средства — доски для рисования, планшеты для календарных графиков, оборудование для проведения совещаний и пр.;

• организационная техника — копиры, проекторы, уничтожители бумаги;

• средства безопасности —сигнализация, регламентация доступа в помещения;

• хозяйственный инвентарь и оборудование.

3. Программно-компьютерные комплексы, средства связи и телекоммуникаций:

• компьютерная техника — сетевое оборудование, компьютеры, серверы, принтеры;

• программное обеспечение;

• средства связи — телефонные станции, телефонные аппараты, каналы связи, пейджеры, мобильные телефоны.

Все эти аспекты взаимосвязаны и поэтому, говоря об офисе, следует иметь в виду, что речь идет о единой организационно-технической системе. Конкретная деятельность компании характеризуется спецификой бизнес-процессов ее реализации. Реализация бизнес-процессов в рамках корпоративной деятельности должна быть организована оптимальным образом, и это формирует свои требования для организации офиса:

• информационное сопровождение бизнес-процесса должно быть ориентировано на оптимальное по времени и издержкам его выполнение;

• должно быть исключено дублирование бизнес-операций;

• менеджеры, действующие в рамках одного бизнес-процесса, должны быть связаны средствами коммуникаций и в случае расположения в одной географической точке отделены от менеджеров, выполняющих другие функции.

Электронный офис компании организуется как система, ориентированная в первую очередь на работу с информацией в виде документов, что предполагает замену ручных методов обработки документов автоматизированными процедурами.

Программно-телекоммуникационная среда офиса опирается на развитое информационное обеспечение компании, которое должно предоставлять возможность интегрированной обработки всех видов информации, циркулирующей в системе, в том числе документов, порожденных электронным и бумажным документооборотом: внешней и внутренней переписки, осуществляемой как в электронной, так и бумажной форме.

База данных документов должна быть элементом единой базы данных, информации и знаний компании; она формируется как централизованный электронный архив документов (включающий в том числе и бумажные оригиналы, и электронные копии оригиналов бумажных документов). Система управления базой данных документов должна обеспечивать:

• централизованную регистрацию всех документов, которые циркулируют в системе;

• хранение документов в электронном виде в различных форматах;

• ведение централизованного каталога документов компании, обеспечивающего возможность их поиска (по ключевым атрибутам, с использованием полнотекстового поиска и т.д.);

• хранение полной истории работы с документами (кто, когда и как работал с документом), а также различных версий документов;

• надежную систему защиты документов, регламентацию доступа персонала к документам различного назначения;

• возможность поддержки архивов документов на всех видах внешних устройств, включая магнитооптические и библиотеки лазерных компакт-дисков.

Прикладное программное обеспечение документооборота офиса должно включать следующие ключевые компоненты:

• систему управления хранением документов — программное обеспечение, реализующее функции управления единым документарным фондом компании (централизованным архивом);

• систему управления документооборотом — программное обеспечение, реализующее администрирование документооборота, управление маршрутизацией и движением документов, координацией документопотоков, контролем за передвижением документов, за своевременной их обработкой и т.д.;

• набор стандартных бизнес-приложений, использующихся специалистами для подготовки документов, — текстовых процессоров, электронных таблиц и тому подобного, набор специализированных функциональных приложений, предназначенных для подготовки документов (в отличие от стандартных бизнес- приложений они взаимодействуют с базой данных, поддерживающей структурированную информацию);

• систему экспорта-импорта документов.

В российской практике корпоративного управления вопросам офиса в современной трактовке практически не уделяется должного внимания. В западной практике корпоративного управления офис в самом обобщенном виде понимается как:

• определенный набор рабочих мест, привязанных к конкретным географическим координатам:

— головной офис или группа офисов, где размещается руководство, хранится основная документация, проводятся важные совещания, установлены средства связи, компьютерное оборудование и оргтехника и пр.;

— набор территориально распределенных офисов (оборудованных рабочих мест, в том числе домашних, мобильных) для отдельных групп или сотрудников, где установлены средства коммуникаций, компьютеры, оргтехника;

• виртуальный офис, не привязанный к определенному месту, а представляющий собой программно-телекоммуникационную среду, обеспечивающую возможность работы и коммуникаций по единым стандартам.

Основными требованиями к организации корпоративного офиса являются:

• наличие одного или нескольких реальных управленческих офисов-помещений;

• единые внутрифирменные стандарты подготовки и сопровождения корпоративной информации;

• информационные технологии управления деятельностью;

• компьютерная сеть, сообщающаяся с Интернетом;

• виртуальный офис на базе компьютерных сетей, обеспечивающий функционирование компании в режиме реального времени, несмотря на территориальную распределенность компании.

Основой виртуального офиса является распределенная компьютерная система на базе телекоммуникационных сетей, позволяющая пользоваться едиными программными средствами, едиными базами данных и знаний, вести единый учет, контроль, мониторинг деятельности, проводить видеоконференции, телекоммуникационные совещания в реальном режиме времени.

Виртуальный офис обладает следующими общими характеристиками.

1. Руководство и персонал компании.

1.1. Пользователи.

Профессионалы, являющиеся пользователями информационной системы (ИС), обладают средним уровнем знаний о виртуальной среде. В любом случае они не являются экспертами в области компьютерных наук. Пользователи свободно используют ИС. Новички и неопытные пользователи имеют определенный уровень доступа в соответствии с их нуждами и возможностями. При этом пользователи не имеют доступа к изменению программного обеспечения, им не позволяется модифицировать параметры системы.

1.2. Разработчики.

Эти профессионалы обладают наивысшими знаниями об ИС. Их работа позволяет им проектировать и конфигурировать систему, испытывать и реализовывать новые системы. Они отлично разбираются в компьютерных и телекоммуникационных системах. ИС способна выполнять не только рутинные операции и функции поддержки рабочего состояния, но также и функции, которые часто возлагаются на самих опытных разработчиков. Эта работа выполняется в режиме реального времени и уведомляет другие компоненты системы и (или) людей об ошибках и возникновении нестандартных ситуаций.

1.3. Обучение.

Все профессионалы в виртуальном офисе проходят через постоянный процесс обучения. Большая часть подобного обучения обеспечивается ИС, которая отслеживает уровни и потребности каждого служащего. Этот процесс использует интерактивные, дружественные пользователю, ориентированные на мультимедиа средства. Обучаемым не нужно присутствовать в месте проведения занятий. Виртуальный офис позволяет инструктору и слушателям взаимодействовать в режиме реального времени. Множество устройств помогают такому взаимодействию, например, системы автоматического перевода, графика, мультимедиа, интерактивные коммуникации и т.д.

1.4. «Командная» среда.

Виртуальный офис основан на полной кооперации всех пользователей системы, действующих как динамичная и гибкая команда. От каждого отдельного пользователя требуется поддерживать минимальный уровень взаимодействия. Если такое взаимодействие не будет происходить, в системе возникнут «пробки», что может отразиться на глобальном выполнении компанией своих функций.

1.5. Роль руководства.

Для достижения успеха в установлении среды виртуального офиса руководству компании необходимо полностью осознать саму идею, наделить полномочиями служащих и действовать в роли равноправных участников системы, а также создать и поддерживать корпоративную культуру. Руководство должно действовать как лидер в становлении корпоративных ценностей и целей у каждого служащего (в реальном времени с использованием мультимедиа-технологий).

2. Технология.

2.1. Передовые направления.

Виртуальный офис должен использовать для достижения своих целей передовые технологии всех видов. Руководство и ИС будут постоянно исследовать и испытывать новое программное и аппаратное обеспечение, а также инновационные идеи.

2.2. Упрощенное решение.

Даже если виртуальный офис применяет передовые технологии, он может использовать простую конфигурацию, которая не обязательно следует самым последним достижениям технологии. Существует множество простых решений (например, электронная почта), которые не требуют высокого уровня оснащенности и используют простое оборудование.

2.3. Программные инструменты и разработка программ.

Виртуальный офис использует различные классы программного обеспечения, главной характеристикой которых является полная интеграция. Подобными видами программного обеспечения могут быть:

• базы данных и знаний с эффективной обработкой большого числа записей, например механизмы поиска, использующие многопоточные и многозадачные алгоритмы, что гарантирует быстрый и надежный поиск;

• базы данных и знаний, являющиеся полностью распределенными, которые обеспечивают одновременный доступ из различных узлов;

• географические информационные системы, обеспечивающие визуальное представление географически связанных данных;

• мультимедиа;

• интеллектуальные локальные и глобальные сети.

Искусственный интеллект (ИИ) был бы крайне важным для виртуального офиса компании будущего. ИИ, особенно его разновидности, связанные с распознаванием образов и машинным обучением, обеспечивал бы бесценную поддержку системе. ИИ также сделал бы машины достаточно умными не только для общения с людьми (и другими машинами), но также для «рассуждения» и выдачи осмысленных ответов, напоминающих человеческий ход рассуждения. ИИ мог бы также обучать людей, используя знания механизмов логического вывода, заимствованного от экспертов.

Если необходимо компьютерное программирование, программное обеспечение должно создаваться с использованием подходящего языка, следуя общепринятым и фирменным стандартам. Новое программное обеспечение должно соответствовать принципу полной интеграции, избегая при этом избыточности и проблем совместимости. Для переработки программного обеспечения может использоваться перепрограммирование существующих задач.

2.4. Аппаратное обеспечение.

Виртуальный офис использует аппаратное обеспечение, обладающее высокой степенью совместимости и взаимодействия, включая компьютерные и телекоммуникационные устройства.

Серверы — это «менеджеры» системы. Они делают возможным все виды транзакций. Их надежность должна достигаться посредством зеркализации (особенно в системах реального времени) и высокого уровня резервирования (например, устройством сохранения энергопитания — (ЛРЗ). Клиентские устройства также обладают характеристиками серверов, но на более низком уровне.

Сеть соединяет вместе все части аппаратного и программного обеспечения и заставляет их работать как единое целое. Она использует различные уровни телекоммуникационных устройств (проводные и беспроводные механизмы) и достаточно разумна для использования всех временных и пространственных возможностей системы.

2.5. Стандарты.

Даже если программное и аппаратное обеспечение предполагает высокий уровень совместимости, виртуальный офис следует некоторым основным стандартам, что позволяет ему наилучшим образом использовать выгоды стандартов фирмы или отрасли. Стандарты гибко изменяются с течением времени.

2.6. Технологические исследования и разработки.

Виртуальный офис будет постоянно находиться в процессе технологических исследований и разработок. Каждую ночь система виртуального офиса ищет в Интернете, академических исследованиях, программных и аппаратных библиотеках лучшие (более быстрые, надежные, менее дорогие и т.д.) решения для нужд клиента и виртуального офиса.

3. Телекоммуникации.

Телекоммуникации являются ключевым компонентом ИС и всего остального круга компонентов вокруг нее. Виртуальный офис подразделяется на две среды.

3.1. Внутренняя среда.

Внутренняя телекоммуникационная среда виртуального офиса — это компьютерная сеть компании. Если организация имеет фиксированное место расположения, то сеть использует высокоскоростную телекоммуникационную среду (например, оптоволокно). Если служащие работают в удаленных местах, коммуникации поддерживаются при помощи различных механизмов квазиреального времени (спутник, микроволновая связь, оптоволоконный кабель и т.д.). Система обладает необходимым механизмом защиты (брандмауэр), позволяющим использовать ее только людям, наделенным правом доступа.

3.2. Внешняя среда.

Внешняя телекоммуникационная среда виртуального офиса — это связи компании со внешним миром. ИС оснащена системой безопасности, которая проверяет не только нежелательных пользователей, но и зараженное вирусами программное обеспечение.

4. Новая корпоративная культура.

Виртуальный офис радикально меняет культуру организаций. Впервые знания и данные рассматриваются как реальные активы компании. ИС обладает некоторым «разумом» и оптимизирует использование человеческого капитала и всех остальных физических и виртуальных активов. Уровень автоматизации очень высок, но ключевую роль выполняют люди.

В виртуальном офисе большая часть делового взаимодействия выполняется машинами при отсутствии или очень небольшом вмешательстве человека. Временным и пространственным ограничениям постоянно бросается вызов. Пользователям ИС не нужно всегда находиться в определенном месте. Работа вне офиса является обычной практикой, а выполнение обязанностей проверяется либо человеком, либо машиной. Доступ к информационной супермагистрали обязателен и часто используется.

Кроме того, изменяется и организационная архитектура компании. Она становится гораздо проще по сравнению с традиционной, иерархической. В будущем компьютеры будут контролировать другие компьютеры и даже людей, отслеживая и оценивая их производительность труда на основе тестовых оценок и других критериев. Компьютер будет помогать работникам повышать производительность труда, создавая учебные руководства, основанные на реальном опыте. Система виртуального офиса будет отвечать за награждение и порицание сотрудников компании.