Внедрение кадровой и управленческой документации. Оптимизация документооборота

Кадровая документация это широкий круг документов, содержащих сведения о работниках и их трудовой деятельности. К документам по личному составу относятся следующие группы документов:

- все приказы по личному составу о приёмке, переводе, отпуске, командировке, поощрении, дисциплинарных взысканиях, изменении персональных данных.

-заявления работников, акты, протоколы;

-трудовые договора и трудовые книжки;

-личные дела и личные карточки работников;

-штатное расписание и табели учёта рабочего времени;

-лицевые счета по заработной плате.

Документы по отражаемым в них видам деятельности делят на две большие группы.

Первая группа-это документы по общим и административным расходам, т. е. по вопросам общего руководства предприятием.

Вторая группа- документы по функциям управления. Такие документы составляют работники кадровых служб, бухгалтерии, отделов планирования и контроля ,снабжения и сбыта.

Основные организационно-правовые документы, регулирующие общие вопросы работы с персоналом организации: правила внутреннего трудового распорядка, положение о персонале, положение о структурном подразделении, должностную инструкцию.

Правила внутреннего трудового распорядка -организационно- распорядительный документ, регламентирующий порядок приема, перевода и увольнения работников, основные обязанности рабочих и служащих.основные обязанности администрации, рабочее время и его использование, поощрения за успехи в работе, взыскания, внутриобъектный режим и организацию работы.

Положение о персонале- это документ, отражающий вопросы профессионального и социального развития трудового коллектива, его взаимоотношений с администрацией, гарантированности занятости и др. вопросы.

Штатное расписание- это документ, содержащий перечень всех должностей в организации с указанием их количества и размеров должностных окладов.

Положение о структурном подразделении- это документ, устанавливающий статус функции, права, обязанности и ответственность структурных подразделений.

Должностная инструкция- это документ, издаваемый в целях регламентации организационно- правового положения работника, его обязанностей, прав, ответственности и обеспечивающий условия для его эффективной работы.

Таблица 6.3 - Примерный перечень документов по управлению персоналом в организации

Оптимизация документооборота

Оптимизация документооборота включает два крупных направления:

повышение качественного содержания информации (привязка к центрам ответственности; оптимальный набор и содержание показателей; высокое качество норм и нормативов; наличие информации об отклонениях);

повышение экономичности документооборота и удобства для менеджеров (ликвидация дублирования информации, оптимизация маршрутов движения; совмещение первичного учета для бухгалтерии и оперативного управления и др.; приведение названий документов в соответствие с содержанием).

Рассмотрим вариант сокращения документооборота при условии сохранения его информационной емкости.

При построении документооборота, как и при создании организационных структур управленческого учета, работы начинаются с изучения влияния таких факторов, как: особенности технологии, состав продукции, организация производства и управления предприятием и его структурными подразделениями, бизнес-процессы, материальные потоки. Организация документооборота во многом зависит от наличия в организационных структурах управления центров ответственности; развития механизма внутрифирменного предпринимательства; наличия управления по отклонениям; компетентности менеджмента и использовании им прогрессивных методов принятия решений; наличия персональных компьютеров, информационных сетей и др.

Оптимизация документооборота предполагает создание стандартов документооборота и формирование внутренней отчетности. По каждой теме (или документу) разрабатываются формы отчетности (документа); инструкции по заполнению формы (целевое использование с учетом уровня управления, порядок заполнения реквизитов и (или) показателей: в какую графу и/или строку, какое значение показателя и т.д.); разрабатывается регламент (кто, куда, кому и в какие сроки передает форму отчетности (документа); устанавливается ответственность за нарушение регламента.

Контрольные вопросы

1. Дайте определение бухгалтерского баланса?

2. Назовите основные виды балансов?

3. Почему бухгалтерский баланс является основным информационным материалом для внутренних и внешних пользований бухгалтерской отчетности организации?

4. Чем объяснить равенство итогов актива и пассива (валюта) бухгалтерского баланса?

5. Перечислите наименование и содержание разделов актива и пассива баланса?

6. Перечислите типы хозяйственных операций влияющих на бухгалтерский баланс?

7. Что представляет из себя план счетов бухгалтерского учета?

8. По каким признакам определяется активность и пассивность счетов бухгалтерского учета?

9. Каков порядок записей на активных и пассивных счетах?

10. Дайте определение метода двойной записи?

11. Что представляет собой корреспонденция счетов и бухгалтерская проводка?

12. Как делятся счета по отношению к балансу?

13. Дайте определение сальдо и назовите методы расчета сальдо в активных и пассивных счетах?

14. Приведите пример синтетических, аналитических счетов и субсчетов?

15.Какие группы измерителей используются для отражения имущества организации?

16.Что представляет собой хозяйственный учет?

17.Что понимают под бухгалтерским учетом?

18.Какие особенности присущи бухгалтерскому учету?

19.Из каких частей состоит бухгалтерский учет?

20.Каковы основные цели бухгалтерского учета?

21.Кто несет ответственность за организацию бухгалтерского учета на предприятии?

22.Какой информацией обеспечивают данные бухгалтерского учета?

23.Для чего служит учетная информация?

24.Каковы внешние и внутренние пользователи бухгалтерской информации?

25.Какие факторы влияют на выбор и обоснование учетной политики?

26.Назовите и охарактеризуйте предмет и метод бухгалтерского учета?

27.Как делится имущество организации по составу и размещению?

28.Каковы источники формирования имущества?

29.Дайте определение дебиторской и кредиторской задолженности?

30.Дайте понятия финансовых вложений?

31.Дайте характеристику собственных источников?

32.Дайте характеристику заемных источников?

33.Как группируют учетные регистры по содержанию?

34.Как группируют учетные регистры по внешнему виду?

35.Что понимается под формой бухгалтерского учета?

36.Что представляет собой структура бухгалтерии?

37.Перечислите виды первичных бухгалтерских документов?

38.Что понимается под реквизитом документов?

39.Что понимается под кадровой документацией?

40.Назовите основные организационно - правовые документы, регулирующие основные вопросы работы с персоналом?