Огляд стандарту UN / EDIFACT

При розробці стандартів електронного документообігу була проведена робота по дослідженню використання всіх даних "паперових" документів, що використовуються у зовнішньоекономічній діяльності. Як з'ясувалося, більшість документів містять повторювані дані, і навіть цілі групи даних.

Наприклад, назва та адреса фірми відправника зустрічається як в рахунку-фактурі, транспортно-супровідних документах - CMR, так і в митній декларації.

Було запропоновано виділити найбільш повторювані групи даних, і в них виділити відповідні поля даних. У наслідку виявилося, що дані так часто повторюються, що для їх заповнення було розроблено більше 200 спеціальних кодіровочних таблиць - званих довідники даних.

Частина довідників (такі як тризначні коди країн світу, коди валют) використовувалися до появи стандартів UN / EDIFACT. Ці довідники були переглянуті і скориговані з точки зору використання їх у нових стандартах.

В основу стандарту UN / EDIFACT покладені наступні принципові ідеї:

• Обмін здійснюється повідомленнями;

• Стандартизація за типом використовуваного документа на рівні повідомлень;

• Повідомлення має ієрархічну структуру і складається з сегментів;

• Стандартизація даних на рівні сегментів і елементів даних;

• Сегменти можуть групіроваться за певною ознакою;

• Незаповнені (порожні) сегменти можуть опускатися;

• Типові поля записуються у вигляді коду;

• Склад і наповнення довідників стандартизуется на трьох рівнях - міжнародному, національному та корпаротівном;

• Незалежність стандартів від мови, використовуваного для спілкування.

Група сегментів крім типових сегментів даних може містити інші групи сегментів.

Сегменти в групі повідомлень можуть повторюватися кілька разів. Також незаповнені (порожні) сегменти можуть опускатися.

Стандартом передбачено близько 200 різних типів сегментів, з яких складається повідомлення.

Стандартом передбачено, що кожне повідомлення має унікальний 6-значний код із заголовних букв, а кожен сегмент даних має 3-значниний код із заголовних букв.

Для прикладу, показано розібране на сегменти повідомлення ORDERS в стандарті UN / EDIFACT.

Сегменти, складові повідомлення, починаються з трибуквений імені, наприклад UNA, UNH, BGM, DTM і т.д. Закінчується сегмент символом закінчення сегмента - в даному прикладі апострофом.

Нижче наведені назви деяких сегментів:

Кожен сегмент складається з елементів даних. На відміну від імені сегмента, ім'я елементів даних не вказується в повідомленні. Елементи даних розділені роздільниками яким є символ "плюс". Так, наприклад сегмент NAD + BY + + + Stadtund Universitaets bibliothek: Frankfurt + Bockenheimer.Landstr.134 -138 + Frankfurt + + 60325

Складається з таких елементів даних:

Кожен з елементів даних займає своє певне місце в сегменті. Якщо який-небудь з елементів даних не потрібно, то для його пропуску повторюють роздільник елементів даних (див. у прикладі - між першим і четвертим елементом розташовано три роздільника). Призначення того чи іншого елемента даних визначається довідником сегментів EDSD, який входить в набір стандартів UN / EDIFACT.

Елементи даних можуть бути простими і складеними, що складаються з компонентів. Для складових елементів даних передбачений ще один роздільник - в даному випадку "двокрапка". Четвертий елементи даних у вищенаведеному прикладі, є складовими, частини якого розділені символом ":" Послідовність елементів даних в сегменті регламентується довідником елементів даних і строго визначена.Отже, Електронний обмін даними — це міжкомп’ютерний обмін ді­ловими, комерційними та фінансовими електронними документами, наприклад замовленнями, платіжними інструкціями, контрактними пропозиціями, накладними, квитанціями.

ЕОД забезпечує оперативну взаємодію торгових партнерів (клієнтів, постачальників, торгових посередників, експедиторів та ін.) на всіх етапах підготовки торгової угоди, укладання контракту і реалізації поставки.

ЕОД для комерційних цілей (ЕОКД) на етапі оплати контракту і переказу коштів може взаємодіяти із службою електронного обміну фінансовими документами (ЕОФД). Така взаємодія ЕОКД і ЕОФД створює для покупців (клієнтів) ефективне середовище при виконанні всіх торгово-платіжних операцій:

— он-лайн — перегляд каталогів торгових пропозицій, товарів і послуг на ринку;

— вибір у інтерактивному режимі потрібного товару/послу­ги, уточнення умов (вартості й термінів поставки, торгових знижок, гарантійних і сервісних зобов’язань);

— он-лайн замовлення товару/послуги або запит контрактної пропозиції, погодження та укладання контракту;

— оперативний контроль поставки товару;

— одержання за допомогою електронної пошти супровідних документів (накладних, фактур, комплектуючих відомостей тощо);

— підтвердження завершення поставки товару/послуги, виставляння і оплата рахунків;

— виконання банківсько-кредитних і платіжних операцій.

Головні цілі створення та використання EDIFACT такі:

— визначення стандартних за синтаксисом і семантикою повідомлень, які відповідають міжнародним стандартам;

— заміна звичайних паперових форм і документів електронними документами та відповідними методами їх обробки;

— прискорення документообігу і відповідно оперативності обробки комерційних і фінансових транзакцій;

— створення для малих, середніх і великих фірм більш сприятливих і рівних умов ринкової конкуренції;

— поліпшення умов для підготовки і здійснення торгових угод;

— більш широке й масове використання клієнтами сучасних комп’ю­терних мереж і їх послуг.

Усі ці послуги надаються як прикладні служби (Value additional Services), що створюються технологіями електронного обміну даними. На сучасному етапі розрізнюють такі основні види прикладних служб.

1. Он-лайнові бази даних (ОЛБД), які доступні в оперативному режимі з терміналів користувачів; он-лайнові БД ціло­добово відкриті для діалогового пошуку інформації та видачі довідок і різних статистичних звітів; користувачами ОЛБД можуть бути спеціалісти комерційних і фінансових організацій, економісти, ділери, постачальники, агенти фінансових і торгових організацій.

2. Електронна пошта (EP — Electronic Post) — система обмі­ну і обробки повідомлень (сукупність електронних поштових скриньок, програмних засобів обробки, зберігання та передачі повідомлень, термінальних станцій для підготовки і введення повідомлень). Користувачі ЕП можуть проводити міжперсо­нальний обмін повідомленнями, розсилати їх за списками адрес, затребувати свої повідомлення з поштових скриньок, органі­зовувати проблемні телеконференції і виконувати інші функції обробки повідомлень (електронних документів).

3. Електронна передача коштів (EFT — Electronic Funds Transfer). Система передачі фінансових (кредитних, платіжних) документів між клієнтами і банками, між банками, між банками та іншими фінансовими і комерційними організаціями. Міжна­родна мережа обміну фінансовою інформацією SWIFT забезпечує багато функцій EFT.

4. Електронний обмін даними (EDI — Electronic Data Inter­сhange). Багатоцільова система обміну документами, які мають розвинену структуру даних. Як правило, реалізується на базі стандартних програмних і технічних засобів електронної пошти.

5. Управляючі мережні служби (Managed Network Services). Виконують різні виробничі, адміністративні й службові функції управління об’єктами, технологічними лініями, транспортними системами і працівниками підприємств. Реалізуються на базі внутрішньофірмових мереж ЕОМ, розподілених між підрозді­лами фірми.

6. Телеметричні служби. Система оперативного спостережен­ня, дистанційного вимірювання та контролю за нерухомими і рухомими об’єктами.

На сучасному етапі ЕОД діє або впроваджується практично в усіх країнах.