Графік надходження до бухгалтерії документів з обліку запасів

Продовження таблиці 8.10

Документи, що надходять зі складу, ретельно перевіряються за усіма ознаками (за зовнішнім виглядом, по суті, законністю опе­рації та правильністю арифметичних підрахунків), у тому числі і шляхом зустрічної перевірки. Примірники лімітно-забірних кар­ток, що надійшли зі складу, зіставляються з примірниками, що здають структурні підрозділи. Прибуткові ордери зіставляють з рахунками-фактурами, супровідними документами постачальни­ків (товарно-транспортними накладними). Документи, які не від­повідають вимогам, повертають на доопрацювання.

Після перевірки документів бухгалтер проставляє на них ціну запасів, здійснює таксування (обраховує вартість цінностей) та контирування (вказує кореспонденцію рахунків за господарськи­ми операціями). Блок-схема обліку запасів включає аналітичний і синтетичний облік та складання звітності (рис. 8.3).

Облік запасів у бухгалтерії ведеться лише у розрізі субрахун­ків обліку запасів у вартісному виразі. Інформація, що міститься у прийнятих до обліку первинних документах, систематизується у накопичувальних та групувальних відомостях аналітичного об­ліку, потім у регістрах синтетичного обліку та узагальнюється у формах звітності. Напрямки і структура аналітичного обліку за­пасів залежать від потреб управління, які підприємство визначає самостійно. Такими напрямками організації аналітичного обліку запасів у бухгалтерії є:

- місця зберігання цінностей (склади, комори, цехи);

- матеріально-відповідальні особи;

- центри витрат та види діяльності;

- групи запасів відповідно до плану рахунків.

Для обліку запасів за центрами відповідальності відкривають групувальні відомості за кожним складом та кожною матеріаль­но-відповідальною особою. Після цього документи поділяють на прибуткові та видаткові. Показники прибуткових документів записують у відомості обліку за джерелами надходження запасів (від постачальників, з підрозділів підприємства, придбані підзвітними особами).

При надходженні цінностей від постачальників показ­ники документів записують у відомість 3.3 та другий розділ жур­налу 3, від підзвітних осіб - у відомість 3.2 та 2 розділ журналу 3. Видаткові документи групують за об'єктами обліку витрат (за структурними підрозділами та об'єктами калькулювання).

При використанні комп'ютерної техніки формування необхід­них групувальних та накопичуваних відомостей необхідно перед­бачити при побудові конфігурації програми. При ручному способі відкривають окремі відомості за кожним напрямком аналітичного обліку. Для забезпечення потреб аналітичного обліку на докумен­тах необхідно зазначати усі реквізити, необхідні для заповнення відомостей (номер (код) складу, код матеріально-відповідальної особи; від кого отримані цінності, кому і на які потреби видані із зазначенням кодів витрат та кодів об'єктів обліку (продукції, на ви­готовлення якої відпущені).

За показниками групувальних та накопичувальних відомостей складають відомість 5.1, яка є регістром аналітичного обліку запа­сів у бухгалтерії. Вона ведеться у розрізі субрахунків об­ліку запасів за центрами відповідальності (місцями зберігання та використання запасів, матеріально-відповідальними особами) та об'єктами обліку витрат (структурними підрозділами). У відомості узагальнюють надходження запасів до матеріально-відповідаль­них осіб (складів, цехів, дільниць) та їх вибуття з відповідних місць зберігання за звітний період (декаду, місяць). У графі 2 видаток за­пасів показують за групами за кореспондуючими рахунками (су­брахунками, статтями). У відомості визначається сума транспорт­но-заготівельних витрат та здійснюється їх розподіл за методом, обраним підприємством. При застосуванні методу оцінки вибуття запасів за середньозваженою собівартістю у відомості визнача­ється фактична собівартість списаних зі складу запасів. Суми вну­трішнього обороту (надходження, видаток) запасів за місяць (від однієї матеріально-відповідальної особи до іншої, зі складу у цех, з цеху у цех, тощо) виділяють окремими сумами і зіставляють між собою. Вони мають бути однаковими.

За показниками відомості 5.1 до журналу 5 або 5А переносять фактичну собівартість витрачених на виробництво виробничих запасів. У третьому розділі журналу 5 відображають обороти за кредитом рахунку 20 «Виробничі запаси».

Облік запасів, відпущених стороннім організаціям (покупцям), ведуть у відомості 3.1 та розділі 2 журналу 3. Показники з руху запасів підсумовують у Головній книзі за субрахунками 201 «Сиро­вина й матеріали».

Для упорядкування роботи матеріального відділу бухгалтерії розробляють індивідуальні графіки роботи кожного бухгалтера (табл. 8.11).

Таблиця 8.11