Основи управління інформаційними системами

Однією з найбільш поширених проблем більшості організацій є «зоопарк» інформаційних систем. Спочатку використання безлічі різних інформаційних систем, іноді дублюючих один одного, не здається проблемою. Однак у міру росту організації «зоопарк» поповнюється, і в якийсь момент при спробі внести зміни в бізнес-процес, який стосується безліч підрозділів і відомств, доводиться змінювати велике число існуючих інформаційних систем, що не завжди можливо або вимагає серйозних ресурсів.

Не менш гострою є проблема «клаптикової» автоматизації. Якщо автоматизацію організації вести на підставі функціонального підходу до управління, що в більшості випадків і відбувається, то в організації виникають функціональні «острівці» автоматизації, які не пов'язані між собою. При проведенні аудиту проекту впровадження інформаційної системи часто можна бачити, що при великому відсотку автоматизованих функцій наскрізна автоматизація бізнес-процесу відсутня. Це призводить до того, що при переході потоку робіт від одного підрозділу до іншого змінюються носії, формати та склад інформації. Прикладом цього може бути печатка документа з однієї системи і передача його в паперовій формі в інший підрозділ, де цей документ знову переводять в цифрову форму і заносять в свою «локальну» інформаційну систему, що сильно знижує ефективність автоматизації.

Ще однією проблемою для безлічі організацій є відсутність якісного документування існуючих рішень в області ІТ. Власні розробки або впроваджені інформаційні системи повинні бути задокументовані на належному рівні, інакше організація в певний момент зіткнеться з «чорним ящиком», робота якого незрозуміла нікому. На практиці існує безліч випадків, коли організації через неякісне документування впровадженої інформаційної системи, тобто неможливості її якісної підтримки та внесення до неї змін, через деякий час відмовлялися від її використання і починали впровадження нового рішення.

У той же час основною проблемою при автоматизації бізнес-процесів є розрив між існуючими бізнес-процесами та засобами їх автоматизації. Дуже часто доводиться стикатися з незадоволеністю користувачів впровадженої інформаційної системою. У більшості випадків причиною цього є незручність використання, недолік існуючої функціональності і складність внесення змін. Якщо узагальнити всі ці фактори, можна побачити, що існуючі бізнес-процеси та впроваджене ІТ-рішення часто не відповідають один одному. При цьому, якщо не вживати спеціальних заходів, «розрив» між ними буде тільки збільшуватися, поки не відбудеться відмова організації від використання інформаційної системи. Узгодження вимог існуючих бізнес-процесів і ключових користувачів з запроваджуваних функціоналом інформаційної системи має починатися ще на етапі вибору інформаційної системи і тривати безперервно до кінця її експлуатації.

Всі згадані проблеми ще більш поглиблюються при необхідності організації міжвідомчої взаємодії різнорідних інформаційних систем.

Зростаюча залежність бізнес-процесів від якості і надійності підтримуючих їх інформаційних систем вимагає системного підходу до їх автоматизації в тісній ув'язці з вирішенням питань побудови як ІТ- архітектури, так і архітектури бізнесу в цілому.

Все більше і більше керівники розуміють, який істотний вплив може мати інформація на успіх діяльності організації. Керівництву необхідно розуміти принципи роботи інформаційних технологій, а також імовірність їх позитивного впливу на досягнення цілей організації. Зокрема, вищому керівництву необхідно знати, чи управляє організація інформацією належним чином, а саме:

- Успішно для досягнення цілей організації;

- Достатньо гнучко для навчання і підстроювання під поточні і майбутні потреби;

- Розумно уникаючи ризики, яким піддається;

- Належним чином розпізнаючи можливості і діючи відповідно до них.

Особливе значення ці чинники набувають для органів державної влади та місцевого самоврядування при вирішенні завдань запровадження електронного уряду.