Макросы

Макросом называют набор из одной или более макрокоманд, выполняющих определенные операции, например, открытие формы или таблицы, печать отчетов. Макросы могут быть полезны для автоматизации часто выполняемых задач. Например, при нажатии пользователем кнопки можно запустить макрос, который распечатает отчет.

Создание макроса

1. В окне базы данных выбрать вкладку Макросы.

2. Щелкнуть на кнопке Создатьили выполнить команду Макрос в меню Вставка.

3. Ввести макрокоманды и определить их аргументы.

4. Сохранить макрос, нажав кнопку Сохранить на панели инструментов.

5. Чтобы запустить макрос нажать кнопку Запуск на панели инструментов.

После того, как вы выполните пункт 2 на экране появится диалоговое окно Макрос.

Окно макроса делится на две части: верхнюю и нижнюю. В верхней части окна макроса содержится список действий, которые необходимо выполнить (макрокоманды) и необязательные комментарии (примечания), описывающие эти действия. В нижней части окна макроса содержатся аргументы макрокоманд, справа внизу отображается пояснительный текст. В столбце Макрокоманда можно задать одну из более чем сорока макрокоманд, предоставляемых Access.

Для ввода макрокоманды щелкните в соответствующей строке столбца Макрокоманда и в раскрывающемся списке выберите нужную макрокоманду. После выбора макрокоманды в нижней части окна макроса появляются аргументы этой макрокоманды. Для перехода от одной части окна макроса к другой используйте мышь или кнопку [F6].

Отчеты

Конечным продуктом большинства баз данных является отчет.

Отчет– объект, предназначенный для создания документа, который впоследствии может быть распечатан или включен в документ другого приложения.

Типы отчетов

1. Ленточные.

2. Группы/итоги (табличные).

3. Колоночные (отчет в одну колонку).

4. Многоколоночные.

5. Почтовые наклейки.

6. Несвязанные отчеты.

Автоматическое создание отчета

1. В окне базы данных на соответствующей вкладке выделить имя таблицы (или имя запроса), для которой нужно создать отчет.

2. На панели инструментов нажать стрелку справа от кнопки Новый объект.

3. В раскрывшемся списке выбрать команду Автоотчет.

Создание итогового отчета с помощью мастера отчетов

1. В окне базы данных перейти на вкладку Отчеты и нажать кнопку Создать.

2. В раскрывающемся списке выделить нужную таблицу.

3. Выбрать пункт Мастер отчетов и нажать кнопку ОК.

4. Перенести поля таблицы из списка Доступные поля в список Выбранные поля с помощью кнопки “>” или двойным щелчком мыши.

5. Если в отчете должны присутствовать поля из другой таблицы, то нужно выбрать эту таблицу из раскрывающегося списка окна «Создание отчетов»и выбрать нужные поля также, как в п. 4. Далее.

6. Выбрать тип представления данных в отчете (способ группировки данных), указав таблицу, по которой будет осуществляться группировка. Далее.

7. Выделить в списке Добавить уровни группировки? поле, по которому необходимо группировать записи и нажать кнопку “>”.

8. Если необходимо выбрать свой способ группировки, то нажмите кнопку Группировка. Появится диалоговое окно «Интервалы группировки». Задайте интервалы группировки полей и нажмите кнопку ОК. Далее.

9. Выбрать в первом раскрывающемся списке окна мастера поле, по которому нужно сортировать записи, и указать порядок сортировки (по возрастанию или по убыванию).

10. Для вывода диалогового окна «Итоги» нажать соответствующую кнопку и выбрать нужную функцию (Sum, Avg, Min, Max). Далее.

11. Выбрать вид макета отчета (ступенчатый, блок, структура1,…).

12. В группе Ориентация выбрать ориентацию бумаги (книжную или альбомную). Далее.

13. Выбрать один из предложенных стилей отчета. Далее.

14. Ввести название отчета и нажать кнопку Готово.

Разработка собственных отчетов

Если отчеты, создаваемые по умолчанию (Автоотчет) или с помощью мастеров, не удовлетворяют вашим требованиям, то можно изменить их в режиме конструктора (кнопка Вид на панели инструментов) или разработать новый отчет вручную. Для этого необходимо:

1. В окне базы данных выбрать вкладку Отчеты и нажать кнопку Создать.

2. Выбрать в списке пункт Конструктор.

3. Из раскрывающегося списка выбрать имя базовой таблицы (или запроса), данные из которой должны использоваться в отчете.

4. Нажать кнопку ОК. В окне конструктора появится пустой отчет.

5. Поместить в отчет поля, надписи, рисунки и другие элементы управления.

6. Добавить нужные разделы для установки сортировки или группирования внутри отчета.

7. Выполнить команду Сохранить в меню Файл для сохранения созданного отчета.

Добавление в отчет полей исходной таблицы и элементов управления осуществляется так же, как при создании форм (см. выше). Вообще, работа с отчетом в режиме конструктора аналогична работе с формой в режиме конструктора. Добавление, выделение, форматирование элементов управления производится точно также.

Макет отчета

Отчет может состоять из следующих разделов: заголовок отчета, верхний колонтитул, заголовок группы, область данных, нижний колонтитул, примечание группы и примечание отчета. Добавить или убрать заголовок и примечание отчета можно с помощью команды Заголовок/примечание меню Вид. Добавить или убрать колонтитулы в отчет можно с помощью команды Колонтитулы меню Вид. Добавить поля в отчет можно с помощью команды Список полей меню Вид. Добавить или удрать заголовок и примечание группы можно с помощью команды Вид – Сортировка и группировка.